день открытых дверей на предприятии

Организация PR-мероприятия ‘день открытых дверей’

На дне открытых дверей участники могут ознакомиться с миссией, корпоративными ценностями компании, корпоративным кодексом ее персонала [2]. Дни открытых дверей, по существу, представляют собой своего рода внутреннюю презентацию компании, что предполагает подготовку наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с представлением исчерпывающей и эмоционально окрашенной позитивной информации о компании, ее деятельности, достижениях, руководстве, сотрудниках, реализуемых проектах и перспективных планах. При этом нельзя недооценивать визуальный ряд, предлагаемый организаторами мероприятия, — в случае если он не будет тщательно выстроен, а сложится стихийно, может быть получен негативный эффект. В любом случае впечатление, произведенное на посетителей, должно быть комплексным, целостным и внутренне непротиворечивым, лишь тогда PR-воздействие будет продуктивным и долгосрочным. Крайне желательны также предварительные подробный инструктаж и коммуникативные тренинги персонала, ответственного за проведение мероприятия. Время, отведенное для PR-общения, — 1–8 ч, включая обед и культурную программу.

Важно отметить, что в процессе проведения дня открытых дверей целевой аудиторией могут быть получены и незапланированные PR-сообщения, именно поэтому так важны детальная проработка процедуры данных мероприятий, тщательный подбор участников, при которых просто не может быть мелочей и несущественных деталей. Именно на дне открытых дверей, в ситуации максимально неформального межличностного общения и ведения неструктурированных бесед, решающее значение приобретает коммуникативная и конфликтологическая компетентность PR-специалистов и всех участников мероприятия [3].

Основная цель дня открытых дверей – знакомство общественных групп с тем, как работает компания. В рамках дня открытых дверей могут проводиться: презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.; выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы; брифинги для приглашенных журналистов; конференции; круглые столы; приемы делегаций; церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия [1].

В зависимости от целей проведения дня открытых дверей организаторы могут приглашать на данное мероприятие разные категории общественности. Приглашение местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и различных инициативных групп весьма положительно влияет на характер взаимоотношений руководства компании с местной общественностью, позволяет укрепить доверие, достичь определенных компромиссов [3].

Организаторы дня открытых дверей иногда приглашают на данное мероприятие членов семей и родственников лиц, работающих в компании. Это позволяет заинтересованным людям лучше ознакомиться с условиями труда на данном предприятии или в организации, составить представление о характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценить перспективы профессионального роста на конкретном рабочем месте, в той или иной должности. Дни открытых дверей проводятся также для привлечения на свободные рабочие места компании лиц соответствующей квалификации, студентов старших курсов и выпускников профильных учебных заведений (как средних, так и высших). В свою очередь, различные учебные заведения (как государственные, так и коммерческие) активно используют дни открытых дверей для привлечения потенциальных абитуриентов.

Правильная организация дня открытых дверей требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей. Ответственными за проведение данного мероприятия назначаются, как правило, наиболее квалифицированные специалисты службы по связям с общественностью компании. Информация о предстоящем дне открытых дверей в какой-либо организации должна быть заблаговременно распространена через представителей СМИ в различных газетах и журналах, может быть передана по радио и телевидению; могут быть использованы также средства наружной рекламы. Весьма полезной в данном случае является и прямая почтовая рассылка индивидуальных приглашений тем официальным лицам, чье присутствие на мероприятии кажется его организаторам весьма полезным и важным.

В ходе проведения дня открытых дверей весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов и др. Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными планами развития организации (насколько это позволяют сделать соображения конфиденциальности). Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по территории организации с посещением действующих новых объектов – отдельно для каждой группы общественности с учетом ее специфических интересов.

Как и большинство ПР-мероприятий, дни открытых дверей требуют проработки вопросов охраны и обеспечения безопасности (в том числе производственной) для приглашенных лиц, уборки помещений, изготовления идентификационных табличек и стрелочных указателей и др. После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими организаторами данного мероприятия (что иногда предпочтительнее).

Таким образом, PR-мероприятия – эффективный инструмент коммуникаций, без которого не обходится ни одна коммуникационная программа. День открытых дверей является одним из самых распространенных мероприятий PR, который представляет собой внутреннюю презентацию компании. Это непосредственный контакт с целевой аудиторией, он позволяет установить новые и развить существующие, сформировать в глазах присутствующих репутацию и имидж компании, укрепить лояльность аудитории. Такие целевые формы особенно важны при работе с партнерами, корпоративными клиентами и инвесторами.

Источник

Социология коммуникаций и управление общественными отношениями

Лекция по теме «Событийная коммуникация (организация специальных событий в PR)»

1. Специальные события: общая характеристика, специфика, общие правила и этапы организации

Специальные события заполняют информационные пустоты. Немногие из компаний могут поставлять значимые известия ежедневно или даже каждую неделю. Но если вам необходимо, чтобы название вашей фирмы, ее товаров или услуг было постоянно на слуху, то может помочь хорошо задуманная и проведенная серия специальных событий, которые должны быть ориентированы на известие, на новизну.

Специальные события можно привязать к памятным датам календаря. Также можно покопаться в энциклопедии и найти в биографиях великих людей что-либо, связанное с вашими товарами или услугами, и использовать эти факты для организации специальных мероприятий для привлечения к вашему делу.

Если в местном сообществе случилась беда, а ваша продукция может оказаться полезной, то надо обязательно оказать помощь. Например, во время наводнения можно предоставить лодки, укрытие, одежду и обувь, продукты. При отсутствии отопления можно предоставить нагревательные приборы, полевое оборудование, теплую одежду. Как правило, СМИ не проходят мимо таких фактов.

Будьте полезны своему городу, если вы можете предложить что-нибудь из своей продукции, что повышает качество жизни, делает ее чище, здоровее, красивее.

Следует помнить, что все необычное лучше и дольше помниться!

Это тактика постепенного «разворачивания» информационного клубка.

В качестве примеров специальных событий можно также привести:

Успешное специальное событие требует серьезной подготовки. Во-первых, надо четко определить цель специального события. Во-вторых, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами. В-третьих, довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Далее необходимо определить круг участников и их ролей, состав приглашенных, разработать детальную программу и сценарий по минутам. Нужно предусмотреть возможные отклонения от сценария. «Сюрпризы» следует исключить, все должно быть под контролем.

Специальные события обычно освещаются в СМИ. Причем следует создать необходимые условия для работы журналистов (стулья, розетки для аппаратуры, средства связи, напитки и закуски). Отсутствие условий для работы расценивается как неуважение к конкретным СМИ, поэтому освещение событий может получить негативный оттенок.

Основные специальные события, организация которых относится к компетенции PR: церемонии открытия, приемы, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки. Такие мероприятия являются мощным средством, работающим на паблисити компании.

Источник

Организация «День Открытых Дверей», для компании Mytischi Logistic

«День Открытых Дверей» — для любой компании – это особенное событие.

Оно сочетает в себе несколько направлений, но основная цель такого мероприятия – это воспитание преемственности в трудовом коллективе.

Ведь нередко сотрудники приходят с семьями, чтобы их вторые половины и дети могли воочию увидеть, где и чем занимаются их родные.

Другая центральная задача – это привлечение новых партнёров и клиентов, а так же новых сотрудников.
Организация «Дня Открытых Дверей» — непростая задача в связи с масштабностью мероприятия и готовится оно не один месяц.

Здесь нужно учитывать всё – от рекламной продукции на маршруте по предприятию, до развлекательных площадок и детской анимации.
Прежде всего, необходимо разработать логистику проведения такого мероприятия. Ведь принимать участие в нём будут 2500 человек, из которых больше 200 – дети.

Как все было:

Большая часть сотрудников предприятия и их семьи живут неподалёку от комплекса, кто-то добирается на собственном автотранспорте, но компания выделила четыре дополнительных комфортабельных автобуса, для встречи приглашённых гостей, из числа потенциальных заказчиков и партнёров.

Гостей встречали один из двух Ведущих и тридцать аниматоров в национальных костюмах.

От самых ворот логистического комплекса начиналась экскурсия по предприятию.
Развернувшись в цепь по маршруту, аниматоры провожали гостей от локации к локации, на которых опытные сотрудники компании, в роли гидов, рассказывали о каждом этапе производственного процесса.

На каждом экскурсионном этапе гости получали рекламные буклеты, флажки с логотипом, памятные значки.

Пройдя весь маршрут, при выходе из комплекса на открытую территорию предприятия, сотрудникам и гостям вручали воздушные шары с красочным логотипом.
На площади была установлена большая сцена с мощным звуковым оборудованием.

По всему периметру сцена была украшена пышной гирляндой из воздушных шаров в цветах компании.

Второй Ведущий приветствовал участников мероприятия со сцены, рассказывая, какие активные площадки и развлечения ждут присутствующих.
Дальше на площади, большим квадратом, стояли крытые кейтеринговые линии, где все желающие могли получить специальные продуктовые наборы с горячими блюдами в национальном стиле в ланч-боксах.

Поодаль вряд выстроились грузовики-дальномеры, на которых компанией перевозилась та или иная продукция.

Любой желающий мог забраться в кабину грузового автомобиля, а так же, прогуляться по просторному пустому прицепу.
Прямо за колонной грузовиков расположилась квадротрасса, где, под руководством опытных инструкторов, гости на квадроциклах преодолевали различные препятствия, учились крутым разворотам и правильному прохождению маршрута.

На отдельно огороженной территории расположилась детская площадка.
Малыши, под пристальным вниманием аниматоров и родителей, тоже катались на различных моделях машин по своим, детским трассам, резвились внутри большого надувного батута, а дети постарше осваивали настоящий батут, огороженный страховочной сеткой.

Под навесами без устали работали пять аквагримёров.

Детишки сами выбирали, в кого им превратиться или что просто нарисовать на щёчках.
Красочная феерия их котят, тигрят, людей-пауков, сказочных фей, злых и добрых волшебников, инопланетян и прочих фантастических и реальных персонажей, объедалась мягким мороженым, сладкой ватой, карамельными яблоками и пила напитки всех цветов радуги.

Две девушки-аниматора в костюмах клоунесс с мастерством и сноровкой профессиональных фокусников сворачивали и дарили малышам из узких воздушных шариков фигурки зверей и птиц, фантастические цветы, смешных человечков.

На сцене выступали артисты: детский хор, кавер-группа, коллектив мастеров боевых искусств, танцевальный коллектив.
А недалеко от сцены расположилась длинная конструкция с натянутым баннером.

Это – корпоративная стена граффити, на которой, каждый желающий под руководством опытного художника, мог нарисовать собственное послание любимой компании.

Люди переходили от одной развлекательной площадки к другой, перекусывали за столиками под большими зонтами или просто расположившись на газончиках и бетонных ограждениях.

Наслаждались захватывающими зрелищами восточных единоборств и изящных красочных танцевальных номеров, танцевали под хиты, исполняемые кавер-группой, и вместе с детьми подпевали детскому хору. И просто отдыхали.

Финал «Дня Открытых Дверей».

День клонился к закату, но, люди неохотно покидали территорию комплекса. Ведь так хочется, чтобы праздник не заканчивался как можно дольше.

Они расходились группами и семьями, унося с собой воздушные шары, сувениры, угощение, но самое главное – отличное настроение и атмосферу единения, которая останется в памяти на долгие годы.

Хотим напомнить, что в организации таких форматов корпоративных праздников, как «День Открытых Дверей» — нами накоплен огромный опыт.

Источник

«День без турникетов» поддержали более 70 предприятий

Сергей Собянин принял участие в акции «День без турникетов». Вместе со столичными школьниками он посетил Государственный научно-исследовательский институт авиационных систем (ГосНИИАС).

За два дня на экскурсии по промышленным предприятиям записались около 10 тысяч человек. Школьники смогут проследить полный цикл производства, посмотреть на работу исследовательских центров и, возможно, определиться со своей будущей профессией. «Мы в этом году проведем четыре таких мероприятия. Дни открытых дверей пройдут на предприятиях Москвы, начиная от кондитерских до авиационных», — сказал Мэр Москвы.

Увидеть цех изнутри и сделать мороженое

Акция «День без турникетов» проводится в Москве ежегодно. Все желающие могут посетить цеха промышленных предприятий города. Для участников проводят экскурсию, где они знакомятся с историей московской промышленности и узнают о ее современных достижениях. На некоторых предприятиях они могут поучаствовать в производственном процессе — собрать микросхемы, предметы мебели, испечь пирожные, изготовить конфеты или мороженое.

Первая акция «День без турникетов» прошла в Москве в 2012 году. Тогда на восемь предприятий пришли около 600 человек. С тех пор участниками акции стали свыше 11 тысяч человек и около 90 промышленных производств столицы.

Среди постоянных участников акции — предприятия, производящие:

— продукты питания и напитки (кондитерско-булочный комбинат «Черемушки», ООО «Кока-Кола», ООО «Вимм-Билль-Данн», Московский пивобезалкогольный комбинат «Очаково», Московский комбинат шампанских вин);

— машины и оборудование (Московский завод специализированных автомобилей, Московский тормозной завод «Трансмаш»);

— самолеты и элементы летательных аппаратов (ПАО «Туполев», ПАО «Ил»);

— строительные материалы и электрооборудование (ООО «Синикон»);

— химические вещества (парфюмерию и косметику) (ОАО «Фаберлик»);

— текстиль и обувь (Московская обувная фабрика «Парижская коммуна»);

— часы (часовой завод «Ника»);

— мебель (ООО «Феликс», ООО «Марта»).

По выбору москвичей: 70 предприятий в 2018 году

В этом году акция «День без турникетов» проходит 11, 12 мая. В ней принимают участие более 70 предприятий, некоторые из них — впервые: «Инвитро», Государственный НИИ авиационных систем, ООО «Лукойл ЭПУ Сервис», компания «Механика», ЦНИТИ «Техномаш» и другие.

Самые интересные отрасли предприятий для посещения выбрали москвичи в ходе голосования в проекте «Активный гражданин». В нем приняли участие 167,2 тысячи человек. Больше всего голосов отдали за производителей кондитерских (свыше 59 тысяч голосов) и хлебопекарных изделий (57,5 тысячи голосов), на третьем месте — авиационная сфера (более 54 тысяч голосов). Среди форматов проведения акции больше всего голосов набрал вариант «Сделай сам» (68,1 тысячи), когда посетители могут поучаствовать в производственном процессе.

Зарегистрироваться на экскурсию и получить более подробную информацию можно на сайте проекта. Впервые в 2018 году в «Дне без турникетов» примут участие актеры театра и кино, популярные блогеры и олимпийские чемпионы. Они будут проводить экскурсии и публичные беседы с горожанами. Хедлайнером станет группа Therr Maitz, которая даст сольный концерт на территории Всероссийского НИИ металлургического машиностроения.

ГосНИИАС — лидер авиационной отрасли

Государственный научно-исследовательский институт авиационных систем был основан в 1946 году на базе одной из лабораторий летно-исследовательского института имени М.М. Громова. В 1994-м ему был присвоен статус государственного научного центра. Сейчас он входит в состав созданного в 2014 году национального исследовательского центра «Институт имени Н.Е. Жуковского».

Сергей Собянин вручил сотрудникам НИИ благодарственные письма: «Хотел поблагодарить коллектив вашего ведущего НИИ, которое обеспечивает оборудованием и технологиями практически все ведущие предприятия отрасли».

В свою очередь заместитель генерального директора ФГУП «ГосНИИАС» Владислав Косьянчук рассказал, что на предприятии ждут молодых сотрудников: «У нас есть две базовые кафедры. Мы с удовольствием берем выпускников к себе на работу, они приходят к нам из МАИ и МВТУ».

Сегодня в НИИ работают 2156 человек. Их средняя месячная заработная плата — 73 тысячи рублей.

НИИ Расположен в Северном административном округе, по адресу: улица Викторенко, владение 7 и занимает площадь в 4,99 гектара. Площадь капитальных объектов — 83,3 тысячи квадратных метров.

В 2017 году объем инвестиций ГосНИИАС в развитие и модернизацию института составил 318,4 миллиона рублей.

ГосНИИАС занимается системными исследованиями в области авиации, разработкой алгоритмов, информационного и программного обеспечения авиационных комплексов и анализом эффективности авиационных систем. Это ведущий российский научно-исследовательский центр в области разработки комплексов авиационного бортового оборудования, обладающий уникальными научными школами и научно-технической базой.

Основные области исследований специалистов ГосНИИАС:

— эффективность и внешнее (концептуальное) проектирование авиационных комплексов;

— интеграция и отработка комплексов бортового оборудования и вооружения, авионика;

— бортовые алгоритмы и программы;

— планирование использования воздушного пространства в системах организации воздушного движения;

ГосНИИАС в этом году принимает участие в акции «День без турникетов». Посетители смогут увидеть специальные тренажеры для тестирования различных элементов самолета. Например, тренажер «Железная птица» — это имитация силовых конструкций планера. На нем смонтированы приводы подвижных элементов — шасси, аэродинамические рули, механизация крыла. Участники экскурсий смогут попробовать управлять этими системами. Тренажер самолета МС-21 — это макет кабины. Здесь установлено настоящее бортовое радиоэлектронное оборудование и имитаторы самолетных систем, объединенных штатной кабельной сетью. Тренажер позволяет отработать интеграцию бортового оборудования и программного обеспечения, а также тестирование и сертификационные испытания оборудования самолета МС-21, включая отказные и критические ситуации. Для визуальной имитации полета используется проекционный экран перед кабиной. Динамика движения самолета обеспечивается математическими моделями.

Авиационная промышленность Москвы

В ходе визита Сергей Собянин встретился с руководителями крупных предприятий авиационной отрасли: Объединенной авиастроительной корпорации, авиационного комплекса имени С.В. Ильюшина, компании «Сухой», АО «Гражданские самолеты Сухого», РСК «МиГ», ПАО «Туполев» и других.

На встрече обсудили градостроительное развитие предприятий города, в том числе создание на их базе технопарков в сфере авиационной промышленности, инвестиции в модернизацию производственного оборудования промышленных предприятий столицы. Также участники затронули такие вопросы, как меры поддержки предприятий авиационной отрасли, создание образовательного центра подготовки кадров для них, а также детских технопарков вместе с ведущими предприятиями авиационной отрасли и вузами города. Еще одна тема встречи — создание отраслевого авиационного кластера как части инновационно-производственного кластера Москвы.

Сергей Собянин напомнил, что авиапромышленность — одна из крупнейших отраслей реального сектора экономики столицы. В городе расположено более 40 крупных и средних предприятий и научно-исследовательских организаций авиационной отрасли. В них работают 50,9 тысячи человек. Среди этих предприятий: ГК «Ростех» (15 организаций); АО «Объединенная авиастроительная корпорация» (шесть организаций), АО «Корпорация “Тактическое ракетное вооружение”» (три организации) и 17 других.

«Мало кто знает, что Москва по-прежнему является крупнейшим промышленным центром России. Здесь сосредоточено огромное количество высокотехнологичных научных предприятий, конструкторские бюро, которые обеспечивают разработками многие и многие предприятия по всей стране. Наши вузы готовят первоклассных молодых специалистов, так что у промышленности Москвы есть хорошее будущее», — сказал он.

По итогам 2017 года инвестиции в основной капитал предприятий авиационной промышленности Москвы составили 25,6 миллиарда рублей.

Кадры для компаний отрасли готовят три столичных вуза — МГТУ имени Н.Э. Баумана, МАИ и МГТУ гражданской авиации.

Правительство Москвы оказывает поддержку предприятиям авиационной отрасли. В частности, АО «Аэроэлектромаш» и ЗАО «Хамильтон Стандард-Наука» присвоен статус промышленного комплекса. В ближайшее время Правительство Москвы рассмотрит вопрос о присвоении статуса еще одному предприятию авиационной отрасли — АО «НПЦ газотурбостроения “Салют”».

Также в 2013–2017 годах АО «МПО имени И. Румянцева» были выделены субсидии в размере свыше 103 миллионов рублей на приобретение производственного оборудования.

«Правительство Москвы будет делать все для того, чтобы вы развивались, будет оказывать вам содействие, создавать промкомплексы, технопарки, обеспечивать соответствующие налоговые льготы в поддержку развития предприятий», — пообещал Сергей Собянин.

Источник

8.2. День открытых дверей

Мы рассматриваем день открытых дверей на предприятии с численностью сотрудников около 400 человек.

Напомним также, что обеспечение питанием требует в первую очередь четкого внимания к юридическим предписаниям относительно пищевых продуктов (см. главу «Общие условия»).

Что касается дня открытых дверей с целостной (недифференци-руемой) структурой посетительского контингента, принципы его организации могут быть применимы также для посещений и экскурсий, которые, с точки зрения предприятия, сами по себе могут стать значительными ^«/-мероприятиями (см. пример «Загородная экскурсия для сотрудников предприятия»).

Возможности здесь таковы:

• экскурсии по колледжам и институтам;

• экскурсии по объединениям и корпорациям;

• экскурсии по прочим фирмам;

• посещение предприятия делегациями из административной и политической сферы.

Приблизительно за 1 год до проведения следует начинать планирование дня открытых дверей. Цели данного мероприятия сводятся к следующему.

• Повышение степени известности и имиджа предприятия путем представления его внешнему миру, а именно населению (жителям, согражданам, школам, потенциальным рабочим и служащим) и деловым партнерам. В конечном счете прибыльность предприятия должна произвести благоприятное впечатление на акционеров и всех, кто участвует в прибыли.

• Привлечение уже имеющихся и потенциальных клиентов посредством их приглашения и обслуживания на дне открытых дверей, а также посредством формирования связанного с днем открытых дверей имиджа.

Концепция предоставляет в итоге следующие ключевые данные:

• ожидается приблизительно 5000 посетителей;

• в течение дня намечен обход посетителями всех подразделений предприятия и обеспечение их питанием;

• вечер — культурная программа (19.00) с выступлением камерного оркестра, танцевального ансамбля и дискотекой;

• затраты составляют примерно 50-100 000 евро;

• предложение по срокам: до начала летних каникул, с тем чтобы как можно меньше людей оказалось в отпуске.

Инициирование и принятие решения исходят от владельца фирмы или руководителя предприятия.

Для подготовки evewZ-мероприятия формируется проектная команда, которая берет на себя подготовку наряду с выполнением прямых служебных обязанностей. Данная команда планирует:

• подготовку предприятия, помещений; обходы, персонал, экскурсии;

• численность посетителей, круг приглашенных лиц, приглашения;

• праздничный шатер, музыку, обеспечение едой и напитками;

• логистику, подъездные пути, автостоянку.

Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие области задач:

• прибытие (схема подъездных путей, автостоянка), информирование жителей о дне открытых дверей (при помощи приглашений) и возможные проблемы (с указанием координат партнера по контактам);

• программа осмотра с остановками, обходом и экскурсионным обслуживанием;

• приглашение, использование печатных материалов и распространение листков с программой и указателями подъездных путей. Управление посетителями (в особенности приглашенными гостями и VIP-персонами, приветствие, работа с прессой, экскурсии);

• угощение и праздник в специально возведенном шатре (с культурной программой, накрытыми столами, отоплением).

Пусковая фаза дня открытых дверей растягивается на несколько недель и охватывает в целом обустройство и подготовку помещений и инфраструктуры.

Для беспрепятственных и оперативных действий необходимо точное планирование. Возможно, для монтажа и обустройства будут предоставлены разрозненные помещения, где затем быстро разместятся оборудование и обстановка.

Некоторые важные пункты, выполнение которых должно быть готово самое позднее за день до начала еуел/-мероприятия:

• установка дорожных указателей (проезд и автостоянка), разметка мест на автостоянке; указатели на пути к месту проведения;

• подготовка именных табличек и места их раздачи;

• гардероб (с номерками и плечиками) и обслуживание;

• плакаты, постеры, информационные листки;

• таблички для туалетов;

• место для размещения подарков, вазы для цветов, персонал для учета подарков;

• именные карты с указанием номера стола + крупноформатный план расположения столов;

• проверка звуковой техники;

• водители для службы перевозок, доставка людей в гостиницу.

Детальное планирование важно еще и для утра перед самым началом мероприятия (подготовка, «горячий разгон»).

Для проведения дня открытых дверей важны следующие моменты.

• Приветствие гостей еще до открытия мероприятия, т. е. самое позднее — с момента входа, если он осуществляется загодя, и далее — в течение всего дня.

• Персональные приветствия прибывающих гостей на протяжении всего времени (раздача информационных материалов, талонов, представительских подарков, регистрация гостей).

• Четкое и впечатляющее начало дня открытых дверей (официальное открытие ^«/-мероприятия с приветственной речью руководителя предприятия)-

• Своевременное осведомление гостей и четко организованные отдельные пункты программы (самостоятельные event-uzpo-приятия), так чтобы посетители, находящиеся на других участках предприятия, могли вовремя подключиться.

• Заключительная речь руководителя и официальное окончание етг/-мероприятия с достаточно продолжительным последействием (если день открытых дверей длится с 10 до 18 часов, число посетителей поначалу медленно увеличивается с 10 до 13 часов; после этого прибывает вторая волна — вплоть до 17 часов, численность начинает идти на убыль только после официального окончания).

• Проводы гостей на протяжении всего времени проведения мероприятия (вручение информационных материалов, подарков, действия по установлению обратной связи посредством диалогов или опросных листов, достижение или упрочение контактов, дружеское прощание).

Следующий график (рис. 8.1) отражает возможный поток количества посетителей на дне открытых дверей и акции приветствия и прощания с индивидуальными посетителями в сравнении с официальными сроками.

8.2. День открытых дверей

Рис. 8.1. Поток во времени количества посетителей

Последействие охватывает разборку и демонтаж оборудования и обстановки, а также установление обратной связи с посетителями, гостями, сотрудниками, жителями.

8.2.7. Подведение итогов

Подведение итогов включает оценку обратной связи, анализ и дальнейшую разработку установившихся контактов (сюда входят адреса, заполненные опросные листы, визитные карточки) и придание этим контактам формы конкретных действий. Оценка успеха с применением сопоставления полученных ответов на запросы может растянуться на годы, поскольку воздействие информации и имиджа способно сформировать клиентские запросы только по прошествии времени. Поэтому важна оценка опроса новых клиентов (крайний случай: 10-летний посетитель через 10 лет станет клиентом либо через 15 лет подаст в отдел кадров данного предприятия заявление о приеме на работу).

Итоговый баланс, во-первых, должен содержать расходы и поступления для бухгалтерского учета, во-вторых — в нем должна отражаться общая картина затрат (на персонал, материалы).

Источник