Гибкие офисы что это
Офис как сервис
К 2030 г. до трети всех офисов в Европе будут гибкими, ожидают эксперты JLL. В России такие пространства тоже входят в моду. Гибкими офисами уже пользуются банки «Тинькофф» и «Открытие», «Яндекс.Маркет» и МТС. Спрос на гибкие офисы растет.
В Москве насчитывается 154 400 кв. м гибких офисов (эта площадь примерно равна двум комплексам «Белая площадь» на «Белорусской»), подсчитали аналитики CBRE. У Cushman & Wakefield оценка немного выше – 170 000 кв. м гибких пространств. Но в одном аналитики сходятся: пока это около 1% столичного рынка офисной недвижимости. Рынок гибких офисов в столице только формируется и поэтому быстро растет. По прогнозам CBRE, в 2019 г. он увеличится на 37%.
Статистика по гибким офисам, которую ведут консультанты рынка недвижимости, включает сами гибкие офисы, коворкинги и гибридные пространства. Все они в отчетах объединены понятием «коворкинг». По данным CBRE, в Москве сейчас 120 коворкингов, которыми управляют 60 операторов. Средняя площадь коворкинга – порядка 1600 кв. м. Основную долю рынка занимают российские операторы (66%). В среднем внутри коворкинга 80% рабочих мест закреплено за конкретными пользователями, оставшиеся 20% – незакрепленные рабочие места. В декабре в Москве открывается новый формат гибких сервисных офисов под брендом Space 1. Проект не подразумевает аренду отдельных рабочих мест и ориентирован на крупные компании, рассматривающие вариант среднесрочного размещения сотрудников в полностью готовом и обслуживаемом офисе. По данным руководителя департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield Натальи Никитиной, пока Space 1 – единственный оператор в Москве, полностью работающий по такой схеме.
Какие различия
Коворкинг – это офисное пространство, в котором можно арендовать даже одно место, в том числе на сверхкороткий период времени (от 1 часа). В коворкингах могут размещаться и отдельные компании в выделенных кабинетах, но сотрудники разных арендаторов будут пересекаться в общих зонах (кухня, санузел, рекреационные зоны). Коворкинг предлагает арендаторам ограниченную гибкость: планировки и рассадка не меняются, пространство брендировано в фирменный стиль оператора коворкинга. В сервисных офисах Space 1 каждый арендатор имеет полностью изолированный блок, в котором возможно адаптировать планировку под задачи компании и брендировать пространство в фирменный стиль арендатора. Такой офис имеет более продолжительные сроки аренды (в среднем от 1,5 года) и рассчитан на размещение команд численностью от 50 человек.
Концепция гибких офисов
К 2030 г. около 30% всего офисного рынка в Европе будет представлено гибкими пространствами, говорится в исследовании JLL «Flex-отерапия. Влияние гибких пространств на офисный рынок Москвы». Сейчас, по данным CBRE, на долю этого сегмента приходится 6% в Шанхае, 5% в Лондоне и 5,2% в Амстердаме. В Европе и США сегмент гибких офисных пространств растет на 20–30% в год, указывают аналитики Cushman & Wakefield.
Основоположник и один из мировых лидеров в этом сегменте – компания Knotel, которую в 2016 г. в США основали выходец из России Эдуард Шендерович и его партнер Амол Сарва. Knotel выросла из софтверного стартапа Knotable, у которого были избыточные площади и он придумал сдавать их в субаренду другим компаниям с числом сотрудников более 20 человек. Сейчас в портфеле Knotel свыше 200 офисов в Нью-Йорке, Сан-Франциско, Лондоне и Берлине.
Особенность гибких офисов в том, что арендатор получает собственные помещения внутри пространства с общей инфраструктурой, объясняет Никитина. До недавнего времени в Москве не было крупных приватных (т. е. изолированных от других рабочих мест) офисов с полным сервисным обслуживанием и гибким подходом к планировкам и брендированию, рассказывает гендиректор Space 1 Павел Федоров. Развивались преимущественно коворкинги или сервисные офисы, которые работают по модели отдельных кабинетов с общими зонами.
Гибкие офисы отличаются и от коворкингов, и от классических офисов. Основные преимущества гибкого офиса над классическим – возможность быстро заключить и расторгнуть договор аренды, отсутствие капитальных затрат и аутсорсинг поддерживающих функций, рассказывает Татьяна Шараева, руководитель бизнес-направления гибких офисных решений CBRE. Средний срок аренды классического офиса А- или B-класса – 3–7 лет с ограниченным правом досрочного расторжения, а возможности расширения зависят от наличия свободного пространства у собственника, рассказывает Федоров. В Space 1 можно арендовать офис на срок от 1,5 года.
При необходимости арендатор гибкого офиса может быстро увеличить или сократить занимаемое пространство, продолжает Шараева. Если потребности арендатора изменились, оператор может предложить ему альтернативное решение в том же здании или на других площадках сети, подтверждает Федоров.
Как трансформировать офис
В Space 1 офисы кастомизируются уже в готовом виде, говорит Федоров. Все элементы сделаны так, что при необходимости можно легко трансформировать пространство – из open space сделать кабинет или переговорную с помощью модульных стен. Возможно брендирование пространства в фирменный стиль арендатора.
Space 1 предлагает полностью изолированные приватные офисы, говорит Федоров. При этом в зданиях есть функциональная инфраструктура общего пользования, которую нерационально размещать в собственном офисе ввиду ограниченного времени использования. Например, большая переговорная комната, душ, склад, серверная и т. д. Приватность относится и к IT-инфраструктуре, отмечает он: в отличие от коворкинга, где все арендаторы пользуются единой WiFi-сетью, в Space 1 все рабочие места можно соединить при помощи проводного соединения, а также есть возможность создавать полностью изолированные, закрытые сети для каждого арендатора.
Эпоха гибких офисов: что будет дальше?
В 2020 году на фоне коронакризиса и сопутствующих ему ограничений проявились преимущества гибких пространств перед классическими офисами. Поговорим о том, какие именно изменения произошли на рынке, почему многие компании продолжат выбирать коворкинги и что ждет сегмент в перспективе трех — пяти лет.
Влияние 2020-го
Анализируя текущее состояние рынка гибких пространств и влияние на сегмент событий 2020 года, мы видим ключевые особенности развития.
Пользователи офисных помещений по-настоящему оценили адаптивность в переговорах с собственниками по пересогласованию условий относительно занимаемых площадей и арендной платы, а также возможности изменения пространства для создания безопасной среды. Более гибкие условия выгодно отличают аренду коворкингов и подобных форматов от аренды классического офиса и привлекают внимание потенциальных резидентов в ситуации неопределенности.
Этот фактор также способствовал росту интереса к flex-пространствам. Мы наблюдали две волны перехода сотрудников на дистанционный режим, и к концу года стало понятно, что большинство работодателей оценили возможность такого формата работы. По прогнозам Knight Frank, как минимум 15–20% сотрудников будут работать дистанционно на постоянной или периодической основе после окончания пандемии. Такие изменения могут подтолкнуть компании начать поиск нового современного пространства с возможностью оперативного изменения количества занимаемых рабочих мест.
Компании отметили для себя необходимость оптимизировать занимаемые офисные площади уже сейчас и в отдельных случаях сдавать излишки квадратных метров в субаренду, в том числе в управление профессиональным операторам коворкингов.
Достаточно часто стали появляться новости о размещении компании в том или ином гибком пространстве, которое было подготовлено для нее flex-оператором по модели BTS, то есть индивидуально, под ее запросы и нужды.
В чем же гибкость?
Во-первых, flex-пространства предоставляют гибкость договора по сроку аренды. В случае аренды классического офиса договор подразумевает долгосрочные отношения на три — пять лет. С оператором гибких офисов можно заключать договор на меньший срок.
Во-вторых, речь идет об отсутствии инвестиций в ремонт и закупку мебели. При переезде в классический офис компании необходимы материальные ресурсы и время для подготовки переезда, ремонта и оснащения офиса мебелью и техникой. В случае выбора гибкого пространств арендатор въезжает в полностью подготовленное и оснащенное собственником помещение.
В-третьих, есть возможности для общения между компаниями и расширения контактов. Коворкинги и гибкие офисы предусматривают размещение нескольких компаний/бизнесов/команд в одном помещении, что в отличие от классического офисного пространства способствует расширению бизнес-связей и полезных знакомств.
В-четвертых, гибкость условий в отношении того, сколько рабочих станций арендует компания. В случае необходимости резиденты могут беспрепятственно увеличивать/сокращать штат. В кризисный и посткризисный периоды это становится особенно актуально для пользователей офисных помещений.
Как понять, что вам нужен гибкий офис
Гибкие офисы — продукт для современных компаний, в меньшей степени консервативных. Давайте рассмотрим пять кейсов, когда арендатору больше подойдет коворкинг.
Прогноз по развитию коворкингов в ближайшие пять лет
Вплоть до 2020 года мы наблюдали быстрые темпы развития рынка коворкингов, в том числе за счет невысокой базы предыдущих лет. Так, среднегодовой темп роста рынка в столице последние пять лет составлял порядка 35–40%. Сейчас темпы роста не ожидаются такими высокими, и в ближайшие несколько лет показатель будет на уровне 15–20%. В зоне риска на фоне неопределенности 2020 года оказались несетевые операторы, которые сейчас занимают порядка 24% общего объема московского рынка гибких пространств и в случае продолжающихся ограничений и финансовых проблем могут покинуть рынок, уступив место крупным сетевым игрокам.
По данным Knight Frank, в настоящее время рынок гибких пространств в Москве составляет 1,3% от общего предложения качественных офисных помещений. Несмотря на активное развитие новых форматов коворкингов и закрытие крупных сделок, которое мы наблюдали даже в непростой период пандемии, потенциально доля гибких пространств в Москве составит до 3% в течение следующих двух лет.
Отдельно стоит сказать о появлении новых форматов на рынке. Все большее количество flex-игроков предпочитают выбирать гибкие офисы в формате built-to-suit, где предполагается подготовка площадки под конкретную компанию. О создании таких площадок активно заявляют операторы CEO Spaces, Space 1. В будущем с учетом высоких темпов трансформации рынка операторы могут предложить новые стратегии и форматы предложения в зависимости от изменения требований со стороны бизнеса.
Flexible Working. Объясняем по-русски
В этой статье мы попытаемся разобраться в том, что представляют из себя способы работы, которые вкладываются в понятие Flexible Working, почему они завоевывают все большую популярность по всему миру (и Россия не исключение) и какие технические решения можно встретить сейчас на рынке для построения гибких офисов.
Кембриджский словарь объясняет термин Flexible Working как ситуацию или договоренность между работником и работодателем, в которой работник вправе выбирать рабочее время и место для работы. Но, на самом деле, понятие Flexible Working в современном использовании несколько шире. Оно объединяет набор подходов в организации работы, включающие в себя общие рабочие пространства, отсутствие закрепленного рабочего места (hot-desking – еще один сложный для короткого перевода термин), мобильную и дистанционную работу, гибкий график, неполный рабочий день, разделение одних задач между разными сотрудниками и домашний офис.
Все большее распространение практик гибкой работы влияет на управляющих недвижимостью, заставляя их находить новые способы управления эффективностью помещений, лучше отслеживать и понимать, как их пространства используются. Одновременно с этим, планировка офисных пространств пересматривается. Если сотрудники часто работают из дома, то общие рабочие места помогут сэкономить на площади помещений, а приходящие работники требуют гибкие рабочие пространства для коллабораций, креативной работы, тихого уединения и т.п.
Целесообразность применения такого подхода для всех без исключения специалистов все еще сомнительна, но он имеет явные преимущества для тех, кто в своей работе не привязывается к одной-единственной локации.
Доказательством этому служит продолжающийся рост количества мобильных рабочих мест, который, согласно отчету “Working Anywhere: A winning formula for good work”, достигнет 70% к 2020 году.
Россия пока не в числе стран с большим количеством фрилансеров и самозанятых, а именно эти специалисты не имеют традиционного рабочего места, но рост стремительный: согласно данным Минфина, количество самозанятых в России может увеличиться более, чем в 10 раз к 2024 году, что составит 2,4 млн. человек. Для сравнения, в США к 2020 году число самозанятых составит 9,7 млн. человек, согласно отчету US Bureau of Labor Statistics.
Распространение Flexible Working сказывается и на растущей популярности гибких офисов, предназначенных для краткосрочной аренды, включая обслуживаемые офисные пространства, управляемые сторонними компаниями, коворкинги.
Согласно отчету Cushman & Wakefield, общий объем коворкинговых пространств в 2017 г. составлял 3,72 млн кв. м в США, 1,86 млн. кв. м в Европе и 0,93 млн. кв. м в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Спрос на коворкинговые пространства в Соединенном Королевстве растет на 15 процентов в год, а за его пределами даже более быстрыми темпами. В Москве, согласно недавним исследованиям, рост числа коворкингов в 2018 году составил более 30% с одновременным повсеместным увеличением спроса на гибкие офисы.
Появление гибких офисов повлекло за собой создание технических платформ и приложений для поддержки арендаторов и управляющих недвижимостью в гибких офисах.
Согласно отчету Cushman & Wakefield, общий объем коворкинговых пространств в 2017 г. составлял 3,72 млн кв. м в США, 1,86 млн. кв. м в Европе и 0,93 млн. кв. м в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Спрос на коворкинговые пространства в Соединенном Королевстве растет на 15 процентов в год, а за его пределами даже более быстрыми темпами. В Москве, согласно недавним исследованиям, рост числа коворкингов в 2018 году составил более 30% с одновременным повсеместным увеличением спроса на гибкие офисы.
Появление гибких офисов повлекло за собой создание технических платформ и приложений для поддержки арендаторов и управляющих недвижимостью в гибких офисах.
Всему виной новое поколение. Управляющим недвижимостью приходится идти навстречу ожиданиям нового поколения офисных работников – тех самых миллениалов. Недавнее исследование PWC о лидерстве среди этого поколения, назвало 4 основных требования миллениалов к рабочему месту: баланс работы и личной жизни, тренинги и развитие, технологии и инновации, оплата.
Кроме этого, Dell сообщает, что 44% работников считают свое рабочее место недостаточно «умным», в то время, как более половины (57%) ожидают, что начнут работать в умных офисах в следующие 5 лет. Когда дело касается найма новых талантов, технологии имеют решающее значение – миллениалы особенно склонны покинуть работодателя, который предлагает неподходящие им условия для работы.
Конкурентоспособность на рынке труда. Это особенно актуально для небольших организаций, которые конкурируют с глобальными брендами, например, в банковском секторе нужно обладать значимыми конкурентными преимуществами для найма талантливых сотрудников. Предложение гибкого графика может дать им то преимущество, которого не бывает в пакете их более крупных конкурентов.
Никаких от звонка до звонка. Мы все уже давно живем в мире «24/7», приводимом в движение технологиями и глобализацией. Для развития бизнеса непозволительно упускать дополнительные возможности. Спрос на клиентский сервис в разных странах и часовых поясах, работающий вне привычных «с 9 до 6», привел к возникновению альтернативных графиков работы. Офисы компаний, работающие с клиентами, интернет-магазины и колл-центры увеличили рамки времени работы. Многие другие из работодателей также требуют от сотрудников возможность частой работы вне стандартного рабочего дня.
Привлечение талантов. За счет предложения гибкого графика работы, hr-директора компаний могут заинтересовать талантливых соискателей, что особенно актуально для позиций, которые трудно закрыть.
Продуктивность работников. Сотрудники, которым предоставлена свобода выбора места и времени для работы, как правило, делают больше, чем от них ожидают за ту же зарплату. Планирование офисных пространств, отвечающих ожиданиям персонала, стимулирует взаимодействие и коммуникации между работниками.
Удержание персонала. Преимущества гибкого графика ценны и для удержания персонала.
Возможности быстрого масштабирования. Для компаний, работающих на динамичном рынке или находящихся в стадии бурного роста, возможность незамедлительно предоставить полноценное рабочее место вновь нанятым сотрудникам, особенно в условиях быстро увеличивающегося штата, может явиться решающим фактором в борьбе за долю на рынке. В таких ситуациях гибкие офисные пространства и подходы к работе могут стать подходящим решением.
Конечно, гибкий подход к планированию офисного пространства и рабочего графика не подходит для всех позиций без исключения. Идеальной такая работа может показаться людям творческих профессий, а также работникам, чьи должностные обязанности не втиснуты в фиксированные временные рамки. Например, служба поддержки клиентов, должна всегда быть на связи, что требует более скрупулезного планирования графиков сотрудников.
Современные технологии способствуют росту и расширению возможностей для Flexible Working в современной корпоративной среде.
Гибкие методы работы идут нога в ногу с современными техническими решениями, что обеспечивает в результате значимый синергетический эффект. Уже сейчас можно найти большое количество кейсов по применению технологических инноваций, созданных для гибких офисов и призванных не только повысить эффективность использования офисного пространства для работников, но и оптимизировать жизнь работодателей и управляющих недвижимостью. Такими новшествами могут являться системы для:
· Эффективной оптимизации пространств
· Улучшения опыта пользователей при определении местоположения внутри здания
· Аналитики в реальном времени о наполненности помещений для оптимизации операционных показателей
· Мониторинга перемещения мебели и оборудования
· Контроля доступа в особые зоны
· Обнаружения людей при экстренной эвакуации.
Основные решения, предлагаемые на рынке, можно сегментировать следующим образом:
· Системы управления рабочим пространством представляют собой программные платформы по управлению объектами недвижимости.
· Системы для позиционирования внутри помещений позволяют определять местоположение людей или объектов внутри зданий.
· Комплексные системы управления рабочими местами совмещают в себе программную аналитику и физические датчики интернета вещей, что помогает предприятиям оптимизировать рабочие ресурсы в пяти функциональных областях: управление недвижимостью, капитальными проектами, пространством и объектами в них; обслуживание зданий; энергоэффективность и экологичность.
· Платформы управления освещением, основанные на использовании LED освещения со встроенными датчиками, которые предоставляют данные о занятости помещений и сервисы по определению локации.
· Платформы для обеспечения безопасности. Они дают возможность определять занятость пространств и местоположение внутри помещений.
· Системы, созданные на основе офисной мебели позволяют определять занятость и загруженность помещений с помощью оборудования, встроенного в офисную мебель, прежде всего, в рабочие столы.
· Платформы для IT инфраструктуры, не требующие установки датчиков. Решения на основе ПО, которые дают пользователю понимание о занятости на основании данных от существующей LAN и WiFi инфраструктуры.
Оптимизация рабочего пространства, безусловно, является наиболее упоминаемым кейсом по построению гибких офисов, в статьях и описаниях в сети, что подтверждает возросший интерес к грамотному дизайну офисов и планированию интерьеров как к инструменту для увеличения производительности пользователей и максимизации использования рабочих площадей.
Технологические системы для помощи в планировании размещения, мониторинга использования пространств и сервисы по позиционированию внутри помещений все еще находятся в стадии начального развития, но новые игроки быстро захватывают рынок, особенно востребованы решения для умных офисов. Однако внедрение подобных систем идет не так быстро, как могло бы, во многом из-за большого количества представленных на рынке технологий, отсутствия единого отраслевого стандарта. Без особого труда можно найти более сотни глобальных поставщиков систем умных зданий, хорошо известных на рынке компаний и стартапов, которые борются за долю рынка, лучшую точность позиционирования, удобство в установке и обслуживании и т.д.
Несмотря на имеющиеся барьеры, развитие и рост применяемости технологических систем для гибкой работы и умного офиса продолжится благодаря востребованности как самих технологических систем, так и росту спроса на современные офисы.
Что такое гибкий офис. Объясняем простыми словами
Гибкий офис (англ. flexible office space) — готовые рабочие места или пространства с более комфортными (гибкими) по сравнению с традиционным офисом условиями аренды и с набором дополнительных сервисов.
Гибкость заключается в коротких сроках аренды и возможности для арендатора быстро увеличивать/уменьшать занимаемые площади под текущие потребности, а также изменять пространство — добавлять/убирать рабочие места, офисную мебель, перегородки, функциональные зоны и т. п.
Чаще всего основная площадь гибкого офиса отведена под формат open space. Отдельные помещения могут быть предусмотрены для кабинетов топ-менеджеров, переговорных комнат и т. п.
Пользоваться рабочими местами можно по принципу свободного стола или с помощью бронирования через администратора или специальную электронную систему.
Арендная плата включает в себя все платежи, в том числе за различные дополнительные услуги: интернет, использование оргтехники, клининг, ресепшен, кухонная зона, зона отдыха и др.
Многим компаниям стало проблематично прогнозировать свою деятельность. Когда возникает необходимость увеличить свой штат под конкретный проект, то построить новый офис большего размера за короткое время сложно и крайне дорого. Так что в целом формат гибких пространств способствует сокращению издержек на офис в разы.
Примеры употребления на «Секрете»
«На рынке приобрели популярность «гибкие» офисные пространства — помещения, где всё обслуживание берёт на себя арендодатель».
(Из новости о росте объёма сделок на офисном рынке Москвы.)
«На фоне пандемии стали популярнее офисные пространства с возможностью быстрой трансформации под нужды компании — так называемые гибкие пространства. До конца 2021 года в Москве откроется около 60 000 гибких офисов, заявили в JLL».
(Из новости о падении рынка офисной недвижимости в первый год пандемии коронавируса.)
Нюансы
Гибкий офис иногда выступает в качестве синонима коворкинга. И хотя чётких определений этих терминов не закреплено, выделяют некоторые существенные различия. Если рассматривать понятие «гибкий офис» как набор решений, которые раньше относились к помещениям традиционного офиса, то в него можно включить и коворкинги, и, например, арендуемые конференц-залы и др.
Если речь о гибком офисе как о конкретном помещении, то крупные компании также выбирают коворкинг, потому что в некоторых коворкингах уделяют отдельное внимание нетворкингу: проводят образовательные мероприятия, вечеринки и т. д. Помещения гибкого офиса, как правило, изолированы под каждую компанию-арендатора, а в коворкинге одновременно за соседними столами могут работать сотрудники разных компаний и частные лица.
Понятие гибкого офиса чаще применяется к готовым арендным помещениям. Но с началом пандемии коронавируса и массовым переходом на удалённую работу некоторые крупные компании начали переформатировать собственные помещения по принципам гибкого офиса — сокращать занимаемые площади, делать акцент на open space, отказываться от закреплённых за каждым сотрудником рабочих мест.
При этом количество оборудованных рабочих мест может стать меньше числа сотрудников — таким образом достигается экономия за счёт тех, кто находится на больничном, в отпуске, в командировке, на выездных мероприятиях, встречах, переговорах, частично работает из дома и т. п.
Гибкий офис подходит не для всех компаний и не для всех категорий работников. Например, для тех, чья деятельность связана с большим количеством оборудования, документации, конфиденциальной информацией и т. п. Это относится к системным администраторам, кадровым специалистам, юристам, финансистам и др.