Все что нужно знать секретарю
Основы работы секретаря руководителя. Какие навыки вам необходимы?
Работа секретарем руководителя предполагает собой не только сотрудничество со своим руководителем. Эта роль оказывает большое влияние и на саму компанию. В этой статье мы дадим вам несколько советов и приемов, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице в качестве секретаря руководителя.
Здесь вы узнаете о том, как работать с несколькими руководителями, правильно планировать встречи, управлять календарем и других ключевых элементах, которые помогут вам стать профессиональным административным специалистом.
В чем заключается роль секретаря руководителя?
Работа секретаря руководителя заключается в том, чтобы поддерживать своего руководителя и следить за его календарем. Вы отвечаете за то, чтобы все необходимые встречи были забронированы, и чтобы ваш босс вовремя приходил на эти встречи. Чтобы у него была вся необходимая информация для собраний, и он принимал необходимые телефонные звонки. Вы отвечаете за подготовку электронных таблиц, презентаций PowerPoint и многое другое.
Как видите, работа специалиста по административным вопросам – всячески поддерживать руководителя. Тем не менее у большинства администраторов есть некоторые основные обязанности, такие как регистрация, набор текста и ответ на телефонные звонки.
Работа в качестве администратора – престижная роль, потому что вы затрагиваете каждый аспект бизнеса и работаете бок о бок в команде со своим руководителем для достижения одной цели. В этой роли замечательно то, что она позволяет вам расти. Например, вы можете начать как младший административный помощник начального уровня, а затем продвинуться до уровня старшего исполнительного помощника.
Имейте в виду, что каждый секретарь работает по-своему. Единственный способ получить истинное описание должности – это выяснить потребности руководителя или менеджера, с которым вы работаете. О них вы узнаете, когда начнете с ним работать. Вы должны понять их потребности, как они работают, как они действуют, как им нравится, чтобы другие работали и т.д.
Теперь стоит упомянуть несколько важных замечаний:
Вы можете задаться вопросом, как выглядит истинный карьерный рост профессионального администратора. Здесь вы можете начать как регистратор и подняться до административной профессиональной роли. Большинство специалистов начального уровня начинают с того, что помогают менеджерам низшего уровня, а иногда и менеджерам по продажам.
Чтобы развиваться как профессионал в области администрирования, необходимо быть в курсе последних событий в области технологий и действительно преуспеть в своей работе. Очень полезно начать работать с руководителем среднего звена, чтобы увидеть, что они делают, как они справляются со своей работой, как они выполняют несколько задач одновременно, как они управляют людьми и следят за своим расписанием.
Далее, вы уже будете решать, хотите вы добиться роли секретаря президента компании, генерального директора и т.д. Потому что здесь вам придется быть продолжением своего руководителя. Такие люди очень заняты, а это означает, что вы должны будете участвовать в их расписании, поездках и т.д.
Самое замечательное в административной роли то, что вы можете учиться работе через наблюдение. Конечно, вы можете пойти на различные курсы, чтобы изучить азы данной роли, но ощутимый профессиональный опыт вы приобретаете через наставника, которого вам необходимо найти в своей компании. Именно так вы получите важную информацию о работе секретаря руководителя и необходимых инструментах в вашей деятельности.
Однако решать вам, какой карьерный путь избрать. Вы должны принять это решение, чтобы пройти путь от административного специалиста до исполнительного помощника высшего звена. Если вы стремитесь к этому, знайте, что каждая роль будет отличаться и она будет чрезвычайно требовательной, чем выше вы подниметесь по лестнице. Тем не менее это также роль, в которой вы действительно можете чему-то научиться и получить пользу в будущем, особенно если вы хотите продвинуться в своей карьере.
Навыки межличностного общения
Существуют несколько ключевых моментов, о которых следует помнить всем административным специалистам, когда они думают о том, как работать с другими сотрудниками компании:
Как секретарь руководителя, вы будете тесно сотрудничать с коллегами из самых разных отделов. Помните, что у вас может быть доступ к конфиденциальной информации, к которой нет у ваших коллег. Таким образом, вы должны поддерживать высочайший уровень конфиденциальности.
При непомерном интересе с боку работников организации, нет ничего плохого в том, чтобы сообщить им, что есть определенные вещи, которые вы не вправе обсуждать. Вы также можете вежливо попросить их поговорить со своим непосредственным руководителем для получения такой информации.
Поддержание профессионализма и дистанция от коллег – это две стороны одной медали. Сохраняя это расстояние, вы не попадете в неловкое или неудобное положение, когда дело доходит до сохранения конфиденциальности информации.
Если вы стремитесь стать профессиональным администратором, имейте в виду, что вам нецелесообразно участвовать в офисных сплетнях. Какие бы разговоры вы ни вели о других коллегах или самой компании, вы всегда сможете вернуться к своему руководителю. Так что всегда лучше избегать подобных разговоров.
И, помните, что вы – главный источник информации для своего руководителя. Поэтому очень важно, чтобы вы знали, кто ключевые люди в компании и как устроена ваша организация. Это сократит количество ненужных писем и телефонных звонков, когда вы попытаетесь найти подходящее контактное лицо.
Если вы стремитесь расти как профессионал в области управления, эти черты помогут вам независимо от того, какую должность в вашей компании занимает ваш руководитель.
Таким образом, если у вас есть важный проект, вы можете назначить человека, которому эта задача наиболее удобна. Он сделает это быстрее и эффективнее, что поможет вам продолжать свою работу. И наоборот, если вы назначаете часть проекта человеку, который некомпетентен в этом, либо ему не нравится данная часть работы, тогда он будет тормозить всю команду.
Вот почему так важно знать слабые стороны каждого члена команды. Таким образом, вы можете инвестировать в обучение и делиться знаниями, которых им может не хватать. Зная своих сотрудников и инвестируя в них, вы настраиваете их на успех. Вы создаете позитивную атмосферу в команде, которая хочет работать с вами, а не против вас.
Наставничество – еще одна важная деталь работы в команде. Вы можете сами выступать в качестве наставника для своих сотрудников или объединять их с другими опытными участниками, которые могут поделиться своими взглядами и знаниями о конкретной роли.
По мере того как вы становитесь профессиональным административным специалистом, вы неизбежно будете нанимать, наставлять и обучать других помощников для своей компании. Став старшим помощником, вы должны будете удостовериться, что каждый поступающий к вам сотрудник имеет надлежащую подготовку, необходимую для эффективного выполнения своей работы.
При обучении новых помощников составьте план. Составьте график того, чем они будут заниматься в первый день и с кем должны встретиться. Им необходимо знать неписаные правила, которых нет в справочнике для сотрудников. В каждой компании есть свои закулисные правила, и любому новому секретарю, приходящему в компанию, действительно необходимо знать эти мелочи.
Навыки, необходимые для работы секретарем руководителя
Как административному работнику, одна из ваших ключевых задач – отвечать на телефонные звонки вашему руководителю. Вы проверяете поступающие звонки, чтобы ваш босс мог эффективно использовать свое время. Ответ на телефонные звонки – это нечто большее, чем вы думаете, поэтому давайте обсудим несколько советов и примеров для проверки звонка, передачи звонка другому человеку и приема сообщений для обратного вызова.
Для начала важно помнить, что вы собираетесь проверять все поступающие звонки. Это сделано для того, чтобы вы могли фильтровать поступающие коммерческие звонки или те, с которыми ваш руководитель не захочет иметь дело напрямую.
Если вы понимаете, что это нежелательный звонок или телемаркетинг, вот несколько действий, которые вы можете предпринять:
В некоторых случаях, когда человек предлагает такие услуги, как уборка, техническое обслуживание, ремонт компьютеров и т.д., вы можете передать звонок другому человеку. Это гарантирует, что вашему руководителю не придется беспокоиться о чем-то, не связанном с его работой.
В этом случае сообщите вызывающему абоненту, что лучше всего будет поговорить с таким-то человеком, и спросите, не хотят ли они, чтобы их переадресовали к этому человеку. Если этого сотрудника нет на месте, тогда сообщите, что данный человек отсутствует в офисе, и что лучшим вариантом будет связаться с ним через электронную почту.
Когда вы принимаете сообщение от звонящего, вы должны быть уверены, что у вашего руководителя будет вся необходимая информация для обратного вызова. Она включает: имя, телефонный номер, время и дату звонка, а также краткое описание причины звонка.
Постарайтесь оценить время, когда ваш руководитель сможет перезвонить. Например, если руководитель находится на собрании, сообщите вызывающему абоненту, что он на собрании и что может пройти некоторое время, прежде чем ему перезвонят.
Это всего лишь несколько советов, как вы можете отвечать на телефонные звонки, но вы должны разработать систему, которая будет работать для вас и вашего руководителя.
Как административный специалист, вы будете обрабатывать входящую почту. Вы, скорее всего, будете получать различную корреспонденцию, как нежелательную почту, письма, подарки и другое. Здесь у нас также есть несколько советов, как вы можете все это организовать.
Вы можете распределить корреспонденцию по папкам разной цветовой гаммы. Например, у вас может быть красный цвет для важных писем. В эту папку можно поместить все, что требует немедленного внимания. Желтый – это материалы для чтения, такие как журналы, информационные бюллетени и листовки.
Зеленым могут обозначаться любые письма, которые вы получаете от клиентов, продавцов и так далее. В синюю папку можно собирать различные банковские выписки, счета, счета-фактуры и т. д. Подпишите каждую папку, чтобы ваш руководитель знал, что находится в ней, и мог выбрать порядок, в котором будет просматривать свою почту.
Каждый руководитель отличается тем, как он хотел бы получать почту, поэтому вас также могут попросить поставить отметку о дате получения, ожидания и т.д. Некоторые организации также требуют физического хранения документов. Для хранения и организации всей поступающей корреспонденции, вы можете поступить следующим способом:
Как в случае с почтой, так и с архивами, созданная вами система должна работать как на вас, так и на вашего руководителя. Он также должен придерживаться любых процедур компании в отношении хранения документов. Эти простые шаги сделают задачу сортировки почты намного проще и эффективнее.
Как секретарь руководителя, вы обрабатываете 99% корреспонденции. Это означает, что вам будет поручено правильно и профессионально адресовать письма. То, как вы будете это делать, зависит от того, кому вы отправляете письма. Давайте обсудим несколько сценариев.
Если вы отправляете стандартное письмо, вы будете использовать обычный формат даты, имени человека, названия компании, адреса, города, почтового индекса и приветствия. Если вы подаете, например, заявление на получение визы для своего руководителя, вам нужно будет адресовать письмо в соответствии с инструкциями, которые обычно являются стандартным форматом.
Также важно то, как вы обращаетесь к тому, кому вы адресуете письмо. Если вы работаете в международной компании, то важно учитывать, что в европейских странах и США имя идет первым, а затем фамилия, в отличие от наших стран, где сначала идет фамилия.
Когда вы обращаетесь к кому-то в письме от имени своего руководителя, важно знать и учитывать степень их знакомства. Если ваш босс и тот, к кому вы обращаетесь, хорошо знают друг друга, то во многих случаях можно обращаться по имени. Если они незнакомы, тогда обращайтесь в более формальном тоне.
Как секретарь своего руководителя, вы наверняка будете работать с разными учетными записями электронной почты, обрабатывая свои электронные письма и своего начальника. При правильной организации своей работы у вас не должно возникнуть с этим больших трудностей.
Первым делом просмотрите свою электронную почту. Выполняйте любые срочные запросы, решая их. Затем просмотрите электронную почту своего руководителя. Это позволит вам узнать, как будет выглядеть ваш день на основе полученных писем, а также какие приоритеты нужно будет изменить.
Обязательно прочтите все электронные письма, даже те, что отмечены, как важные. Ваш руководитель, возможно, уже просмотрел электронную почту, поэтому это поможет вам лучше понять, на какие электронные письма нужно отвечать.
Если письмо требует действия, отметьте его для последующих действий. Вы можете распечатать эти электронные письма, чтобы на встрече со своим руководителем обсудить действия, которые необходимо предпринять.
Если кто-то отправит электронное письмо с просьбой о конференцсвязи или встречи, вы можете легко ответить на эти электронные письма, поскольку вы ведете календарь своего руководителя. Если есть проблема, которую вы можете решить, сделайте это.
Чтобы помочь своему руководителю, отвечайте на электронные письма, с которыми вы легко справитесь или кто-то другой. Например, если кто-то ищет документ, это, вероятно, задача, которую вы можете выполнить самостоятельно или делегировать ее. Удаляйте нежелательные письма. Для электронных писем или информационных бюллетеней, которые вы постоянно получаете, просто отмените подписку на них или заблокируйте отправителя.
Главное – разработать систему, которая будет работать как для вас, так и для вашего руководителя. Имейте в виду, что чем больше вы сможете исключить нежелательных электронных писем, тем легче будет вам обоим, поскольку вам будет меньше, о чем беспокоиться.
Как административный специалист, вы будете отвечать за календарь своего руководителя. Ключевой задачей является его эффективное управление и точность записей. У вас будет множество задач, которые будут включать в себя организацию личных встреч вашего руководителя, телеконференций, бронирование билетов и запись всего этого в его личный календарь.
Если у вас несколько телеконференций, не записывайте их все подряд. Вместо этого, делайте перерывы между звонками от 15 до 30 минут, чтобы учесть задержки встреч, а также дать возможность вашему руководителю сделать перерыв и переключиться между звонками.
Перед отправкой приглашения на личную встречу убедитесь, что подходящая для этого комната свободна. Если есть такая возможность, то бронируйте ее заранее. При отправке электронного письма с приглашением, включите всех лиц, кто должен участвовать в собрании.
Обязательно укажите номер и расположение комнаты собрания, чтобы это отражалось в заглавии в личных календарях всех участников. В разделе заметок укажите любые сведения, которые могут потребоваться для встречи.
Что касается информации о поездке, вы должны убедиться, что следующее всегда включено:
Важный совет при работе с календарями – не забывайте резервировать свободное время между каждой встречей, прежде чем планировать следующую. Не стоит назначать встречи слишком рано утром, чтобы ваш руководитель мог спокойно обустроится в офисе. Также оставляйте больше времени на обеденный перерыв и один час перед завершением работы.
В какой-то момент вы, как профессионал в области административного управления, должны организовать что-то наподобие небольшой конференции. Чтобы это событие прошло для вас безболезненно, мы предоставим вам несколько советов.
Всегда бронируйте конференц-зал заранее. Затем встретьтесь со своим руководителем, чтобы узнать, кто должен участвовать в собрании. После встречи с ним, отправьте приглашение всем участникам, в котором укажите место встречи, время начала, время окончания и любые другие важные сведения о мероприятии.
Что касается самого конференц-зала, то вам понадобится следующее:
Чем тщательнее, а главное, заранее, вы готовитесь к встречам, тем легче и менее напряженно они пройдут как для вас, так и для вашего руководителя.
Технологии стремительно меняют современный офис. Тем не менее вы можете столкнуться с более традиционным офисным оборудованием, таким как принтеры, копировальные аппараты, факсы, калькуляторы и другие предметы первой необходимости в своей повседневной работе.
Вам, как секретарю руководителя важно знать следующее: как делать цветные и черно-белые распечатки, как печатать с вашего компьютера на сетевой принтер, как устранять замятие бумаги, какую бумагу можно и нельзя использовать в принтере, какой тип тонера используется в принтере и как его заменить, как перезагрузить принтер, если он не работает должным образом, к кому обратиться, когда офисное оборудование нуждается в ремонте.
Если в вашем офисе есть умная доска, полезно знать, какие маркеры можно и нельзя использовать, какое чистящее средство нужно применять, как исправить любые технические проблемы. Если в вашем офисе по-прежнему используются факсимильные аппараты, убедитесь, что в них всегда есть бумага, и вы знаете номер телефона каждого аппарата и его местонахождение.
Главное – знать, где находится каждая оргтехника и как с ней работать. Таким образом, вы будете хорошо понимать, как можно исправить любые проблемы, которые могут возникнуть.
Заключение
Как бы это банально ни звучало, по грамотная поддержка секретарем своего руководителя приводит его к успеху, а значит и к успеху всей компании. Давайте еще раз перечислим ключевые факторы вашей должности:
Если вы работаете на младшей должности, теперь у вас есть инструменты, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице до административного профессионала. Если вы опытный административный специалист, эти инструменты служат напоминанием о том, насколько важна ваша роль.
Помните, чтобы быть успешным и процветающим профессионалом в области администрирования, все начинается с изучения своего положения и построения позитивных отношений с руководителем.
Секретарь
Секретарь
Секретарь
Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации. Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.
Профессия секретарь
Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.
Специфика профессии
В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.
Важные личные качества
Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.
Профессиональные знания
Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.
Виды секретарей
Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.
Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:
В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.
Плюсы и минусы профессии
Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.
У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:
Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом. На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.
Образование секретаря
Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.
Где учиться
Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.
На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.
Карьера
Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.
Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.
Где работать секретарю
Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.
Зарплата секретаря
На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.
Заключение
Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.