Что включает в себя управление проектом

Проектное управление на предприятии

Проектное управление на предприятии

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Что считается проектом

Проектное управление начинается с понимания термина «Проект». Различные школы определяют проект, как совокупность действий, имеющих временный характер и общую цель по созданию уникального продукта, услуги или любых других уникальных результатов. На практике же проектом можно назвать любую деятельность, которую руководство компании решает контролировать отдельно от операционных задач. И в этом заключается суть понимания проектного управления на предприятии. Если управление любой инициативой целесообразно осуществлять отдельно от регулярных операционных задач, то эту инициативу следует оформить как проект.

Выделим основные факторы, которые могут обосновать целесообразность обособленного контроля за группой задач, объединенных одной целью (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Условия выделения группы задач в проект

Отдельного пояснения заслуживают два признака для выделения задач в проект:

Итак, проект – это совокупность объединенных общей целью задач, исполнение которых целесообразно контролировать индивидуально. К обоснованию целесообразности индивидуального контроля необходимо подходить взвешенно. На одной чаще весов преимущества повышенного внимания руководства к исполнению задач, на другой – понимание материальной и нематериальной стоимости такого контроля.

Инструментарий управления проектами

Управление проектами – это деятельность, в ходе которой определяются и достигаются цели проекта, при этом соблюдается баланс между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Наиболее популярными подходами к управлению проектами являются:

Отличия у подходов существуют, но общего значительно больше. Основные различия обусловлены масштабами управляемых проектов и гибкостью использованного инструментария. Мой взгляд на различные подходы к управлению проектами представлен в таблице 1. Важно помнить, что все это – инструменты проектного управления. Использование тех же принципов в рамках рутинных операционных задач необоснованно перегрузит ресурсы компании.

Таблица 1. Общее сравнение наиболее популярных подходов проектного управления

Каждый из представленных вариантов достаточно хорошо изучен и активно применяется, в том числе в российской практике. Это своего рода скелеты, на которые накладывается конкретика, индивидуальная для каждой компании и проекта. При формировании собственной методологии и инструментария стоит избегать следующих крайностей:

Основные этапы проекта

Каждый проект уникален в своем роде. Общая логика этапов реализации проекта должна сводиться к тому, чтобы минимизировать затраты на снятие неопределенности. То есть чем выше уровень уверенности в успешности проекта, тем большая сумма инвестиций может быть доступна для расходования. И это очень важный момент, который часто недооценивается. Например, закупается дорогостоящее производственное оборудование до того, как технология производства в малых масштабах доказала свою состоятельность. Оборудование может не подойти под конечный вариант оптимальной технологии производства.

Можно выделить группы процессов, которые свойственны каждому проекту (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Группы процессов проекта

Далее рассмотрим их подробнее.

Инициирование проекта

Инициирование проекта можно разделить на две части:

Устав проекта – это относительно небольшой по объему документ (6–7 слайдов максимум). Напомню, что мы говорим о внутренних проектах, где исполнитель и заказчик работают в одной компании. Устав проекта преследует следующие цели:

Устав проекта резюмируется в небольшую таблицу (см. таблицу 2).

Таблица 2. Резюме проекта.

Наименование проекта: Улучшение процесса обслуживания покупателей

покупатели выражают недовольство длительным сроком или отсутствием ответов на свои запросы

Периметр проекта: подразделение Южного-Федерального округа

Документация проекта будет рассмотрена не позднее20 декабря 2019 г.

Проектная команда будет утверждена в предложенном составе

Утверждение проекта – январь 2020 г.

Анализ и протоколирование источников – февраль 2020 г.

Утверждение рекомендаций – апрель 2020 г.

Внедрение рекомендаций – май 2020 г.

На всех прочих листах устава при необходимости детализируются положения, отраженные в резюме. Этот этап важен для одобрения последующих затрат. Проект может не заинтересовать заказчика или спонсора. Тогда его отклонят, чтобы исключить неоправданные затраты. Устав и утверждение команды проекта часто разделяют на два разных этапа. Это связано с принципиальным различием между решением о необходимости реализации задачи и согласованием ресурсов на ее исполнение. Но критичных ограничений для объединения двух этапов в один документ тоже не существует.

Планирование проекта

Этап должен ответить на следующие вопросы:

Самая главная мысль, которая определяет специфику планирования проекта, заключается в том, что планы не выполняются ни по срокам ни по согласованным задачам. Нет такого плана, который выдерживает встречу с реальностью. И этот тезис подтверждается многолетней практикой управления проектами без единого исключения. Из этого вытекает основная задача планирования проекта – снижение неопределенности строго ограниченными ресурсами.

Результатом завершения этого этапа должен стать документ «План проекта», который будет включать в себя следующие разделы (см. рисунок 3).

Рисунок 3. Структура плана проекта

Описание требований и допущений должно конкретизировать ожидания заказчика с одной стороны и сопоставить их с возможностями. Наиболее эффективным способом реализации этой задачи на практике будет совместный мозговой штурм команды проекта и его заказчиков. В этом случае снимается большая часть возможных противоречий, а также формируется первое понимание потенциальных затрат. Как бы мы ни любили совещания, обсудить требования к проекту необходимо совместно и очно.

Два других раздела итогового плана, о которых стоит упомянуть отдельно – это финансовая модель и план мероприятий. Приведем несколько основных тезисов, обязательных при формировании этих разделов.

Планирование проекта – это сложный и порой дорогостоящий процесс. Самое важное на этом этапе понять два ключевых момента:

Исполнение проекта

Из всего, что важно для успешного исполнения задач проекта, можно подчеркнуть следующее:

Мониторинг и контроль проекта

Этап контроля реализуется параллельно с этапом исполнения. Эффективным инструментом контроля станут различные процедуры контроля для разных ступеней иерархии проектов (см. рисунок 4). Функции контроля за портфолио может исполнять совет участников или акционеров общества. При этом отдельные проекты и программы проектов можно контролировать на уровне совета директоров или проектного офиса. Важно обеспечить контролирующий орган полномочиями и инструментами мониторинга и контроля за ходом реализации проекта, программы и портфолио.

Рисунок 4. Иерархия проектов

Из российской практики можно утверждать следующее: без высокой степени контроля за ходом реализации проект с большой долей вероятности превратится в бездонный колодец. И этот колодец будет долго и бесперспективно поглощать ресурсы компании.

Закрытие проекта

Проект должен закончиться. В отличие от операционной деятельности, проект носит подчеркнуто временный характер. Причины закрытия проекта я привел на рисунке 5.

Рисунок 5. Варианты закрытия проекта

Специфика этого этапа в контексте предприятия, являющегося и исполнителем и заказчиком в одном лице, состоит в том, что чаще всего проекты нацелены на переход в операционную деятельность. Команда, успешно реализовавшая задачи проекта, по инерции переходит в операционное руководство. Это не всегда эффективное решение. Достаточно сложно воспитать команду, которая умеет исполнять задачи в условиях повышенной неопределенности. Поэтому есть смысл не следовать инерционным решениям и переключить успешную команду на другие перспективные участки.

Заключение

Суть проектного управления состоит в понимании того факта, что для разной степени осведомленности и предсказуемости нужны разные подходы к управлению. Применение неэффективных подходов может привести к упущенным возможностям или убыткам, на порядок превышающим дополнительные затраты на внедрение инструментария проектного управления.

Безусловным минусом внедрения проектного менеджмента в компании являются дополнительные расходы и бюрократизация процессов. В малых масштабах оно не окупается.

Источник

Процессы управления проектами: последовательность, методологии

Процессы управления проектами, по сути, представляют собой пошаговое выполнение запланированных задач на каждом из этапов реализации: инициация, планирование, реализация, контроль и т. д. От того, насколько хорошо отработаны эти процессы, будет зависеть финальный результат.

В рамках этой работы применяются различные методы. Это либо классический каскадный вариант, либо гибкие методологии. Из нашего материала вы узнаете об этапах процессов управления проектами, а также методах, которые можно и нужно применять для более успешного результата.

Принципы управления проектами

Процессы управления проектами являются интегрированными. Это означает, что совершенное действие в одном направлении оказывает влияние на другие направление. За счет этой взаимосвязи получается балансировать между несколькими задачами проекта. Например, если улучшить одну область, другая неизбежно ухудшится.

Чтобы наглядно показать, что управление проектами является интегрированным, опишем процессы, из которых оно состоит, а также их взаимозависимость.

Следует отметить, что в нашей стране термин «процесс» не принят в том контексте, в каком мы будем использовать его далее. Прежде всего необходимо дать определение термину «процесс» – это действия и процедуры, которые связаны с реализацией управленческих функций. Именно так трактуется данное понятие во всем мире.

Проект включает в себя несколько процессов. Процесс – это последовательность действий, которые приносят определенный результат. Какие процессы включает управление проектами? Существует две группы процессов, выполняемых менеджером, а именно:

На практике зачастую происходит взаимодействие организационных процессов управления проектами и процессов, ориентированных на продукт, а также их наложение друг на друга. К примеру, невозможно определить цели проекта, если не понятно, как производить товар.

6 групп процессов управления проектами

Процессы управления задачами проекта подразделяются на несколько групп в зависимости от функций управления:

Процессы контроля и управления проектом могут накладываться друг на друга, происходить более интенсивно в зависимости от стадии проекта. Кроме того, у таких проектов есть взаимосвязь, она заключается в достигнутом результате. То есть полученный при реализации одного процесса результат является основанием для реализации другого процесса.

Также стоит отметить, что группы процессов различных фаз проекта взаимосвязаны. К примеру, после закрытия первой фазы начинается инициация второй фазы. Для большей наглядности приведем пример: когда проектирование завершено, клиент должен одобрить проектную документацию, чтобы можно было начать реализовывать задуманное.

Но это в теории, а на практике последовательность процессов управления проектом меняется. К примеру, фазы могут как предшествовать друг другу, так и накладываться. За счет того, что инициация на разных фазах проекта повторяется, становится возможным отслеживать актуальность выполнения проекта. В случае, когда проект больше не нужно реализовывать, благодаря инициации этот момент можно отследить и исключить ненужные траты.

Процессы управления исполнения проектов внутри каждой группы взаимосвязаны друг с другом через входы и выходы. Сфокусировавшись на данных связях, дадим описание процессам через эти составляющие:

Результат каждого этапа управления проектами

На данной стадии процесса управления проектами происходит принятие решения о запуске проекта. Также необходимо определиться с концепцией, для этого нужно понять, существует ли потребность в проекте, есть ли у компании ресурсы для его реализации. После этого следует собрать всю необходимую информацию, сформировать цели и задачи. На данной стадии также нужно назначить проектного менеджера.

Планирование процесса управления проектом необходимо для того, чтобы составить сводный план проекта. При его создании важно продумать следующие нюансы: содержание, сроки реализации, бюджет, которым компания располагает, качество, пути достижения целей и решения задач, риск-менеджмент.

Планирование нельзя назвать отдельным этапом, поскольку это непрерывный процесс. Как только реализация проекта начнется, может потребоваться внести в план корректировки.

Во время организации процесса управления проектами менеджер делегирует полномочия каждому участнику команды, наделяя сотрудников ответственностью, координируя их работу, выполнение оговоренных сроков, достижение определенного качества, контролирует бюджет. Если потребуется, корректирует действия членов команды. Данный этап является сложным, проектный менеджер должен быть опытным профессионалом с лидерскими качествами.

Обязательная фаза процесса управления проектом – контроль. Менеджер сравнивает реальные показатели, которых удалось достигнуть при реализации проекта, к примеру сроки, расходы, результаты, с запланированными. В случае, когда есть отклонения от плана, проектный менеджер должен проанализировать причины этого и скорректировать работу команды.

Контроль, так же как и организация и планирование, является цикличным процессом.

Управление процессом завершения проекта – важная фаза, на которой должна быть закончена работа, составлен заключительный отчет, оформлены документы, найдено решение в спорных ситуациях. После совершения всех необходимых действий менеджер сдает проект клиенту.

Метод управления проектами Waterfall

Цель всех процессов управление проектами – успешная реализация задуманного. Для этого необходимо выбрать эффективные методы, которые будут соответствовать особенностям вашего бизнеса. Так как не существует одинаковых проектов, также нет и универсальных методов, подходящих для любой ситуации.

Благодаря разнообразию технологий управления проектами вы сможете подобрать оптимальную методику, которая идеально подойдет для вашей сферы деятельности.

Далее приведены методы, использующиеся чаще всего.

Waterfall – это водопадная модель процессов управления проектами, которую можно считать классической. Другое ее название – каскадная. Суть этого метода заключается в поэтапных и последовательных действиях. Важная каждая стадия, нельзя пропускать ни один шаг. Как только будет завершен предыдущий шаг, можно приступать к последующему.

Такая система процессов управления проектами будет состоять из следующих этапов, которые подходят для любой области деятельности:

Какие достоинства есть у каскадной модели управления проектами? Прежде всего стоит отметить понятную логику процессов, поскольку каждый шаг детально описан и задокументирован, требования оговорены и являются однозначными. Заблаговременно устанавливаются сроки реализации и бюджет.

Участники процесса управления проектами легко контролируют работу команды исполнителей за счет простой системы отчетности.

Если потребуется, даже на этапе реализации можно сменить команду исполнителей, поскольку новые сотрудники быстро разберутся в методологии.

Однако программисты нередко предпочитают не каскадную модель, а более гибкие методы. Объясняется это тем, что Waterfall имеет жесткие ограничения, внести необходимые изменения достаточно сложно. Поэтому оптимизация проекта в момент его реализации невозможна. К примеру, во время выполнения проекта стало понятно, что исполнители не могут уложиться в установленный срок, требуется увеличить финансирование.

Чтобы реализовать проект, приходится отказаться от тестирования, это приводит к тому, что будут допущены ошибки. Чтобы устранить их после запуска продукта, придется потратить огромные суммы, особенно если сравнивать их с затратами на стадии разработки продукта.

Процессы и методы управления проектами agile

Agile — является гибкой моделью управления проектами. Несмотря на то что она была разработана не так давно, данная методология стала по-настоящему популярной. Agile представляет собой систему принципов, на основе которых было создано множество методов.

Чем отличается данная модель от каскадной? Для большей наглядности рассмотрим пример разработки программного обеспечения. Построение процесса управления изменениями проекта происходит по принципу коротких итераций (циклов), по завершении каждого из них клиент получает готовый продукт. Конечно, его еще нужно доработать, однако он может решить часть задач (пользовательских историй).

Скорость разработки составляет 4-6 историй в неделю. Причем непрерывно тестируется код в автоматическом режиме.

Расстановка приоритетов в agile происходит иначе: на первом месте стоит не документация, а рабочий продукт. В гибких методах гораздо важнее возможность изменений, но не строгое следование плану. Учитываются потребности заказчика, а не только условия договора. Если вы используете agile, значит, исполнители должны непрерывно общаться по рабочим вопросам с владельцем продукта и пользователями.

Это необходимо, чтобы определить, какие истории нужно делать прежде всего. Такой подход позволяет изменять пропускную способность, исключая перегрузки, к примеру, если запросов много, но ресурсы ограничены.

Основные преимущества данной модели заключаются в следующем: вы можете быстро реагировать на изменение требований к продукту за счет коротких циклов. В итоге клиент получает результат в максимально короткий срок. Благодаря постоянному тестированию при разработке продукта не допускаются ошибки, что исключает непредвиденные траты времени и бюджета.

Метод управления проектами scrum

Scrum — это еще один метод, который был создан на основе agile. Его отличие заключается в том, что процесс разработки разделен на спринты (итерации длительностью 2-4 недели). При этом срок не меняется на протяжении всего проекта. Когда один принт завершается, клиент получает часть продукта, которую можно использовать.

Основной инструмент данной модели – это бэклоги, они представляют собой списки приоритетных задач. Прежде чем начать спринт, команда исполнителей и владелец проекта должны решить, какие задачи следует выполнить прежде всего, в первом спринте.

Каждый день следует проводить мини-совещания, где каждый разработчик должен отчитаться, какие задачи он решил вчера, что ему необходимо сделать сегодня, какие сложности возникли.

Благодаря такому подходу становится возможным сразу обнаруживать и устранять препятствия, если потребуется, вносить корректировки в стратегию. После завершения одного спринта важно провести ретроспективный анализ. Он необходим для оценки того, насколько эффективно работала команда, каков прогноз для последующих итераций, как бороться с проблемами.

Scrum является наиболее структурированным методом, который основывается на agile. У данного метода есть множество преимуществ гибкой модели, к примеру способность быстро адаптироваться и клиентоориентированность.

Есть много эффективных методов управления проектами, чтобы сделать правильный выбор, важно учитывать специфику работы. Waterfall подходит для тех, кто использует четкое техзадание, где жесткие требования и нет необходимости в процессе работы вносить корректировки.

Если проект инновационный, а уровень непредсказуемости высокий и составлять план заблаговременно нецелесообразно, подойдут гибкие методы agile либо scrum. Так вы сможете сразу же внести необходимые поправки.

Источник

Введение

1.1. Основные понятия управления проектами

Проект обладает определенными свойствами.

Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментами его начала и завершения. Он делится на четыре фазы.

Управляемыми параметрами проекта являются:

Задачами управления проекта являются:

Управление проектом состоит из трех основных этапов:

В настоящее время для автоматизированного управления проектами используется методология сетевого планирования и управления. Эта методология была разработана в 1956 г. специалистами фирм «Дюпон» и «Ремингтон Ред» М.Уолкером и Д.Келли для проекта по модернизации заводов фирмы «Дюпон». Впечатляющим результатом ее использования является проектирование корпорацией «Локхид» ракетной системы «Поларис» для оснащения подводных лодок ВМС США. В результате применения методов сетевого планирования работы были выполнены на два года раньше намеченного срока! Одним из примеров успешного применения этого метода в России является восстановление храма Христа Спасителя в Москве.

Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного планирования и оперативного управления.

Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.

1.2. Обзор систем управления проектами

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

Microsoft Office Project 2007 – это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

Данный пакет в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

Программные продукты компании Primavera Inc:

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

Welcom предлагает использовать профессиональную и «облегченную» версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы.

Для создания компьютерной модели проекта с использованием одной из упомянутых систем, необходимо проделать следующие шаги.

В процессе исполнения проекта данные системы позволяют.

Источник