Вопрос на повестке дня что

15.05.202215.05.2022 admin 0 Comments

Повестка дня

Это перечень подлежащих обсуждению тем, обеспечивающий определенную структуру совещания или заседания. Если повестка дня плохо составлена, то совещание (заседание) будет мало результативным. Приблизительно за две недели до совещания секретарь извещает постоянных членов о необходимости представления пунктов повестки дня. Повестку дня устанавливает председательствующий, основываясь на представленных пунктах.

При определении последовательности рассматриваемых вопросов учитываются следующие факторы:

– логическая последовательность – зависимая тема должна стоять ниже той, от которой она зависит;

– простые пункты рассматривайте первыми – прежде чем переходить к более сложным вопросам, давайте ход простым вопросам;

– бесспорные пункты рассматривайте первыми – это даст возможность разобраться с ними быстро;

– присутствие заинтересованного лица– если отсутствует заинтересованное лицо, имеет смысл перенести вопрос;

– менее важные и менее срочные вопросы рассматривайте последними – в случае нехватки времени эти вопросы можно будет снять с повестки дня и решить эти вопросы другими способами.

У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.

Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.

Во время переговоров секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании. Протокол должен представлять собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Вопрос на повестке дня

Раньше последним пунктом в повестке дня общего собрания был»Насущные вопросы».Но с некоторых пор нам объявили, что каждый вопрос возникший из этого пункта должен быть конкретно вписан в повестку дня собрания, а иначе он (вопрос) на данном собрании подниматься не может. А, т.к. чаще всего инициатором собрания и повестки дня является правление ТСЖ, специально собирать общее собрание по пункту «Насущные вопросы» никто не будет. Действительно ли появился такой закон, запрещающий рассматривать вопросы не обозначенные в повестке дня? И как с ним можно ознакомится?

Можно ли считать правомочными вопросы поставленные на голосование, если не было ГОЛОСОВАНИЯ собственников за утверждение повестки дня? Как внести дополнительный вопрос в повестку дня конкретному собственнику помещения в многоквартирном доме?

Пожалуйста, ответ на такой вопрос: Совет директоров определяет время, место, дату, повестку дня для проведения НОСА. В рамках этого заседания Совета директоров должны ли члены совета директоров обсуждать вопросы повестки дня НОСА и выносить по ним рекомендательные решения?

Как оформить повестку дня общего собрания собств.? я хочу узаконить тамбурную дверь, пригласив на собрание пожарную инспекцию, нее могу сформулировать вопрос повестки, помогите пожалуйста.

Право инициировать общее собрание получила управляющая организация.

Но может ли управляющая компания выносить по своей инициативе вопросы на повестку дня, или это только собственники могут делать?

Т.е. инициировать собрание УК может.

Но при этом получать вопросы на повестку дня она должна от собственников же?

Управляющая компания к дому отношения не имеет и самостоятельно вопросы повестки дня не может выносить по своей инициативе? Спасибо.

2. О подписании договора займа.

И еще интересует, если займ по договору не является целевым, Как правильно сформулировать вопрос повестки дня. Спасибо!

В уведомлениях о проведении общего собрания членов ТСЖ, которое было проведено в форме заочного голосования, правлением ТСЖ были указаны вопросы повестки дня собрания. Но для голосования членам ТСЖ правление ТСЖ выдало для заполнения бланки Решение члена ТСЖ на общем собрании членов ТСЖ. в которых оказались включёнными для голосования вопросы, которых не было указано в повестке дня, а некоторые вопросы прописаны в повестке дня и в бланках для голосования с большой смысловой и фактической разницей, т.е. не понятно, или это один и тот же вопрос, или это совершенно разные вопросы. Все наши протесты правление ТСЖ игнорировало, и потребовало заполнять для голосования выданные бланки Решений членов ТСЖ на общем собрании членов ТСЖ. Мы члены ТСЖ решили оспорить итоги голосования в суде. Посоветуйте, пожалуйста, какую доказательную базу нам надо собрать, на какие нормативно-правовые документы сделать ссылку, чтобы правильно оформить исковое заявление в суд, и добиться в суде отмены решений общего собрания членов ТСЖ по вопросам, которых в повестке дня не было или которые не соответствуют друг другу в повестке дня и в бланках для голосования?

Источник

Совещание: формирование повестки дня

По правде говоря, повестка дня, выходящая из-под пера большинства людей, имеет жалкий вид. Она мало чем отличается от списка вопросов, которые выносятся на обсуждение. Конечно, это лучше, чем ничего, однако ее справедливее называть памятной запиской, напоминающей о том, что нужно сделать.

Проработанная повестка дня помогает провести совещание быстрее, делает его более продуктивным и понятным для всех. Она предотвращает беспорядок и пустую трату времени, позволяет получить конкретный результат или решение по каждому пункту.

Значение хорошо подготовленной повестки дня становится очевидным на фоне того, что нередко происходит, когда список вопросов выдают за повестку.

Задумайтесь, как часто с приведенными ниже примерами приходится сталкиваться во время совещаний?

Скажем «нет» пустой трате времени и неэффективности. Ясная, хорошо проработанная повестка дня предотвращает затягивание совещания, позволит эффективно распределить время и предложить для обсуждения только те вопросы, которые имеют цель, — никаких туманных рассуждений, которые ведут в никуда.

Осталась малость — понять, что для этого нужно делать 🙂

ПУНКТЫ ПОВЕСТКИ

Первое, что нужно сделать, это определить, какие вопросы следует выносить на обсуждение. Мысленно вы, конечно, уже представляете, о чем должна идти речь, плюс пожелания со стороны ваших сотрудников. Еще один немаловажный источник тем для обсуждения — протокол прошлого совещания (будем считать, что это не однократное мероприятие).

После того как перечень вопросов составлен, чаще всего оказывается, что слишком велик. Регулярное совещание коллектива не должно выходить за пределы часа — у людей на большее нет времени, да и вопросам, когда их слишком много, невозможно уделить должного внимания.

Совещания команды проекта или совместные совещания отделов могут потребовать больше времени, но и они, как показывает практика, не должны длиться более двух часов. Вы стремитесь провести совещание по возможности быстрее, но каждый раз препятствием становится слишком длинный перечень вопросов.

Сократить повестку дня помогут следующие рекомендации:

УПОРЯДОЧЕНИЕ ПОВЕСТКИ

Второй этап — придание пунктам повестки определенного логического порядка. Это вовсе не означает, что самый важный пункт обязательно должен оказаться первым. Приведенные ниже рекомендации позволят эффективно упорядочить повестку.

СООТВЕТСТВИЕ ЦЕЛИ

Проанализируйте содержание каждого пункта повестки дня с учетом поставленной цели и убедитесь в том, что предлагаемые для обсуждения вопросы имеют отношение к данному совещанию. Уберите все нерелевантные вопросы — возможно, их следует обсудить в более узком кругу или вообще с одним-единственным человеком, которого они затрагивают напрямую, а не выносить на общее совещание.

НИКАКИХ ОТСТУПЛЕНИЙ

Один из лучших способов сберечь время на совещании — это запретить отступление от повестки, т.е. не давать людям выдумывать вопросы. Есть любители навязать аудитории в своих целях такой вопрос, к которому никто заведомо не готов. Иногда в самый последний момент просят включить в повестку дня дополнительный вопрос. Никогда не соглашайтесь на это, какими бы уважительными ни казались причины.

Первыми в повестке дня должны стоять вопросы, требующие неотложного решения. Совещание может начаться вовремя, однако всегда существует вероятность того, что какое-нибудь непредвиденное обстоятельство (тот же пожар) не даст довести его до конца.

Это были логические соображения, но на порядок вопросов в повестке дня влияют еще и психологические факторы.

ПОЯСНЕНИЯ

То, что находится в вашем распоряжении, это еще не повестка дня; это всего лишь список тем для обсуждения. Теперь вам нужно превратить его в повестку. Для этого необходимо раскрыть подробности. Ясность для повестки более важна, чем краткость. Не страшно, если ваша повестка не умещается на одном листе, коль скоро она помогает всем понять, о чем пойдет речь на совещании.

Мы вовсе не хотим сказать, что по каждому вопросу нужно написать целый очерк. Но вы должны дать ясное представление, какой именно аспект темы будет находиться в центре внимания, иначе люди не смогут подготовиться к совещанию должным образом. Не ограничивайтесь фразой «О новой брошюре»; намного лучше написать так: «Обсуждение брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости» и приложить калькуляцию, конечно. В противном случае большинство не будет знать, что вы намерены вынести на обсуждение — формат, дизайн, содержание или график подготовки.

Если вы сформулируете предмет обсуждения ясно, пункт вашей повестки дня может выглядеть следующим образом:

Обсуждение брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости:

Это уже кое-что. Теперь каждый может точно сказать, что выносится на обсуждение, прочитать необходимые материалы и подготовить соображения. Однако есть еще одна сторона вопроса. Мы можем прекрасно знать, о чем идет речь, но не иметь ни малейшего представления, для чего нужна дискуссия.

Совещания проводятся вовсе не для того, чтобы поговорить о том о сем ради удовольствия. У кого есть для этого время? Только не у вас. Обсуждение должно преследовать определенную цель, приносить определенный результат. Спросите, какой?

Существуют лишь три цели, ради которых стоит включать вопросы в повестку дня:

Рассмотрим их немного подробнее и покажем, что любой вопрос так или иначе попадает в одну из этих категорий.

ИНФОРМАЦИЯ

Нет смысла тратить время собравшихся на информацию, которую можно легко распространить на бумаге. Информацию следует выносить на совещание в виде пункта повестки только в том случае, если сообщение должно исходить от первого лица.

Это может потребоваться, если:

На совещания, например, нередко выносятся отчеты о ходе реализации проектов, которые вызывают у присутствующих вопросы.

ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА

Подпункты одного и того же вопроса в повестке неплохо было бы выделить каким-нибудь специальным знаком.

ДЕЙСТВИЕ

Вопросам, попадающим в эту категорию, обычно предшествует дискуссия.

В конце ее определяется действие, которое должно произойти. Существует множество разновидностей подобных вопросов, например:

РЕШЕНИЕ

К этой категории относятся все вопросы, по которым совещание должно принять решение. Многие вопросы предыдущей категории так или иначе делегируют кому-либо принятие решений — все сообща одобряют политику, а кто-то получает возможность принимать решения, не вынося их на совещание. Однако вопросы данной категории имеют слишком большое значение, чтобы делегировать их решение кому-либо. Они нередко начинаются с политики, но совещание должно решить: «Как нам реализовать это?» Зачастую согласие совещания нужно по психологическим соображениям, т.е. для того, чтобы создать у всех впечатление участия в процессе принятия решения.

Итак, можно со всей определенностью утверждать, что вам нужно обсудить тот или иной пункт повестки, но обсуждение неизменно должно приносить определенный результат. Это не пустой разговор, в конце его необходимо принять решение или согласовать действие, которое позволяет продвинуться дальше.

Возможно, для вас очевидно, к какому результату должно привести обсуждение каждого пункта повестки, но пусть об этом узнают и все остальные. Укажите его в повестке дня. Конечно, ее объем может значительно увеличиться, но это не страшно. Чем более информативной она будет, тем лучше смогут подготовиться участники совещания к обсуждению вопросов.

Пункт повестки «Новая брошюра» теперь приобретает следующий вид:

Обсуждение рекламной брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости:

Возникает вопрос, где взять время для разработки подобной повестки дня? Не беспокойтесь, на самом деле его требуется не так уж и много. Вся информация уже в ваших руках, изложите ее в письменном виде. Теперь, когда это сделано, у вас появляются собственные соображения, и идет процесс анализа. Остается лишь письменно оформить хорошо проработанную повестку дня.

ДЕЛАЙТЕ ЗАМЕТКИ

Вы прекрасно знаете, какие совещания вам предстоит проводить. Попробуйте делать заметки к каждому из них. Как только что-нибудь случается или возникает мысль, фиксируйте это на бумаге. Попробуйте обдумывать вопросы, пока вы ожидаете ответа на телефонный звонок или подключения к сети через модем. К моменту составления повестки дня основные пункты с детальной расшифровкой наверняка будут уже готовы.

РЕГЛАМЕНТ

С повесткой дня мы почти закончили. Однако есть еще один штрих, которого ей не хватает, чтобы стать действительно полезным инструментом. Необходимо определить регламент, т.е. установить продолжительность обсуждения каждого вопроса. На практике этим мало кто занимается, но это вовсе не значит, что так должно быть. Если пустая трата времени для вас непозволительная роскошь, вам просто необходимо знать, сколько времени действительно требуется на то или иное дело.

Допустим, в повестке дня восемь пунктов, а совещание не должно продолжаться более одного часа. Как избежать ситуации, при которой обсуждение первого пункта растягивается настолько, что на остальные вопросы не остается времени? Очень просто — заранее отвести определенное время на каждый пункт повестки.

Вряд ли стоит делить время совещания на восемь равных частей. Понятно, что обсуждение предложения совместить функции продажи и маркетинга займет больше времени, чем согласование даты следующего совещания.

При выработке регламента исходите из двух соображений:

На решение простых вопросов порой достаточно всего нескольких минут, а важные вопросы требуют более длительного обсуждения. При работе над регламентом опирайтесь на свой опыт и здравый смысл, следите за тем, чтобы суммарное время обсуждения не превышало время, отведенное на совещание.

Теперь проставьте время, отведенное на обсуждение, напротив каждого пункта повестки так, чтобы люди настроились либо на обстоятельную дискуссию, либо на быстрое перечисление основных моментов. Проще всего обозначить время начала обсуждения каждого вопроса — так удобнее контролировать ход совещания.

В окончательном варианте пункт повестки дня выглядит следующим образом:

Обсуждение рекламной брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости: 10.35

формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.

Ну вот, пожалуй, и вся наука составления настоящей повестки дня и лучший способ добиться того, чтобы люди пришли на совещание подготовленными к разговору по каждому вопросу. Когда дело дойдет до совещания, вы убедитесь, что половина битвы уже выиграна.

ОГРАНИЧЕНИЕ СЛОВОБЛУДИЯ

Если среди присутствующих на совещании есть любители порассуждать, заранее предупредите их о времени, отведенном на это в повестке, и ограничивайте продолжительность выступления до разумных пределов. Проще всего это сделать в самом начале. Обсуждение вопроса можно предварить такими словами: «Переходим к пункту 3. Мы с Иваном считаем, что на этот вопрос вполне хватит десяти минут, не так ли, Иван?»

Источник