Что включает в себя понятие документ доу

БИЛЕТ 1

Роль документов: 1)имеют правовое значение;2) средство текущего контроля и руководства ; 3)основный источники информации ; 4)способствуют сохранности средств организации

БИЛЕТ 2

ТВ: Основные этапы развития ДОУ на территории Беларуси.

ДОУ было заложено еще в Полоцком княжестве, приблизительно в 10-13 веках. Уже тогда начали существовать уставные и духовные грамоты, которые выступали как законодательные акты.

В 14-15 вв. сформирована система делопроизводства, создана первая государственная канцелярия и архив.

В конце 15 века сформировалось приказное делопроизводство, появились первые приказы.

После 1917 года стали выпускать книги и учебники по ДОУ.

С 1972 года – единые правила подготовки документов.

БИЛЕТ 3

Перечислить основные нормативные правовые акты, регламентирующие организацию делопроизводства в Республике Беларусь, дать им характеристику, классифицировать особенности организационно-распорядительных актов.

1.Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве».

2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.).

3. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь».

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.).

Стандарты делопроизводства установлены «Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях», утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 и распространяют свое действие на государственные органы и иные организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Согласно п.4 «Инструкции по делопроизводству», организации обязаны самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства и отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Все документы организации принимаются и обрабатываются централизованно специально создаваемой для этих целей службой, которую называют службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если документооборот небольшой, то эту функцию может выполнять один человек.

Для регламентации работы в сфере документационного обеспечения управления в организации должны быть разработаны и утверждены внутренняя инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности.

3. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы, относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной документации,— поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформ­лению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации является методическим документом и включает в себя также альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительную записку к нему. Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) вобщегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».

БИЛЕТ 4

— Дать определение понятию документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

— Определить различные виды документов

— Классифицировать документы в зависимости от различных признаков

По назначению

· организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

· распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

· информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

· учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт и т. п.);

По времени создания

· и вторичные(реферат, аннотация, обзор и т. д.);

По способу изготовления

· печатный (брошюра, книга, журнал);

По типу содержания

· идеографические (схемы, карты, ноты),

По способу представления

· на бумажных носителях;

6) По месту издания

По направлению отправки

По распространению

По уровню секретности

· с разным уровнем секретности,

· конфиденциальные и т. д.

БИЛЕТ 5

— Перечислить функции документа. Раскрыть содержание функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

— Выделить понятие документирования, как процесс создания документа

Документирование — это процесс создания и оформления документа, путём записи информации на различных материальных носителях.

— Документ, как исторический источник

БИЛЕТ 6

БИЛЕТ 7

Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.

Существуют следующие системы документирования:

Административная система документирования делится на группы документов:

· По личному составу

· Организационные(положения, уставы, инструкции)

· Распорядительные(приказы, решения, протоколы)

Документы по личному составу:

· Личные листы по учёту кадров

БИЛЕТ 8

Цели классификации документов:

· Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путём разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, чёткого распределения информации

· Экономия труда за счёт использования информационно-справочного аппарата

Значение классификации документов:

· Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

· Повышение оперативности работы с ними

Основной признак классификации – это содержание документа.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дело.

Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу. Помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.

Признаки классификации документа:

· По наименования(приказы, распоряжения, протоколы)

· По способу фиксации информации(письменные, рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на ПК, графические, фото-фоно-кинодокументы)

· По степени гласности(открытые и документы с ограниченным доступом)

· По срокам исполнения(срочные, несрочные)

· По происхождению(служебные, личные)

· По степени обязательности – информационные(содержат сведения и факты) и директивные(обязательные для исполнения)

· По степени унификации – индивидуальные(составляются внутри организации), типовые(создаются вышестоящими органами для организации с однородными функциями и носят обязательный характер), трафаретные(имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа), примерные(носят ориентировочный характер и используются для оформления документов по аналогии), в виде анкеты или таблицы.

БИЛЕТ 9

Классификации документной информации
Информация делится на:

· Ретраспективную(относящуюся к прошлому)

Существуют и другие классификации:

· Разделение на первичную и вторичную

· По носителям
Государственная система ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

· Упорядочение документооборота организации

· Сокращение количетва и повышение качества документов

· Создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств для обработки и анализа информации

· Общегосударственный классификатор РБ 010-95 «Уницированные документы» (ОКУД)

· Общегосударственный классификатор РБ 011-2009 «Специальности и классификации»

· ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих»

· ОКРБ 005-2006 «Виды экономической деятельности»

БИЛЕТ 10

10 ТВ – Дать определение понятия «унификация документов», перечислить, охарактеризовать цели унификации, выделить особенности.

Унификация документов – установление единого комплекса, видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил, их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

Основная цель унификации документов – создание системы документов, которая может дать экономический эффект, повысить общую культуру управления.

Цели унификации документов:

ü Сокращение количества применяемых документов

ü Типизация форм документов

ü Повышение качества документов

ü Снижение трудоемкости обработки документов

ü Достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления

ü Более эффективное использование вычислительной техники

Унификация документов предполагает:

ü Установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов

ü Разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца

ü Разработку структур документов

ü Создание общих синтаксических правил построения документов

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

БИЛЕТ 11

11 ТВ – Определить сущность организации документооборота, дать его характеристики, определить и выявить пути совершенствования документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или формирования в дело. Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Этапы документооборота:

ü прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

ü предварительное рассмотрение и распределение документов;

ü регистрация документов;

ü контроль исполнения;

ü информационно-справочная работа;

ü исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

ü отправка или направление в дело

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами – от их создания до согласования и отправки в архив. От продуманности маршрутов движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии, зависит время, затрачиваемое на работу с каждым документов, которое должно быть минимальным. Для этого количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы организации документооборота в организации, должно стремиться к минимуму.
В системе документооборота предприятия можно выделить несколько потоков движения данных в разных направлениях. Организация документооборота в организации призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы:

ü совершенствование технологии документооборота

ü сокращение объема документооборота.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

БИЛЕТ 12

12 ТВ – Перечислить форматы бумаги для создания управленческих документов, определить сущность и принцип построения системы потребительских форматов бумаги, выделить особенности различных форматов.

Для создания управленческой документации используются форматы бумаги ряда А (A3, A4, А5, А6). Формат A3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат A4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Размеры бумаги серии «А» строятся от листа А0, площадь которого равна 1 . Формат А1 равен половине А0 и получен путем разрезания А0 на две равные части. А1 имеет длину, равную ширине А0 и ширину, равную половине длины А0.

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста. Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаютсяв верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

БИЛЕТ 13

13 ТВ. Дать определение понятию «совместные распорядительные документы». Охарактеризовать совместные распорядительные документы. Выделить особенности оформления распорядительных документов нескольких организаций.

Совместные распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности нескольких организаций. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органам управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач. В коммерческих организациях, в особенности, если они каким-то образом юридически связаны, например входят в одну группу, иногда возникает необходимость издать совместный документ.это и есть совместные распорядительные док-ты (когда они входят в одну группу и юридически связаны).

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в целях реализации задач, стоящих перед учреждением установленных организационными документами.

К распорядительным документам относятся:

-постановления
-приказы
-распоряжения
-указания

Текст распорядительного док-та состоит из 2-ух частей: констатирующий и распорядительный. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Не редко в ней даётся пересказ акта вышестоящего органа во исполнении которого издаётся данный распорядительный документ. Распорядительная часть излагается в повелительной форме и в зависимости от документа. Начинается словами:
-постановляет(постановил)-в постановлении;
-решает(решил)-в решении;
-предлагаю-в распоряжении;
-приказываю-в приказе.
Эти слова печатаются прописными буквами, зрительно выделяются, печатаются с новой строки с нулевого табулятора, с нового абзаца печатается текст постановляемой части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, действие, которое поручается выполнить и срок исполнения. Исполнитель указывается в Д.п.
Все тексты распорядительных док-ов должны иметь заголовки.
Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его замом. Постановления и решения имеют 2 подписи: председателя и секретаря. Подписывается только первый экземпляр, вступают в силу с момента их подписания.

!Никогда не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по личному составу с какими-либо другими вопросами.!

БИЛЕТ 14

14 ТВ. Дать определение понятия «унифицированная система организационно-распорядительной документации»(УСОРД), определить состав и дать характеристику документам, входящих в состав УСОРД, определить значение УСОРД в документационном обеспечении управления.

УСОРД – это рационально-организованный комплекс, взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций. УСОРД способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества ОРД и сокращению объёма документа оборота.

В состав усорд входит: -СТБ-6.38-2004 (Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной документации,— поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформ­лению реквизитов документов, требования к бланкам документов.);
—методические указания гос. стандарта РБ по практическому применению указанного СТБ(Методические указания разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.);
—классификатор унифицированных форм ОРД (Классификатор унифицированных форм ОРД включает и систематизирует управленческие задачи, для решения которых в УСОРД определен перечень унифицированных форм. Классификатор имеет четыре уровня деления: система организационно-распорядительной документации, подсистема организационно-распорядительной документации, виды управленческих задач, унифицированные формы организационно-распорядительной документации);
—альбом унифицированных форм ОРД(Альбом включает примеры оформления документов на основе унифицированных форм документов, включенных в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 (с изм. и доп. от 24 марта 2008 г. № 16).).

РекомендацииУСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

БИЛЕТ 15

15 ТВ. Перечислить основные документы, входящие в базу УСОРД, дать общую характеристику нормативно-правовой базе унифицированной системы организационно-распорядительной документации, определить основные составляющие и признаки классификатора в альбом документов УСОРД.

При разработке УСОРД значительно сокращено число видов применяемых документов. В состав унифицированных форм документов входят: акт, график, докладная и объяснительная записки, должностная инструкция, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структура и штатная численность, решение, уведомление, устав.

УСОРД обеспечивает большую достоверность информации и придание документам юридической силы. Формы отдельных документов разработаны таким образом, чтобы информация, имеющая правовое значение, соответствовала требованиям, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, придающие им необходимую юридическую силу.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания организационно-распорядительных документов, даёт возможность обрабатывать их средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

Все классификаторы РБ имеют свой номер в ОКУД, включены отдельной подсистемой. Унифицированные формы документов отдельным классом.
Код унифицированной формы РБ имеют следующую структуру:
-код системы (хх)
-код подсистем (хх)
-код вида документа (ххх)
-порядковый номер формы в подсистеме (ххх)
Пример: унифицированная форма приказ о реорганизации организации
Код данного документа: 0202620001

БИЛЕТ 16

16. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной документации,— поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформ­лению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).Реквизит– это обязательный элемент документа. Для придания документа юридической силы используют обязательные реквизиты: наименование или структурного подразделения, дата, регистрационный индекс, подпись. Кроме обязательных реквизитов существуют д

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Источник