Гибкие задачи что это

Алгоритм жёстко-гибкого планирования в тайм-менеджменте и его шаги

Давно интересуюсь практической психологией. Изучаю труды современных специа.

Практикующий психолог, гештальт-терапевт. Закончила Тольяттинский Государ.

У каждого человека есть целый список ежедневных дел и обязанностей. И если не заняться их грамотным планированием, есть риск запутаться и упустить из вида что-то важное. Чтобы этого не произошло, используй простой способ организовать все свои дела в определенном порядке.

Жёсткое и гибкое планирование – это основа одной из существующих на сегодняшний день методик тайм-менеджмента. Данный способ подразумевает классификацию всех предстоящих задач на две группы и следование четкому плану действий.

Что такое гибкие задачи

Одни дела могут быть выполнены в любое время и не являются срочными. Остальные же, наоборот, строго привязаны к определенному часу. И сделать их в другой момент просто не получится (например, посетить какого-нибудь врача). А еще дела имеют разную продолжительность.

Задачи гибкого типа – это те, что не привязаны к определенному времени. То есть, справиться с ними ты можешь, когда будет удобнее всего. Вот наглядные примеры гибких повседневных дел:

Чаще всего именно эти задачи и составляют львиную долю любого списка повседневных дел. Они могут быть как единичные, так и регулярно повторяющиеся (например, поливать цветы два раза в неделю).

Однако гибкие задачи не являются необязательными. Они тоже, как правило, имеют свой дедлайн. Отличным примером можно назвать платеж по кредиту, который необходимо внести строго до конца месяца. Однако сделать это допустимо в любой день.

Также гибкие задачи иногда могут быть выполнены только при выполнении какого-либо условия. Например, чтобы проверить электронную почту, нужно иметь доступ в интернет с компьютера или смартфона. Да и сапоги ты однозначно не купишь, находясь в продуктовом магазине.

Что такое жесткие задачи

Подобные дела всегда привязаны к какому-то конкретному времени, которое практически никогда нельзя подвинуть. Если ты что-то не успеешь, то это непременно негативно отразится на итоговом результате. Вот несколько наглядных примеров таких задач:

Как видишь, каждое дело непременно необходимо выполнить именно в назначенный день и час. Иначе задача будет считаться проваленной. Количество таких дел определяется спецификой работы и образом жизни.

Например, женщина, занимающая высокую руководящую должность, может иметь до 80% жестких задач в своем распорядке дня. А вот, скажем, у фрилансера или домохозяйки, как правило, преобладают гибкие. А жестких задач может быть от 1 до 3 в течение одного дня.

Алгоритм жестко-гибкого планирования

Так как ты можешь иметь в перечне дел задачи обоих типов, необходимо учитывать данный факт при составлении списка. Получается, что их нужно каким-то образом совместить. Именно поэтому жесткое и гибкое планирование чаще всего объединяются в один алгоритм.

Данная техника впервые была детально описана специалистами по тайм-менеджменту Глебом Архангельским и Дэвидом Алленом. Суть заключается в том, чтобы составить план дел на базе именно жестких задач, а гибкие равномерно распределить в оставшихся «окнах».

И здесь очень важно четко понимать приоритетность того или иного предстоящего обязательства. Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 основных этапов, понимание которых поможет тебе справиться даже с большим количеством важных задач:

Всё начинается с выделения задач, которые никак не получится перенести на другое время. Используй обычный блокнот или ежедневник. Если так будет удобнее, можно прибегнуть к Помощи планшета, смартфона или ПК.

Слева расположи часовую сетку. Справа записывай перечень предстоящих дел. На данном этапе тебе не нужно выбирать, какие задачи более важные, а какие менее. Просто распредели их по времени, чтобы сразу было видно, сколько остается «окон».

При формировании задач старайся использовать более конкретные формулировки с упором на желаемый результат. Сразу пиши, чего необходимо добиться по итогам встречи или собрания, например, «заключить контракт с ООО «Рога и Копыта».

Не упускай их вида и время, которое потребуется на подготовку к событию. Если встреча с партнером запланирована в кафе, сразу выдели количество минут, необходимое для поездки к нужному месту. Иначе план постепенно сдвинется, и ты что-то не успеешь выполнить.

Теперь распредели все задачи, которые желательно завершить сегодня, но они не привязаны к определенному времени. Скорее всего, большую часть перечня займут регулярные дела. Кстати, электронные органайзеры могут добавлять их в автоматическом порядке.

Помни, что накладывать одно дело на другое нельзя. Даже если тебе кажется, что оно займет совсем немного времени, всегда есть риск, что именно этих минут не хватит для выполнения жесткой задачи.

Определись с тем, что тебе необходимо выполнить именно сегодня. Пусть это будет 2-3 дела, больше не нужно. Пометь их в списке каким-нибудь контрастным цветом, например, красным. Именно с этих задач и нужно начинать работу.

Помни про жесткие дела, которые имеют временные ограничения. Все остальные гибкие задачи должны просто немного перемешаться в зависимости от их приоритетности. То есть, дела, отмеченные красным цветом, займут верхние позиции списка.

Скорее всего, они также будут разбиваться жесткими задачами. Оставшиеся не настолько важные гибкие дела можно разместить в течение дня таким образом, чтобы получилось максимально комфортно конкретно для тебя.

Удели особое внимание приоритетным делам. Второстепенные гибкие задачи могут в итоге и не оказаться в числе выполненных за сегодняшний день. И это в принципе нормально, потому что они не имеют строгих временных рамок.

В процессе бюджетирования минут и часов ориентируйся на опыт и интуицию. Скажем, если ты точно знаешь, что просмотр рабочей почты способен затянуться на несколько часов из-за разгребания кучи спама и рекламы, заложи на него максимальный по длительности период.

Обязательно имей хотя бы небольшое количество времени на непредвиденные обстоятельства. Например, ты можешь заняться написание годового отчета, а в это время тебя незапланированно вызовет к себе руководитель проекта.

Оптимальный объем резерва составляет примерно 40% от времени, запланированного на выполнение этой задачи. Это позволит тебе успеть все сделать строго по списку, не выбиваясь из графика.

Гибкие задачи выполняются в зависимости от их приоритетности только в промежутках между жесткими, но никак не наоборот. В этом и заключается главная идея данного алгоритма. Все невыполненные сегодня гибкие дела должны быть автоматически перенесены на следующий день.

Если задача уже успела несколько раз перекочевать из одного списка в другой, стоит задуматься, а нужно ли вообще ей заниматься. Когда проблема заключается в её сложности, попробуй разбить её на несколько более простых.

Принцип жестко-гибкого планирования помогает успеть закончить все самые важные дела и заранее сформировать задачи на несколько дней вперед. Ты отлично справишься со всеми рабочими моментами и обязательно найдешь немного времени для отдыха.

Источник

Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время

Если вы задаетесь вопросом, почему я снова решила поднять вопрос важности планирования рабочего времени, я без проблем отвечу. Общаясь с сотрудниками различных компаний, не только по роду деятельности (я говорю сейчас о продажах), но и по личным обстоятельствам (встречи с друзьями), я все время интересуюсь, как построен процесс работы в компаниях, в которых работают все эти милые люди.

К сожалению, приходится каждый раз удивляться, тому, что в нашу эпоху большого количества обучающей информации, разнообразия тренингов и профессиональных коучей, все еще большое количество компаний на рынке не придают значения планированию рабочего времени своих сотрудников. Если вы решили построить в своей компании эффективный отдел продаж, данный вопрос никак нельзя упускать из виду. Поэтому продолжим.

Уважаемые руководители, давайте сегодня попробуем вместе* с вами составить примерный ежедневный план работы менеджера по продажам для того, чтобы лучше понять необходимость и важность данного процесса и поделиться своим опытом в решении вопроса планирования. Ваша основная задача — научить планировать свою работу менеджеров отдела продаж. Хотя, конечно же, планирование необходимо всем сотрудникам компании, но мы говорим об отделе продаж.

* Под словом вместе, я подразумеваю, что каждый составляет примерный план работ, приемлемый для работы в его компании, а в комментариях к данному посту делится своими соображениями. Буду признательна за ваш опыт.

Разделим задачи на «жесткие» и «гибкие»

«Жесткие задачи» — задачи, строго привязанные ко времени:

«Гибкие задачи» — задачи, не привязанные строго ко времени исполнения, но имеющие дедлайнов, вы можете решить эту задачу в любое свободное от жестких задач время, без срыва срока завершения*.

*«Гибкая» задача может перейти в категорию «жесткой», если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Составление плана работы отдела продаж

После разделения наших задач, первым делом вносим в рабочий план все «жесткие» задачи

План работы после внесения жестких задач

Жесткие задачи вносятся в план дня, недели, месяца по мере их появления. То есть желательно иметь под рукой еженедельник, а на компьютере CRM (если жесткая задача переноситься на другой день, автоматизированная система упростит процесс переноса задачи, без траты времени на повторное ее создание).

* Важно при создании задач учитывать время, необходимое полностью на решение данной задачи. Например, при создании встречи учитывайте также время, необходимое на дорогу и небольшой отдых между встречами для того, чтобы провести анализ и собраться с мыслями. В противном случае, вы рискуете сорвать запланированные дедлайны, и ваше планирование рискует превратиться в примерный план работ.

Приступаем к внесению «гибких» задач

Прежде чем планировать «гибкие» задачи, необходимо разделить их на группы по степени срочности и оптимальности решения. Наиболее срочные задачи лучше вносить в первые освободившиеся от жетских задач «окна».

Оптимальность задач влияет напрямую на время их решения. Например, наиболее оптимальное время для звонков — либо утро (чтобы назначить встречу в день звонка), либо вечером (чтобы назначить встречи на последующие дни). Соответсвенно, лучше всего приурочить к данному процессу определенный промежуток времени, когда менеджер сможет сделать все звонки и наиболее результативно. Или, например, подготовку к встрече резонно проводить перед самими встречами, то есть задачу по подготовке оптимально вносить в первую половину дня.

Получаем примерно такой план на день, заполняя оставшиеся свободные поля гибкими задачи с учетом их срочности и оптимальности.

Подведем итоги

Планирование должно быть ежедневным.

Устанавливайте реальные дедлайны, чтобы укладываться в сроки решения задач и не передвигать последующее планирование. Но не растягивайте время выполнения, Вы должны успевать решить все поставленные на день задачи.

Задачи могут быть не решены в этот день по различным причинам. У вас должен быть список гибких задач, которыми вы можете заменить образовавшиеся пробелы.

Учитывайте также классификацию задач на регулярные и нерегулярные. Регулярные могут быть сразу внесены в ежедневное планирование.

Планирование менеджеры должны делать реальное, по которому будут работать. Порой сотрудники составляют планы для «отмазки» руководителю, чтобы отстал. Попробуйте продать своим менеджерам идею важности составления регулярных планов и использование планирования в работе.

Расскажите о плюсах планирования:

Организованной вам работы отдела и продуктивных менеджеров по продажам.

Written by Лия Журавлёва

Руководитель направления продаж компании «Лидмашина». Начала свою работу в продажах продавцом-консультантом, на текущий момент занимает должность руководителя отдела продаж. За время работы пробовала себя в розничных продажах, занималась «холодными» телефонными обзвонами и вела переговоры о сотрудничестве в B2B-секторе. Работала на руководящей позиции в крупных федеральных компаниях: «2 GIS» и «Эр-телеком Холдинг» (бренд Дом.ру). На сегодняшний момент работает в консалтинговом агентстве по интернет-маркетингу «Лидмашина».

3 комментария for “Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время”

Никита

Интересный вариант деления задач. Часто ломаю голову над тем, где вести списки дел? На бумаге так приятно зачёркивать выполненное, но на электронных устройствах всё проще, хотя и надо немного напрячься сначала с синхронизацией. Вы чем пользуетесь?

Лия Журавлева

Никита, инструментов планирования большое количество, вопрос привычки. Главное, чтобы все задачи были в одном месте.
Так как в специфику моей работы входит общение с клиентами, я использую для планирования задач по переговорам с ними CRM-систему. Помимо общения с клиентами, я фиксирую в CRM и внутренние задачи. Очень удобно, что все дела занесены в одну систему. Рекомендую всем, кто работает в отделе продаж.

Айдар

Источник

Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до » (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

Бюджетируемые задачи — это разновидность гибких задач. К ним относятся дела, на выполнение которых отведено какое-то конкретное время. Например:

У бюджетируемых задач тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они требуют определенных временных затрат.

Бюджетируемые задачи могут быть и регулярными. Предположим, что проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. Бюджетировать время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При бюджетировании учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к бюджетируемым, вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

Бюджетируемые задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или переформулировать.

Заключение

планирование — это отличное решение, если ваш день насыщен встречами, выступлениями и другими подобными мероприятиями. Чтобы выжать максимум из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане, тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» при появлении неожиданных дел.

2. Добавляйте в свой план «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано. С их помощью вы сможете спасти свое расписание в случае появления непредвиденных задач и форс-мажоров.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Источник