какую функцию выполняет сортировка данных в ms access
Сортировка информации в базе данных Ms Access
Описание разработки
СООБЩЕНИЕ ТЕМЫ И ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ УРОКА
Сегодня на уроке мы продолжим работу с базами данных в программе Microsoft Access и выполним на практике сортировку в БД.
Цель урока: Совершенствовать практическое применение баз данных и раскрыть их возможность для сортировки и поиска информации в БД.
Актуализация знаний и умений
— Давайте вспомним, что мы делали на последнем занятии?
— выполняли ввод и редактирование данных в созданной базе данных.
— Какие два режима отображения таблиц вы знаете?
— Уже созданную таблицу можно открыть в режиме ввода и отображения данных и в режиме конструктора. Покажите, как это сделать.
— Подойдите пожалуйста к моему компьютеру и добавьте запись в предложенную БД
— Какой значок показывает, что запись была изменена?
— Значок пишущего карандаша слева от измененной записи.
ИЗУЧЕНИЕ НОВОГО МАТЕРИАЛА
— Переходим к теме нашего урока – сортировке данных.
— Ребята, скажите, всегда ли данные расположены в удобном для восприятия виде?
— Иногда данные расположены не в том порядке, в каком нужно.
— Сейчас мы узнаем, какие действия можно и нужно выполнить, чтобы достигнуть определенной цели по сортировке и поиску нужных данных.
Сортировка данных – это процесс упорядочения записей в таблице.
Данные, хранящиеся в базе данных, можно отсортировать. Для этого необходимо указать поле, по которому будет проводиться сортировка (например, Фамилия), и вид сортировки (например, По возрастанию). В результате такой операции все сведения будут представлены в алфавитном порядке по фамилиям учащихся. Если тип поля — числовой, то записи рассредоточатся по возрастанию или убыванию значений этого поля.
Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т. е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок: А/Я или Я/А.
С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту, а числовых — по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.
Сортировку данных в режиме таблицы рассмотрим на примере БД «Звезды» (Приложение 2).
Теперь узнаем о самой маленькой и самой большой звезде. Для этого проведем сортировку данных по полю Звездная величина.
Выполним теперь сортировку по полям Температура, Расстояние в световых годах.
Закрепление изученного материала
— А теперь, самостоятельно, каждый за компьютером выполните сортировку данных в БД «Книжный Интернет-магазин» (Приложения 3)
Запишите домашнее задание:
подготовить схему и данные для создания и наполнения базы данных по школьной тематике или по интересующей тематике.
Предлагаю вам список тем для создания БД. (Приложение 4).
Ваша База данных должна будет содержать не менее 5 полей и 10 записей.
— Подведём итог сегодняшней работы. Кто напомнит, какова была тема сегодняшнего урока?
— Сортировка информации в базе данных в программе Microsoft Access.
— Что такое сортировка данных?
— Сортировка данных – это процесс упорядочения записей в таблице.
— Что такое ключ сортировки?
— Сколько может быть ключей сортировки?
— Ключей сортировки может быть несколько, тогда они называются первичным, вторичным и т. д..
Какие возможности этих действий мы рассмотрели?
— сортировка по возрастанию.
— сортировка по убыванию.
Сегодня на уроке все хорошо работали и получили оценки. На следующем занятии будем учиться осуществлять поиск в базах данных.
Спасибо за работу, до свидания!
— Приложение 1 БД «Ученики»
— Приложение 2. БД «Звезды»
— Приложение 3. БД «Книжный Интернет-магазин»
— Приложение 4. Список тем для создания БД.
Сортировка записей по частичным значениям поля
Иногда нужно отсортировать записи в Access на основе месяца значений дат и не учитывать день и год. Можно также отсортировать записи только по первым символам текстового поля. В этой теме показано, как выполнять эти поиски с помощью простых выражений.
В этой статье
Сортировка по частичным значениям дат
При сортировке записей с помощью одной из команд сортировки для определения положения каждой записи используется все значение даты — день, месяц и год. Предположим, вам нужно отсортировать дни рождения только по месяцам их рождения, а часть значений дня и года не учитывать.
Для сортировки только части значений дат необходимо написать выражение. Вы можете сортировать данные в таблице или в результатах запроса, но сначала необходимо использовать представление таблицы. Выражение нужно написать в области запроса на вкладке «Фильтр». Создаваемая выражение извлекает только нужные данные и использует их в качестве основы для сортировки.
Отображение вкладки «Фильтр»
Переключение таблицы или запроса в представление таблицы.
Если вы работаете с запросом, запустите его, чтобы отобразить результаты в представлении таблицы.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Расширенный фильтр.
В Access отобразит вкладку нового объекта с названием «Фильтр».
Создание выражения
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Расширенный фильтр.
Введите выражение в строке «Поле» в первом столбце. Например, для сортировки по месяцам независимо от года введите выражение Expr1: DatePart(«m»;[ДатаРождения]) в строке «Поле» в первом столбце.
Чтобы отсортировать записи по дням каждого месяца, введите expr2: DatePart(«d»,[BirthDate]) в строке «Поле» второго столбца.
Функция DatePart в первом столбце сортировать записи по месяцам, а функция DatePart во втором столбце сортировать записи по дням в каждом месяце.
В строке «Сортировка» выберите «По возрастанию» или «По убытию» для каждого выражения.
Сортировка по возрастанию в первом столбце отображает январь в верхней части и декабрь внизу. Сортировка по возрастанию во втором столбце отображает 1 в верхней части и 31 в нижней части. Порядок сортировки по убытию делает обратное.
на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.
Сортировка по частичным текстовым значениям
Сортировка по частичным текстовым значениям очень похожа на сортировку по частичным значениям дат. Чтобы извлечь символы, которые являются основой для сортировки, необходимо написать выражение в окне «Расширенный фильтр и сортировка».
Предположим, что поле «Город» содержит такие значения, как «Северный Сиэтл»,«Южный Сиэтл», «Северный Такома»или «Южный Такома». Предположим, что нужно игнорировать первое слово и отсортировать записи только по второму слову.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Расширенный фильтр.
Введите выражение в строке «Поле» в первом столбце. Например, введите =Mid([Город], 7), чтобы игнорировать первые шесть символов в поле «Город».
Функция Mid возвращает подстроку, содержаную в указанной строке или поле. В этом случае для каждой записи функция возвращает значение, начиная с седьмого знака (то есть после пробела) в поле «Город».
В ячейке «Сортировка» выберите «По возрастанию» или «По убытию».
на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.
Сортировка записей по текстовым, числным значениям или значениям дат
Сортировка данных может играть важную роль в том, чтобы отчет или форма были эффективными и простыми в использовании. Например, каталог товаров, в который перечисляются товары в алфавитном порядке или на основе цены за единицу, гораздо проще использовать, чем каталог, в который перечислены товары в случайном порядке.
В этой теме объясняется, как сортировать записи при просмотре и разработке таблицы, запроса, формы или отчета.
В этом разделе.
Введение
Вы можете отсортировать записи в таблице, запросе, форме или отчете по одному или несколько полям. При минимальной разработке вы и пользователи формы или отчета можете выбрать сортировку записей.
Например, при разработке отчета каталога товаров можно выбрать упорядочение товаров в алфавитном порядке. Порядок, который выбирается при разработке объекта, становится порядком сортировки по умолчанию. Однако при просмотре запроса или отчета каждый пользователь может сортировать записи нужным образом, например по цене или поставщику.
Примечание: Представление можно отсортировать по любому полю, которое отображается в нем, за исключением полей, содержащих вложения или объекты OLE.
Вы можете настроить результаты, отсортировать записи по более чем одному полю. При сортировке по нескольким полям важно определить, какие поля называются внешними и внутренними полями сортировки. Чтобы получить нужные результаты, необходимо назначить соответствующие поля внутренними и внешними полями сортировки. Предположим, вам нужно отсортировать таблицу «Контакты» по полям «Имя» и «Фамилия». Если нужно отсортировать имена по фамилиям от А до Я (от Я до А), имя — это внутреннее поле. С другой стороны, если фамилии нужно отсортировать по каждому имени, фамилия — это внутреннее поле. Другими образом, записи сначала сортировать (самый внешний) по полю «Фамилия», а затем — на самом внутреннем (самый внутренний) — в поле «Имя».
1. Фамилия — это внешнее поле, а firstName — внутреннее
2. FirstName — это внешнее поле, а фамилия — внутреннее
При применении порядка сортировки следует помнить о том, что числа, текст и специальные знаки сортироваться в соответствии с выбранным языком и региональными настройками компьютера. Если язык и региональные параметры, заданные в диалоговом окне «Параметры Access», не соответствуют настройкам, заданным на панели управления, итоговые параметров сортировки могут не соответствовать ожиданиям.
Просмотр или изменение языка или региона по умолчанию
Чтобы просмотреть языковые параметры в Access, нажмите кнопку «Параметры >». На вкладке «Общие» в области«Создание баз данных» просмотрите или измените значение в списке «Порядок сортировки новой базы данных». Установите параметр «Общий», если вы хотите использовать один из таких языков: afrikaans, Arabic, Arabic, Basque (Basque), Bulgarian, Catalan, Dutch, Dutch, English, Faeroese, Farsi, German-Standard, Greek, Hebrew, Hindi, Indonesian, Italian, Malay, Portuguese, Russian, Serbian, Swahili, and Urdu. Обратите внимание, что этот параметр влияет только на новые базы данных. Чтобы применить этот параметр к существующей базе данных, сначала сжатие базы данных.
Чтобы сжатие базы данных:
Нажмите кнопку «Работа с базами данных> сжатие и восстановление базы данных.
Сведения о региональных параметрах компьютера см. в региональных параметрах Windows, чтобы изменить внешний вид некоторых типов данных.
Сортировка записей в представлении
Примечание: В Access сортировка отчета немного отличается от сортировки таблицы, запроса или формы.
Сортировка отчета
Откройте отчет в конструкторе или макете.
Если области «Группировка, сортировка и итоги» не открыты, в группе «Группировка & Итоги» (на вкладке «Формат» в представлении «Макет» или на вкладке «Конструктор» в конструкторе) щелкните «Группировка & Сортировка».
Выполните одно из следующих действий:
Если в отчете нет ни группировки, ни сортировки, нажмите кнопку «Добавить группу» в области «Группировка, сортировка и итоги», а затем выберите внешнее поле сортировки. Щелкните вторую стрелку вниз и выберите порядок значений. Щелкните «Еще»,затем щелкните стрелку справа от раздела с заглавным и выберите раздел без раздела. Повторите эти действия для каждого поля сортировки, при этом внутреннее поле сортировки появится внизу.
Если отчет уже сгруппировать или отсортировать, просмотрите существующие уровни и внимательно внося изменения. Чтобы изменить поле, используйте первую стрелку вниз. Чтобы изменить порядок, щелкните вторую стрелку вниз. Чтобы изменению уровня группировки на уровень сортировки, измените в разделе с заглавными заглавными словами раздел без раздела.
Совет: Чтобы отсортировать отчет по одному полю, откройте отчет в представлении макета, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду сортировки. Например, если выбрано поле «Возраст», выберите «Сортировка от минимального к наибольшему» или «Сортировка от наибольшего к минимальному». Но если отчет сгруппировать или отсортировать по нескольким полям, необходимо использовать области «Группировка, сортировка и итоги».
Сортировка таблицы, запроса или формы
Определите поля, по которым нужно отсортировать поля. Чтобы отсортировать по двум или более полям, определите, какие поля будут явнее всего и как внутренние и внешние поля сортировки.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте столбца или управления, соответствующего внутреннему полю, и выберите одну из команд сортировки. Команды зависят от типа данных в выбранном поле.
Примечание: При сортировке данных по полю с типом данных «Да/Нет» значение «Да», «Истина» или «Включительно» считается «Выбрано», а значения «Нет», «Ложь» и «Отключено» считаются «Очищенными». По умолчанию поля этого типа отображаются как квадраты, но их можно настроить так, чтобы они отображались как текстовые поля или поля со полем со множеством полей. Если изменить тип поля на текстовое поле или поле со полем, оно будет сортироваться как «Выбрано» или «Очищено».
1. Число, валюта, autoNumber
2. Короткий текст (текст), длинный текст (MEMO), гиперссылка
Повторите предыдущий шаг для каждого поля сортировки, заканчивающийся на внешнее поле сортировки.
Порядок записей будет меняться в порядке сортировки.
Примечание: Если текстовое поле содержит строки нулевой и нулевой длины, при сортировке по возрастанию сначала вы перечислены записи с нулевыми значениями, затем записи с нулевыми строками, а затем записи с непанными значениями.
Узнайте, как обрабатываются специальные символы, пробелы и отрицательные значения при сортировке
Если значение в поле начинается со специального знака, например дефиса, скобки или другого символа, при сортировке по возрастанию будет наблюдаться следующее:
Значения, которые начинаются с пробела, будут отображаться перед буквами и цифрами.
За значениями, заключенными в кавычках, начинаются пробелы, но предшествуют букво-числимым значениям.
Значения, начинающегося со знака «минус» (-),предшествуют значениям, которые начинаются со знака «плюс» (+).
Чтобы переопредить этот порядок, можно проигнорировать первый знак всех значений в поле. Этот метод работает, если значения в поле всегда начинаются с одного специального знака, например знака «минус» или с одинаковым количеством специальных знаков, так что вы знаете, сколько знаков нужно игнорировать. Пошаговую информацию о том, как сортировать части значений, см. в статье «Сортировка записей по частичным значениям в поле». Если количество символов, которые нужно игнорировать, различается, можно задать настраиваемый порядок сортировки. Пошаговую информацию см. в статье «Сортировка записей в пользовательском порядке».
Помните, что порядок сортировки нельзя удалить только из одного поля. Чтобы удалить сортировку из всех полей сортировки, на вкладке «Главная» в группе «Фильтр & сортировки» нажмите кнопку «Очистить все сортировки» и примените нужные порядки сортировки.
Дополнительные сценарии сортировки
При использовании команд сортировки для определения порядка записей используются тип данных поля и полные значения каждого поля. Но что делать, если вам нужно отсортировать текстовые значения, например «Понедельник», «Вторник» и так далее, в пользовательском порядке, а не в алфавитном порядке? Или вы хотите отсортировать текстовое поле с IP-адресами? Если ваши потребности в сортировке не выполнены командами сортировки, см. следующие разделы:
Сортировка записей по частичным значениям поля Хотите отсортировать записи по первым или нескольким знакам в поле? Если вам удобно писать простые выражения, см. этот раздел, в который можно извлечь частичные значения с помощью выражений.
Сортировка записей с учетом регистра Access не будет учитывать дело с текстовыми значениями. Например, значения кузнецов и Климов будут рассматриваться точно так же, и вы не сможете контролировать то, какое из них будет отображаться первым. Если вы хотите отсортировать данные счувствительными к делу данными, см. этот раздел.
Сортировка записей по числовым значениям, хранящимся в текстовом поле Вы видите записи, отсортсортировали по отдельным цифрам, а не по числовому значению? Например, если записи со значениями 11 и 121 отображаются перед записями со значениями 2 или 25, см. эту статью.
Сортировка записей в пользовательском порядке Если вы хотите отсортировать определенные значения, например названия дней (понедельник, вторник и так далее) или названия сотрудников (руководитель, директор) в определенном порядке, см. эту статью.
Сортировка IP-адресов Поле, которое содержит IP-адреса, содержит несколько чисел и периодов (.), поэтому простая сортировка текста или числового типа не будет работать для IP-адресов. В этой теме вы узнаете, как сортировать IP-адреса.
Удаление порядка сортировки
Чтобы удалить порядок сортировки из таблицы, запроса или формы, на вкладке «Главная» в группе «Фильтр & сортировки» нажмите кнопку «Очистить все сортировки».
При этом порядок сортировки будет отсортироваться для всех полей в представлении.
Чтобы удалить порядок сортировки из отчета, откройте области «Группировка, сортировка и итоги», нажав кнопку «Сортировка группы & &» в группе «Группировка и итоги» (на вкладке «Формат» в конструкторе на вкладке «Конструктор»). Затем выберите уровень сортировки, который нужно удалить, и нажмите кнопку «Удалить». Запись, соответствующая полю сортировки, начинается со слова «Сортировать по». Не удаляйте записи, начинающиесяс группировки, так как это изменит оформление отчета.
Сохранение порядка сортировки с объектом
Порядок сортировки, примененный последним, автоматически сохраняются вместе с таблицей, запросом, формой или отчетом. Если вы хотите, чтобы объект автоматически применялся при следующем его открытие, убедитесь, что для свойства OrderByOnLoad объекта установлено свойство Yes(Да).
Так как порядок сортировки, применяемой последним, время от времени будет меняться, порядок сортировки можно определить постоянно (или по умолчанию). Вы можете задать порядок сортировки по умолчанию для запроса или отчета. Обратите внимание, что порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или сохраненным порядком сортировки, но действует только в том случае, если текущий или последний сохраненный порядок сортировки удален из представления.
Чтобы определить порядок сортировки по умолчанию для запроса, откройте его в режиме конструктора. Добавьте поля сортировки на конструктор и в строке «Сортировка» укажите нужный порядок сортировки.
Чтобы определить порядок сортировки по умолчанию для отчета, используйте области «Группировка, сортировка и итоги» в режиме макета или конструктора. Пошаговую информацию см. в разделе «Сортировка отчета».
Чтобы отсортировать записи по умолчанию, на вкладке «Главная» в группе «Сортировка & фильтра» нажмите кнопку «Очистить все сортировки». При этом из представления удаляется текущий или последний сохраненный фильтр, что позволяет просматривать записи в стандартом порядке.
Сортировка и фильтрация записей в Access
Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.
О сортировке и фильтрации
Сортировка записей
В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.
Для сортировки записей:
После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».
Фильтрация записей
Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.
В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.
Чтобы создать простой фильтр:
Создание фильтра из выделения
Чтобы создать фильтр из выделения:
Создание фильтра из поискового запроса
Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.
Фильтрация текста по поисковому запросу
Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:
Фильтрация чисел с поисковым термином
Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:
Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.
Сортировка записей в пользовательском порядке
Иногда требуется отсортировать данные не по алфавиту или по числу, а по пользовательскому порядку (настраиваемый или логический порядок). Например, можно отсортировать рабочие дни так, чтобы первым был понедельник, чем сортировка в алфавитном порядке, когда пятница отображается первой. Вы можете сортировать данные в представлении таблицы или запроса либо в представлении формы.
В этой статье
Сортировка небольшого конечного количества уникальных значений полей
В этой процедуре вы напишем выражение, в качестве ранжируете названия сотрудников с помощью функции IIf.
Сначала создайте таблицу, которая содержит три поля: «Название», «Имя» и «Фамилия». В поле «Название» введите следующие значения для четырех новых записей:
Inside Sales Разуваев
Менеджер по продажам
Вице-президент, отдел продаж
В полях «Имя» и «Фамилия» из четырех записей введите нужные имена.
Теперь откройте таблицу в представлении таблицы.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Расширенный фильтр.
Добавьте в сетку нужные поля, такие как «Имя», «Фамилия» и «Название».
Щелкните правой кнопкой мыши строку поля в первом пустом столбце, выберите «Масштаб»и введите следующее выражение:
IIf ([Title] = «Vice President, Sales», 1, IIf ([Title] = «Sales Manager», 2, IIf ([Title] = «Sales Representative», 3, IIf ([Title] = «Inside Sales Вуалю», 4, 5))))
Название — это имя поля, которое содержит ранжировали значения. Значения, заключенные в кавычках, являются отдельными значениями, храниммими в поле. После него будет ранж, присвоенный ему. Предыдущее выражение присваивает ранг от 1 до 4 четырем разным названиям и присваивает 5 всем остальным. При выполнении сортировки названия, не упомянутые в этом выражении, имеют одинаковый ранг (5).
В строке «Сортировка» для столбца, содержащего выражение, щелкните «По возрастанию».
на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.
Функция IIf возвращает числвое значение, соответствующее значению в поле «Название». Например, если в поле «Название» имеется значение «Диспетчерпродаж», назначенное число будет 2. Если поле «Название» не указано в качестве аргумента функции (например, «Окружная пособка»), ему назначено число 5. Затем запрос отсортет эти числа по возрастанию.
Сортировка большого количества уникальных значений полей
Если нужно ранжировать большое количество значений, лучший способ отсортировать данные — создать таблицу подпапок.
Предположим, что таблица «Сотрудники» ссылается на более чем 50 разных заголовков. Сначала потребуется создать таблицу подготовить существующую таблицу для ее подготовки. Затем вы связываете две таблицы и создаете запрос.
Создание таблицы подпапок и изменение существующей таблицы
Создайте новую таблицу подытов, в которую будут храниться заголовки. Привязйте таблицу ктипу данных и задайте для полей тип данных, указанный в скобки, как показано в следующей таблице: