График работы и график сменности в чем отличие
Сменный режим и работа по графику: в чем отличия
В зависимости от особенностей вашей работы вы можете установить двух-, трех- или четырехсменную работу. При этом обязательно составить график сменности. Нередко его путают с работой по скользящему графику.
Что такое сменная работа
Сменная работа – работа в две, три или четыре смены.
Ее можно ввести, если:
Для того чтобы перейти на сменный режим работы, вам понадобится:
Если работникам установлен сменный режим работы, то график сменности обязателен. С ним ознакомить сотрудника надо не позднее, чем за 1 месяц до его введения.
Исключения установлены для микробизнеса. Если такие фирмы используют типовую форму трудового договора, то график сменности нужно включить в типовой договор с сотрудником.
График сменности нужно составить так, чтобы рабочее время работника не превышало установленной продолжительности рабочего времени для данной категории лиц за учетный период. Поэтому, вы не вправе составлять график сменности таким образом, чтобы в нем заранее была предусмотрена сверхурочная работа.
За несоставление графика сменности и неознакомление с ним работников работодатель может быть оштрафован.
Работа по скользящему графику: в чем отличия от сменного режима
Сменным является такой режим работы, при котором одни работники в течение суток сменяются другими хотя бы один раз.
С ней не надо путать работу по скользящему графику. Например, в режиме «сутки через трое», «два через два». Например, установлен график «два через два»: два дня работник работает по 12 часов с 8.00 до 20.00, а следующие дня отдыхает, и при этом с 20.00 до 8.00 организация не работает.
График «сутки через трое», «два через два» тоже может быть графиком сменности. Если в этом случае присутствует сменяемость работников. Но если при этом режиме сменяемости работников нет, то такой график является обычным графиком работы.
В этом случае речь идет о работе по скользящему графику, а не о сменной работе, поскольку на протяжении одного дня сотрудники друг друга не сменяют. В таком случае нужен график работ, а не график сменности.
График работ составляют, если в течение отдельного рабочего дня сотрудники работают только в одну смену. В таком случае действует режим рабочей недели с предоставлением выходных дней по скользящему графику.
Сотрудникам, которые работают по графику работ, нужно установить суммированный учет рабочего времени. Установить график работы надо в локальном нормативном акте или в трудовом договоре при приеме сотрудника на работу.
Трудовой кодекс не предусматривает, что с графиком работ сотрудников надо обязательно знакомить в течение установленного срока. Однако, вы вправе ознакомить с ним сотрудников, как и с графиком сменности, не позднее, чем за 1 месяц до его введения.
Этот, либо иной срок, установите в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка либо трудовом договоре с работником.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Графики сменности и работ: на что обратить внимание (Никурадзе А.)
Дата размещения статьи: 20.07.2015
График сменности применяется лишь в тех организациях, где осуществляется непрерывный производственный процесс. Нередко работодатели упускают из вида данный факт и вводят режим ошибочно. Давайте разберемся, в каких случаях мы применяем график сменности, а когда мы должны составлять графики работ.
Отличие графиков сменности от графиков работ
Согласно ст. 103 ТК РФ обязательными требованиями при сменной работе являются:
— составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
— учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
— ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
Таким образом, если работодателем применяются графики сменности, то вышеперечисленные требования должны быть им соблюдены.
Примечание. Про суммированный учет рабочего времени читайте в ближайших номерах.
Если же в организации предусмотрен такой режим работы, когда работники выполняют свои трудовые обязанности на протяжении одного дня, но при этом не сменяются другими работниками (например, чередование рабочих дней два через два), то такой режим работы не может квалифицироваться как сменная работа и в этом случае требуется график работ, а не график сменности.
К графику работ на законодательном уровне не установлено каких-либо требований по срокам ознакомления, также нет необходимости в учете мнения представительного органа работников. Работодателю необходимо только соблюдать установленную продолжительность рабочего времени и предоставлять работникам междусменный и еженедельный отдых в установленных законом нормах.
Требования к графикам
Основными требованиями как при составлении графика сменности, так и при составлении графика работ являются:
1) соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;
2) предоставление времени отдыха.
В итоге в графиках необходимо предусмотреть следующее:
1) время начала и окончания работы в день или смену;
2) продолжительность рабочего дня (смены) и количество смен в сутки;
3) количество рабочих и выходных дней (в графике сменности обязательно нужно предусмотреть чередование рабочих и нерабочих дней). Напоминаем: в соответствии со ст. 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 часов;
Необходимое количество перерывов для отдыха и питания отдельных работников следует определять со специалистом по охране труда в зависимости от установленных СанПиН и методологических рекомендаций.
На что обратить внимание
При этом допустимо отклонение в ту или другую сторону в пределах одного-двух рабочих дней или смены, так как включить в учетный период четное количество часов не всегда представляется возможным. Законодательно подобная возможность (превышение или уменьшение нормы часов в пределах одного рабочего дня (смены)) не предусмотрена. Такой вывод сделан исходя из инспекционной практики. Если работодатель разрабатывает график описанным выше способом и оплачивает работнику переработки или недоработки в установленном порядке, то риск привлечения работодателя к ответственности практически отсутствует.
Также при разработке графиков (и работ, и сменности) работодателю необходимо учитывать, что продолжительность рабочего дня (смены), непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Частью 2 ст. 95 ТК РФ установлено, что в непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.
Еще сокращенная продолжительность рабочего дня или смены устанавливается для работы в ночное время. В этом случае рабочее время должно быть сокращено на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ). Однако необходимо иметь в виду: если работник принят исключительно для работы в ночное время или для него предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени, указанное выше правило на него не распространяется.
Обратим внимание и на срок, на который целесообразнее утверждать графики. Стоит отметить, что график сменности лучше составлять на один-два месяца вперед, так как при необходимости внести в него изменение на практике возникают определенные трудности. Например, работодатель разработал график на год вперед и ознакомил работников с ним. Но спустя месяц кто-то из работников заболел, кто-то решил сменить место работы и т.д. Следовательно, работодателю необходимо перестраивать график, внося в него корректировки. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора возможно только с письменного согласия работника. Опять же с графиком сменности работники должны быть ознакомлены не позднее одного месяца до его введения.
Таким образом, работодатель разрабатывает график заново, работники с ним знакомятся и через месяц все снова работают в штатном режиме. До вступления графика сменности в силу работодателю придется закрывать «дыры» с помощью привлечения других сотрудников к работе в выходные дни. Так как в случае, если один работник заболел и его необходимо заменить, а у другого работника по графику выходной, без его согласия и оплаты рабочего времени в двойном размере работодатель не вправе привлечь его к работе.
Стоит отметить, что привлечение работника к труду в течение двух смен подряд запрещено (ч. 5 ст. 103 ТК РФ). При этом до момента выхода работника-сменщика допускается привлечение к сверхурочной работе того работника, у которого была предыдущая смена, если работа не допускает перерыва. Данное основание для привлечения работника к сверхурочным работам не предполагает, что он будет работать вторую смену полностью. Однако на период, пока работодатель вызовет заменяющего работника, сотрудник, отработавший смену, остается на работе до его прихода.
Вносим изменения в график
Что же делать, если работники не согласятся на изменения в графике? Здесь работодателю приходит на помощь ст. 74 ТК РФ. Однако работодателю необходимо обосновать вносимые изменения в режим работы сотрудников. Более того, требуются не просто причины, влекущие за собой изменения, а причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины).
Применение ст. 74 ТК РФ также усложняется тем, что работники должны быть уведомлены о внесенных изменениях и их причинах не позднее чем за два месяца. То есть сроки введения нового графика существенно удлиняются.
Из вышесказанного следует, что, разрабатывая график сменности, лучше знакомить работников с графиком на один месяц вперед, а при необходимости внесения изменений в график сменности руководствоваться ст. ст. 72 и 74 ТК РФ в зависимости от ситуации.
Такой же порядок внесения изменений предусматривается для графика работ (так как он также является одним из элементов режима работы). Единственное отличие состоит в том, что если сотрудники согласны трудиться по новому графику работ, то нет необходимости ждать месяц, они приступают к работе по новому графику хоть на следующий день. Что касается периода, на который рекомендуется разработка графика работ, то в связи с отсутствием требований в нормах права работодатель сам определяет, будет ли это график работ на день, неделю, две недели, месяц или квартал. Все зависит от специфики работы организации, возможности запланировать режим работы на больший промежуток времени, вероятности форс-мажорных обстоятельств и многого другого. В данном вопросе компания вправе решать исключительно в своих интересах.
Для более точного понимания порядка составления графика сменности разберемся с этим на примере.
Работники в дневную смену работают с 8:00 до 20:00 с двумя перерывами для отдыха и питания по 30 минут (перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время и не оплачивается):
Работники в ночную смену работают с 20:00 до 08:00 с двумя перерывами для отдыха и питания по 1 часу (перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время и не оплачивается):
Посмотрим на графики за апрель и март 2015 г. ниже.
Что значит сменный график работы по ТК РФ (нюансы)?
Трудовой кодекс о сменном графике работы
Если компании работает по сменному графику, работодателю необходимо учитывать нюансы, предусмотренные трудовым законодательством.
Сменную работу ТК РФ (ст. 103) разрешает применять:
Обычно внутрифирменными локальными актами и трудовыми договорами устанавливается продолжительность рабочей смены работников и порядок их чередования с междусменными промежутками для отдыха.
Составить трудовой договор с условием о сменном графике работы вам поможет Готовое решение с подробными разъяснениями и примерами формулировок от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Разобраться с нюансами составления других документов, определяющих режим труда и отдыха работников, помогут материалы нашего сайта:
Для правильной организации сменной работы составляются графики сменности с соблюдением следующих условий:
Виды сменных графиков
В зависимости от технологии работы компании для разных должностей могут устанавливаться графики сменности с разной продолжительностью и сочетанием рабочих отрезков времени с периодами отдыха.
К примеру, для работников такой специфичной сферы, как железнодорожный транспорт, могут разрабатываться графики со следующими параметрами:
Первая форма сменной работы характерна для операторов, дежурных по станции, осмотрщиков-ремонтников вагонов, слесарей по ремонту подвижного состава и других работников, обеспечивающих круглосуточный прием, пропуск и обработку подвижного состава.
Специфика деятельности работников второй группы не требует круглосуточного присутствия на рабочих местах, однако не допускает каких-либо перерывов в дневных рабочих сменах. К числу таких работников можно отнести диспетчеров по учету вагонов, требующих отцепочного ремонта, и иные подобные должности.
Работа в режиме «сутки через трое» характерна для службы охраны помещений и территории. Как рассчитать сменный график для данной категории работников, рассмотрим далее.
Расчет сменного графика работы
Чтобы рассчитать график рабочего времени для сменной работы «сутки через трое», необходимо:
С документами, используемыми при учете фактически отработанного времени, знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
Важно! При оформлении графика рабочего времени необходимо учитывать законодательно установленное условие о 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).
Результаты расчета параметров сменного графика и его результаты обычно оформляются в табличной форме и вывешиваются на всеобщее обозрение.
Работник должен узнать о параметрах сменного графика не менее чем за 1 месяц до его введения в действие. Обязанность по такому ознакомлению лежит на работодателе (ст. 103 ТК РФ).
Какие есть нюансы предоставления ежегодных отпусков работникам со сменым графиком, узнайте из КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Оплата труда при сменном графике: нюансы
Расчет заработной платы при сменной работе имеет свои особенности по сравнению с аналогичными расчетами в режиме 5-дневной рабочей недели с выходными днями в ее конце.
При сменном графике привычные для всех выходные дни (суббота и воскресенье) могут по графику быть рабочими, а отдых сменного работника будет приходиться на период трудовых будней.
Расчет заработной платы сменного работника специфичен тем, что количество рабочих часов по графику может отличаться от нормы в сторону увеличения (плановая сверхурочная работа) либо образовывать плановую недоработку.
Важно! При применении суммированного учета рабочего времени годовое количество сверхурочных часов не может превышать 120 (ст. 99 ТК РФ).
Чтобы избежать ошибок в зарплатных расчетах при сменной работе, необходимо по окончании установленного компанией учетного периода проводить процедуру сверки следующих показателей:
Если при сравнении первый показатель превысит второй, необходимо рассчитать и оплатить переработку.
Важно! В соответствии с п. 5.5 постановления от 30.05.1985 Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 переработка подлежит оплате в полуторном (первые 2 часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода) и двойном размере (последующие часы работы).
Подобный подход при оплате сверхурочных подтвержден Верховным судом РФ (разд. 5 обзора, утвержденного президиумом ВС РФ 26.02.2014).
Пример расчета зарплаты сменного работника при наличии переработки рассмотрим в следующем разделе.
Как рассчитать зарплату при сменной работе
Оперативному диспетчеру установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 месяц. Работа осуществляется по графику 2/2 (2 рабочих дня по 11 часов через 2 выходных).
По графику за месяц диспетчер отработал 165 часов при норме 160 часов. Бухгалтер произвел следующий расчет (часовая тарифная ставка диспетчера — 260 руб.):
При таком же подходе можно произвести расчет по-другому:
На конечный результат выбор способа расчета не влияет.
Праздничные зарплатные добавки сменникам
В отношении оплаты праздников, выпавших на рабочие смены, действует общий порядок, установленный трудовым законодательством.
Важно! В соответствии со ст. 153 ТК РФ работа в праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Праздничные нерабочие дни перечислены в ст. 112 ТК РФ.
Следуя законодательно определенной минимальной планке праздничных доплат, работодатель вправе установить свой размер таких доплат. Их максимальная граница законом не регулируется. Порядок оплаты праздничных дней, как и все остальные важные нюансы зарплатных расчетов, необходимо отразить во внутреннем локальном акте компании (коллективном договоре, положении об оплате труда и др.).
При расчете зарплаты сменного работника, при условии что в расчетном месяце его рабочие смены совпали с праздничными нерабочими днями, необходимо учесть следующее:
Итоги
Сменный труд относится к работе в условиях гибкого рабочего времени. Трудовым законодательством регламентируются особенности его организации, учета и оплаты.
Работодателю необходимо правильно рассчитать продолжительность рабочих смен и перерывов на отдых, оформить сменный график, своевременно ознакомить с ним работников, производить учет фактически отработанного работниками времени, а затем грамотно начислять заработную плату с учетом особенностей сменной работы.
Что такое сменная работа? В каком порядке устанавливаются смены и графики сменности? Вправе ли работодатель изменять график сменности?
Сменным является такой режим работы, при котором в течение суток одни работники сменяются другими хотя бы один раз.
В течение суток может быть предусмотрено две, три или четыре смены.
Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Сменная работа вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
Количество смен в сутки, продолжительность и порядок чередования смен определяются в правилах внутреннего трудового распорядка предприятия. При этом продолжительность отдыха между сменами должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующий отдыху рабочий день (смену).
При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в соответствии с графиком сменности.
При составлении или изменении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников (если он есть). Графики сменности и изменения в график доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.
Законодательство не устанавливает порядка составления и изменения графиков работы (в отличие от графиков сменности), ознакомления с ними работников. Все это решается в соответствии с внутренними документами организации.
Если на Вашем предприятии применяется сменная работа, работодатель нарушает порядок составления и изменения графика сменности, и Вы считаете, что Ваши права нарушены, Вы можете обратиться за защитой своих прав в территориальный орган Роструда – государственную инспекцию труда (в том числе через данный ресурс), а также в суд.
Правовое обоснование
При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.
Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.
Работа в течение двух смен подряд запрещается.
В соответствии с п. 10.24 «СП 2.2.2.1327-03. 2.2.2. Гигиена труда. Технологические процессы, материалы и оборудование, рабочий инструмент. Гигиенические требования к организации технологических процессов, производственному оборудованию и рабочему инструменту. Санитарно-эпидемиологические правила», утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 23.05.2003,продолжительность ежедневного отдыха между сменами должна быть вдвое больше продолжительности работы. Меньший отдых (но не менее 8 часов) допустим только при чрезвычайной ситуации (аварийные работы).
Составляем графики работы и учета рабочего времени
График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
Когда оформляют графики
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание работы и учет отработанного времени:
В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.
Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.
Виды графиков работы
Рассмотрим подробнее, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В компаниях составляются графики работы на месяц по шаблону, представленному ниже.
Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в приказе Министерства обороны РФ №541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Покажем на конкретном примере, как сделать график работы на месяц в Excel на 4 человек по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:
Предложенный пример универсальный, такие готовые таблицы для заполнения графика работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.
Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
График учета времени на 2021 год (табель): как заполнить
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Оформляем шапку
В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:
Ответственность за отсутствие: