Что включает в себя виза согласования документа

13. Виза согласования документа

13. Виза согласования документа.

Согласование документа проводится в ГФС России при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения нескольким исполнителям, ими также должны быть завизированы.

Нормативные правовые акты в ГФС России согласовываются с правовым отделом Управления делами ГФС России для проверки соответствия проекта нормативного правового акта законодательству Российской Федерации, а также правильности ссылок на документы, указанные в проекте.

Визы включают в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ:

начальник правового отдела

подполковник внутренней службы

На проекте законодательных актов, визы проставляются на лицевой стороне документа На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела (приказы, распоряжения и др.), а также на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю, на последнем листе документа под подписью или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.)

Источник

Что включает в себя виза согласования документа

2.3.17. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа. В соответствии с Регламентом согласование документа может проходить как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Согласование проводится как внутри Министерства (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

— с должностными лицами и структурными подразделениями Министерства;

— с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

— с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

— при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

Проекты распорядительных документов (приказов, протоколов), договоров (соглашений, контрактов) на бумажных носителях визируются на оборотной стороне в нижней части последнего листа подлинника, остающегося в Министерстве.

Каждое приложение к приказу, подготовленному на бумажном носителе, также визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п., подготовленных на бумажном носителе визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование на бумажном носителе (с подразделениями и должностными лицами Министерства) оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

Представляемые на подпись Министру документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений и должностными лицами, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, помощниками заместителей Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, помощниками и советниками Министра.

Обязательному рассмотрению и согласованию корректором подлежат следующие проекты документов:

— проекты писем в адрес Правительства Российской Федерации и именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации, Президента Российской Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации и организаций;

— подготовленные Министерством для направления на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проекты федеральных законов, проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации;

— проекты приказов Министерства.

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Министерства и с визами исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

Проекты распорядительных документов Министерства обязательно визируются директором Административного департамента или его заместителем в целях осуществления контроля правильности оформления и согласования документов, а также в случае утверждения новых форм документов или изменения существующих форм документов.

Обязательному согласованию с Юридическим департаментом подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами Министерства):

— проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

— проекты приказов Министерства, в том числе по кадровым вопросам (об увольнении сотрудников по инициативе Министерства, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности);

— проекты договоров (контрактов, соглашений);

— проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Министерства;

— проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

— проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Министерства;

— иные документы в случаях, установленных актами Министерства.

Обязательному согласованию с Административным департаментом подлежат проекты приказов по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Министерства к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, кадровым вопросам территориальных органов Министерства, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы сотрудников центрального аппарата Министерства.

Разногласия структурных подразделений Министерства по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции структурное подразделение Министерства, являющееся ответственным исполнителем, готовит служебное письмо, содержащее обоснованное мнение, с приложением служебных писем, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает Министру или заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Министерства, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись Министру, заместителям Министра, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или «Лист согласования», завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Внешнее согласование (с заинтересованными органами управления и организациями) оформляется соответствующим грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа и оформляется аналогично грифу утверждения (п. 2.3.11), например:

Источник

Что включает в себя виза согласования документа

3.5.20. Виза (внутреннее согласование для бумажного документа)

Согласование проекта документа проводится до его подписания и является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов:

— о качестве подготовленного документа,

— о целесообразности и своевременности издания документа,

— о соответствии подготовленного документа действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам, определяющим компетенцию Роспотребнадзора,

— о соответствии оформления документа требованиям нормативно-методической документации по документированию управленческой деятельности.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

Внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Роспотребнадзора оформляется визой. Виза выражает согласие (несогласие) с содержанием проекта документа лица, визирующего документ, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Проекты документов визируются:

— непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

— соисполнителями (при их наличии);

— руководителями структурных подразделений, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

— заместителями Руководителя, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) Руководителем);

— Правовым управлением (проекты нормативных актов, проекты приказов).

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с Финансово-экономическим управлением.

Проекты документов, адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, высшие исполнительные органы субъектов Российской Федерации, проекты информационных писем Роспотребнадзора в обязательном порядке должны согласовываться с Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Сроки согласования документов составляют:

На отправляемых проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне отправляемого документа.

Приказы и постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации визируются на оборотной стороне последнего (подписного) листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в архивное дело.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний, замечания прилагаются)

Начальник Правового управления

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются исполнителем должностному лицу, подписывающему документ.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

Проекты приказов Роспотребнадзора, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, решений визируются как в бумажном, так и в электронном виде, для чего в СЭД создается лист согласования соответствующего документа.

Документы с грифом «Для служебного пользования» и документы, содержащие персональные данные, визируются только на бумажном носителе без создания листа согласования в СЭД.

Источник

II. Правила оформления документов

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ

II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельности

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация форм документов, а также процессов работы с документами.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование университета – автора документа; название вида документа, заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 через 1,5 интервала.

2.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм ), А5 (148х210мм ).

В Южно-Уральском государственном университете применяются следующие бланки:

Бланки документов университета должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению ректора, соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства университета вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.3.1. Реквизиты заголовочной части

Реквизит «Товарный знак»

Товарный знак помещают на бланках университета в соответствии с Уставом ФГБОУ ВПО «ЮУрГУ» (НИУ) и на основании свидетельства № 260440 на товарный знак, зарегистрированного в Государственном реестре товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации 20.12.2003 г.

Реквизит «Наименование университета – автора документа»

Наименование университета указывается на документах в точном соответствии с Уставом университета:

Полное наименование: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет).
Сокращенное наименование:
1. ФГБОУ ВПО «ЮУрГУ» (НИУ)
2. Южно-Уральский государственный университет
Наименование на английском языке: Southern Ural State University.

Реквизит «Наименование вида документа»

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем.

Реквизит «Дата документа»

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

После написания даты цифровым способом не ставится «г» с точкой или просто точка за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение.

При словесно-цифровом способе изображения дат обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например 08 декабря 2005 г.

Реквизит «Регистрационный номер»

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения университета и порядкового номера документа в пределах календарного года

Например: 120/08 – 1569, где
120/08 – индекс кафедры информационной безопасности;
1569 – порядковый номер документа в пределах календарного года.

Реквизит «Место составления или издания документа»

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, где был создан документ.

В документах, которые издаются и составляются в филиалах, указывают наименование города, в котором находится филиал.

Реквизит «Адресат»

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Федеральное агентство по образованию

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Министерство образования и науки
Российской Федерации

Ведущему специалисту
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Генеральному директору
Объединения «Агропром»

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Ректорам (директорам) образовательных
учреждений высшего и среднего
профессионального образования,
руководителям предприятий и
организаций

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:

— наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
— название улицы, номер дома, номер квартиры;
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
— название района;
— название республики, края области, автономного округа (области);
— название страны (для международных почтовых отправлений);
— почтовый индекс.

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

И.П.Калинину
Ул. Садовая, д.5, кв.12
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или специально издаваемым распорядительным документом (приказом).

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Вносить какие-либо изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Реквизит «Резолюция»

Резолюция – реквизит документа, в котором руководитель организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению», «Прошу переговорить».

Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, такой документ в практике делопроизводства называется поручением.

2.3.2. Реквизиты содержательной части документа

Реквизит «Заголовок к тексту документа»

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа,

Приказ о составе ученого совета Энергетического факультета,
Письмо о приглашении на конференцию;
Протокол заседания ученого совета;
Должностная инструкция лаборанта;
Положение о службе делопроизводства;
Правила внутреннего распорядка;
Акт проверки состояния дел;
Справка о контингенте студентов.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Реквизит «Текст документа»

Содержательная часть документа должна быть представлена связным текстом, а при необходимости иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Общие требования к тексту документов:

При составлении документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «таблица» и указывают ее порядковый номер (Без знака №).

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.)

Если в тексте документа дана ссылка на приложение с указанием его наименования, то приложение оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Приложение 1
К приказу ректора
от 08.10.2001 № 524

2.3.3. Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись документа»

Документы, направляемые университетом в Федеральное агентство по образованию, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий могут подписываться руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф согласования документа»

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визы согласования (далее визы) – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи, дату визирования, должность визирующего.

Проректор по учебной работе личная подпись С.Ю.Гуревич

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются руководителю, подписывающему документ.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа Управлением экономического и правового анализа и контроля или службой делопроизводства.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

СОГЛАСОВАНО
Начальник учебно-методического управления
Личная подпись И.В.Сидоров
05.10.2004

СОГЛАСОВАНО
Решение заседания ученого совета
протокол от 10.12.2004 № 9

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа от поля.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования» если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя или фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя, номер его телефона, например:

Циулина Наталья Евгеньевна
267 98 27

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит «Оттиск печати»

Оттиск печати ставится на документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц.

В университете используются гербовые печати, имеющие изображение Государственного герба РФ и круглые печати факультетов и структурных подразделений

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Декан АС факультета личная подпись В.В.Спасибожко

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символами М.П. без захвата наименования должности и подписи.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»

Идентификатор электронной копии документов проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документов.

Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем университета.

Источник