Что включает в себя настройка экрана рабочей среды ворд
Вопрос 4. Настройка рабочей среды
Существенными компонентами пользовательского интерфейса Word являются режимы, или виды отображения документа в рабочем окне. В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы для работы с документом:
Установка режима производится командой меню Вид, адля режима предварительного просмотра – меню Файл. Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующие кнопки слева внизу экрана (рис.4.2).
Обычный режимпросмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов. Его преимущество этого состоит в возможности задать черновой вариант отображения текста шрифтом гарнитуры Arial. Обычный режим экономичен. Он позволяет ускорить обработку документов. В этом режиме пользователь имеет возможность включить отображение полосы стилей слева от левой границы текста.
Врежиме Web-документаможно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он будет отображается в браузере (обозревателе). Режим Web-дoкумента дает возможность пользователю реализовать коммуникационные, мультимедийные и гипертекстовые технологии в документе. Для этого режима характерно подключение полосы схемы документа, которая располагается слева от текста и эффективна при переходах в документе.
Режим разметки страницы позволяет установить или снять изображение пунктирных границ текста. В этом режиме можно выполнять ввод и редактирование колонтитулов. Здесь просматриваются графика и внедренные объекты.
Режим структуры документа используется при работе с большими документами, для которых характерны наличие структурных элементов в виде глав, разделов, подразделов и текста. Характерным признаком режима структуры является наличие мелкого квадратика, расположенного слева в начале каждого абзаца текста, формулы, строки таблицы. Указатель мыши, при подведении к квадратику приобретает вид сдвоенной стрелки. Щелчок мышкой приведет к выделению соответствующего элемента структуры (абзаца, формулы, строки таблицы). Для этого режима также характерно наличие дополнительной панели инструментов Структурирование. Инструменты этой панели служат для установки, управления отображением и перемещением структурных элементов документа.
Режим схемы документапредназначен для просмотра документов и их схемы. На панели инструментов Структуракнопка [Главный документ]позволяет реализовать режим просмотра главного документа. Главный документ целесообразно использовать для больших по размеру документов, состоящих из вложенных документов, хранимых в виде самостоятельных файлов. В режиме просмотра главного документа можно работать со всеми вложенными документами как с одним большим документом и обеспечивать взаимосвязь всех частей главного документа.
Режим предварительного просмотра полезен при подготовке документа к печати. В этом режиме можно просмотреть документ в точности так, как он будет напечатан. Панели инструментов режима предварительного просмотра позволяют увеличить или уменьшить масштаб отображения документа, изменить поля, осуществить подгонку страниц, выводить на экран несколько печатных страниц и т. д.
В режимепросмотраВо весь экранможно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью «горячих» клавиш или из контекстного меню.
При настройке рабочей среды можно изменять масштаб просмотра документа выполнением команды Вид►Масштаб.
В окне Microsoft Word при первоначальной загрузке присутствуют панели инструментов – Стандартная и Форматирование, содержащие кнопки наиболее часто употребляемых операций. Для выбора необходимых панелей инструментов используется команда Вид►Панель инструментов.
С помощью команды Вид►Панели инструментов►Настройкаможно создать новую панель, восстановить исходное состояние панелей после их настроек, изменить вид кнопок, обеспечить вывод подсказки при установке указателя мыши на кнопку. Для размещения на панели инструментов дополнительных кнопок необходимо в диалоговом окне Настройка…во вкладкеКоманды выбрать нужную кнопку и перетащить ее мышью на панель инструментов. Для удаления кнопки следует перетащить ее мышью за пределы панелей инструментов при открытом окне Настройка. Аналогичным способом можно перемещать кнопки между разными панелями инструментов.
Можно также создать единую панель, содержащую все часто используемые кнопки, и удалить с экрана все остальные панели инструментов. Размеры кнопок можно увеличить с помощью кнопки Крупные значкина вкладке Параметрыдиалогового окнаНастройка. Аналогичные действия по настройке панелей инструментов можно выполнить с помощью команды Сервис►Настройка.
Более простые настройки можно выполнить по контекстному меню, вызываемому нажатием правой клавиши мыши на любой панели инструментов.
Помимо возможности изменять количество панелей, присутствующих в окне, или количество элементов внутри панелей, можно панели инструментов перемещать по экрану в наиболее удобное место. Чтобы переместить панель, необходимо подвести указатель мыши к левой границе панели и подождать, пока курсор примет вид маркера перемещения (четырех направленной стрелки). После этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить панель в другое место.
Команда Сервис►Параметры►вкладка Вид позволит установить или убратьполосы прокрутки, строку состояния, всплывающие подсказкии др.(рис. 4.3)
Урок 17. Настройка Word
На этом уроки вы научитесь правильно делать такую операцию, как настройка Word. Разработчики заложили в эту программу массу возможностей. Для правильной работы необходимо посмотреть возможности программы и отметить те параметры, которые помогут вам быстро и качественно работать с документами.
Операция «Настройка Word» делается один раз. Строго говоря, настроить Word следует с первой минуты работы в этой замечательной программе. Но я хотела, чтобы вы сделали эту операцию с пониманием своих действий. Поэтому мы добрались к настройке только к 17 уроку. Тем не менее некоторые вещи вам придётся принять на веру. Но это не значит, что я не расскажу в следующих уроках об этих вещах.
По окончании урока вы сможете:
1. Переход на вкладку Файл
2. Выбор команды Параметры
3. Работа с закладкой Экран
3.1. Выбор команды Обновлять поля перед печатью
3.2. Выбор команд Обновлять связи перед печатью
Если вы уже собирали ОГЛАВЛЕНИЕ в своём документе, то наверняка сталкивались с таким явлением: необходимость обновить ОГЛАВЛЕНИЕ перед печатью документа. Но вот ситуация: вы забыли это сделать и документ пошёл на принтер с новыми добавленными главами, а ОГЛАВЛЕНИЕ осталось прежним. То есть ОГЛАВЛЕНИЕ не соответствует действительности.
В окне Параметры на закладке Экран отметьте галочкой «Обновлять поля перед печатью» и «Обновлять связанные данные перед печатью» (я выделила эти поля красной рамочкой ).
Даже если Вы забудете обновить ОГЛАВЛЕНИЕ, в любом случае перед печатью ВЫ увидите на экране запрос на обновление ОГЛАВЛЕНИЯ.
4. Работа с закладкой Правописание
Перейдите на закладку Правописание.
Щелчок ЛМ по клавише Параметры автозамены открывает диалоговое окно Автозамена. С ним «общаться» будем ниже.
Отметьте галочками следующие пункты:
4.1. Работа с диалоговым окном «Автозамена»
Откройте диалоговое окно Автозамена, щёлкнув по клавише Параметры автозамены ЛМ. Очень интересное окно. В окне 5 закладок. С закладками «Автозамена», «Автозамена математическими символами» и «Действия» я познакомлю на одном из следующих уроков. Например, вы научитесь, как сделать, чтобы при нажатии одной клавиши появлялся нужный вам текст.
А вот закладки «Автоформат при вводе» и «Автоформат» очень важны для профессиональной работы с документом.
На уроке 15 Лишние стили текста я говорила о причинах появления большого количества стилей текста в области задач Стили. И одна из причин – это автоматическое определение нового стиля на базе встроенного стиля. Вот с этой бедой мы сейчас поборемся.
Откройте закладку «Автоформат при вводе».
4.4. Отмена автоформата при редактировании текста
Снимите все галочки, в области, отмеченной красной рамкой. В этом случае при редактировании текста Встроенные стили не будут автоматически попадать в область задач Стили.
Смело нажимайте ОК. Мы сделали очень важное дело: мы не позволили Word’у решать за нас, какие стили попадут в наш список Стилей текста.
5. Работа с закладкой Дополнительно
5.1. Автоматическое создание нового полотна при рисовании
Переходим к вкладке Дополнительно. Вкладка очень длинная и снабжена полосой прокрутки. Сразу же поставьте галочку на опции «Автоматически создавать полотно при вставке автофигур»:
Для чего это нужно?
Начиная работу с автофигурами, лучше всего начинать с создания полотна. Объект Полотно, это некоторый контейнер (я называю его «заплаткой») в документе. На нём вы сможете размещать большое количество фигур, менять их размер, форму и упорядочивать и так далее.
Этот контейнер имеет:
По умолчанию фигуры создаются без полотна. Чтобы создать новое полотно, используется вкладка Вставка, на которой в группе команд Иллюстрации есть кнопка Фигуры. Если здесь выбрать команду Новое полотно, то полотно будет создано в документе, и Word автоматически переключится на вкладку Средства рисования.
Но, если мы поставили галочку на опции «Автоматически создавать полотно при вставке автофигур», то полотно создаётся автоматически, как только мы прикоснёмся к любой автофигуре:
Это очень удобно, если вам приходится много рисовать.
Мы посвятим несколько уроков возможностям рисования в Word’е.
Прокручиваем закладку Дополнительно вниз.
5.1. Вырезание, копирование, вставка
Посмотрите, как выглядит часть под названием «Вырезание, копирование и вставка» до нашего вмешательства:
На уроке 15 Лишние стили текста я говорила о причинах появления лишних стилей. Причина 3 – Копирование текста из других программ и Причина 4 – Копирование текста, который имеет назначенный стиль, из одного документа в другой. На уроке 16 Буфер обмена мы научились пользоваться специальной вставкой буфера обмена для того, чтобы «не тащить» в новый документ лишние стили.
Давайте зададим параметры работы буфера обмена:
Обязательно снимите галочку опции «Сохранять маркеры и нумерацию при вставке текста в режиме «Сохранить только текст»».
Для чего это нужно?
На уроке 16 Буфер обмена мы убедились, что режим «Сохранить только текст» преобразует автоматическую нумерацию в текст, от которого потом придётся избавляться. А если мы снимаем галочку, то можем копировать сколь угодно сложный список – при вставке ни нумерация, ни маркеры сохраняться не будут:
Настроив таким образом работу буфера обмена, в дальнейшем мы сэкономим кучу времени сил, избавим себя от появления лишних стилей в документах. Смело копируйте текст из любой программы и безбоязненно вставляйте в новый документ – работа буфера обмена вас приятно удивит. Теперь не надо раскрывать кнопку выпадающего меню Буфера обмена и искать кнопки специальной вставки – просто нажимайте большую кнопку:
5.2. Обновление полей, содержащих записанные исправления
Полезная функция при рецензировании.
5.3. Конвертация текста любого формата в читабельный
Для чего это нужно?
5.4. Расположение файлов
По умолчанию Word предлагает сохранить ваши документы в папке C:\Users\klimenkoe\Documents. Разумеется вместо «klimenkoe» будет стоять ваше имя. Но ведь удобно, чтобы документы сохранялись в соответствующих папках. Я, например, работаю со съёмного диска. И каждый раз при сохранении документа мне приходится разыскивать место хранения рабочих файлов. В окне Параметры Word щёлкните ЛМ по клавише Расположение файлов:
Появится окно:
Щёлкните ЛМ по клавише Изменить:
Перейдите в то место, в котором будут сохраняться ваши документы:
Говорим ОК:
Ещё раз ОК.
Для чего это нужно?
Теперь при сохранении документа вы нажимаете Обзор:
и вам сразу предлагается заказанное вами место сохранения. В моём случае это:
Так как мне приходится работать в разных проектах, то по мере необходимости я меняю место расположения файлов.
6. Заканчиваем операцию под кодовым названием «Настройка Word»
Итак, мы внесли все необходимые изменения в окне Параметры Word. Теперь смело щёлкаем по кнопке ОК – теперь эти функции Word’а будут постоянны:
Настройка Word делается один раз. В идеале в организации программа Word на всех компьютерах должна быть настроена таким образом.
Теперь вы сможете:
Урок получился длинным и, полагаю, достаточно тяжёлым. Но, если вы хотите увеличить производительность труда, совершенно необходимо освоить операцию «Настройка Word». Не хотелось бы вас пугать, но я ещё не всё рассказала о настройках параметров Word.
Время от времени мы будем обращаться к окну настройки, а сейчас самое время отдохнуть. Заслужили!
Вопрос 4. Настройка рабочей среды
Дата добавления: 2013-12-24 ; просмотров: 1086 ; Нарушение авторских прав
Существенными компонентами пользовательского интерфейса Word являются режимы, или виды отображения документа в рабочем окне. В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы для работы с документом:
Установка режима производится командой меню Вид, адля режима предварительного просмотра – меню Файл. Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующие кнопки слева внизу экрана (рис.4.2).
Обычный режимпросмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов. Его преимущество этого состоит в возможности задать черновой вариант отображения текста шрифтом гарнитуры Arial. Обычный режим экономичен. Он позволяет ускорить обработку документов. В этом режиме пользователь имеет возможность включить отображение полосы стилей слева от левой границы текста.
Врежиме Web-документаможно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он будет отображается в браузере (обозревателе). Режим Web-дoкумента дает возможность пользователю реализовать коммуникационные, мультимедийные и гипертекстовые технологии в документе. Для этого режима характерно подключение полосы схемы документа, которая располагается слева от текста и эффективна при переходах в документе.
Режим разметки страницы позволяет установить или снять изображение пунктирных границ текста. В этом режиме можно выполнять ввод и редактирование колонтитулов. Здесь просматриваются графика и внедренные объекты.
Режим структуры документа используется при работе с большими документами, для которых характерны наличие структурных элементов в виде глав, разделов, подразделов и текста. Характерным признаком режима структуры является наличие мелкого квадратика, расположенного слева в начале каждого абзаца текста, формулы, строки таблицы. Указатель мыши, при подведении к квадратику приобретает вид сдвоенной стрелки. Щелчок мышкой приведет к выделению соответствующего элемента структуры (абзаца, формулы, строки таблицы). Для этого режима также характерно наличие дополнительной панели инструментов Структурирование. Инструменты этой панели служат для установки, управления отображением и перемещением структурных элементов документа.
Режим схемы документапредназначен для просмотра документов и их схемы. На панели инструментов Структуракнопка [Главный документ]позволяет реализовать режим просмотра главного документа. Главный документ целесообразно использовать для больших по размеру документов, состоящих из вложенных документов, хранимых в виде самостоятельных файлов. В режиме просмотра главного документа можно работать со всеми вложенными документами как с одним большим документом и обеспечивать взаимосвязь всех частей главного документа.
Режим предварительного просмотра полезен при подготовке документа к печати. В этом режиме можно просмотреть документ в точности так, как он будет напечатан. Панели инструментов режима предварительного просмотра позволяют увеличить или уменьшить масштаб отображения документа, изменить поля, осуществить подгонку страниц, выводить на экран несколько печатных страниц и т. д.
В режимепросмотраВо весь экранможно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью «горячих» клавиш или из контекстного меню.
При настройке рабочей среды можно изменять масштаб просмотра документа выполнением команды Вид►Масштаб.
В окне Microsoft Word при первоначальной загрузке присутствуют панели инструментов – Стандартная и Форматирование, содержащие кнопки наиболее часто употребляемых операций. Для выбора необходимых панелей инструментов используется команда Вид►Панель инструментов.
С помощью команды Вид►Панели инструментов►Настройкаможно создать новую панель, восстановить исходное состояние панелей после их настроек, изменить вид кнопок, обеспечить вывод подсказки при установке указателя мыши на кнопку. Для размещения на панели инструментов дополнительных кнопок необходимо в диалоговом окне Настройка…во вкладкеКоманды выбрать нужную кнопку и перетащить ее мышью на панель инструментов. Для удаления кнопки следует перетащить ее мышью за пределы панелей инструментов при открытом окне Настройка. Аналогичным способом можно перемещать кнопки между разными панелями инструментов.
Можно также создать единую панель, содержащую все часто используемые кнопки, и удалить с экрана все остальные панели инструментов. Размеры кнопок можно увеличить с помощью кнопки Крупные значкина вкладке Параметрыдиалогового окнаНастройка. Аналогичные действия по настройке панелей инструментов можно выполнить с помощью команды Сервис►Настройка.
Более простые настройки можно выполнить по контекстному меню, вызываемому нажатием правой клавиши мыши на любой панели инструментов.
Помимо возможности изменять количество панелей, присутствующих в окне, или количество элементов внутри панелей, можно панели инструментов перемещать по экрану в наиболее удобное место. Чтобы переместить панель, необходимо подвести указатель мыши к левой границе панели и подождать, пока курсор примет вид маркера перемещения (четырех направленной стрелки). После этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить панель в другое место.
Команда Сервис►Параметры►вкладка Вид позволит установить или убратьполосы прокрутки, строку состояния, всплывающие подсказкии др.(рис. 4.3)
Параметры Word (Экран)
В Word для простого изменения параметров Word можно использовать представление Backstage.
Параметры отображения страницы
Показывать пробелы между страницами в представлении «Разметка страницы» При выборе этого параметра отображаются верхние и нижние поля страницы, включая содержимое верхних и нижних полей.
Показать метки выделения Если этот параметр выбран, на экране и в напечатанных документах будет отображаться выделенный текст.
Показывать наведите курсор на панели инструментов документа Если этот флажок выбран, во всплывающих окнах желтого цвета отображаются такие сведения, как URL-адреса и комментарии рецензентов. Они появляются при на экране при наметке указателя мыши на гиперссылке, знаке приметок или аналогичном содержимом.
Всегда показывать эти знаки форматирования на экране
Символы табули Если этот параметр выбран, символы табулицы будут отображаться в качестве стрелок.
Области Если этот параметр выбран, между словами будут отображаться пробелы в качестве точек.
Знаки абзацев Если этот параметр выбран, концы абзацев с символом абзаца отображаются.
Скрытый текст Если этот параметр выбран, под текстом будет отображаться пунктирная линия, которая отформатирована как скрытая.
Дефис (необязательно) При выборе этого параметра отображаются дефисы, которые показывают, где нужно разделить слово в конце строки. Мягкие переносы не выводятся, если слово не переносится. Если слово переносится на другую строку, мягкий перенос отображается как обычный дефис.
Привязки объектов При выборе этого параметра отображаются привязки объектов, которые указывают на то, что объект прикреплен к определенному абзацу.
Необязательные разрывы Выберите этот параметр, чтобы управлять тем, где слово или фраза разрывается, если оно попадает в конец строки. Если вы используете Microsoft Office Word для восточноазиатских языков, этот параметр предотвращает неправильный разрыв текста.
Примечание: Он доступен только в том случае, если для редактирования текста включена поддержка восточноазиатских языков.
Показать все знаки форматирования Если этот параметр выбран, на экране будут отображаться все знаки форматирования, перечисленные в разделе Всегда показывать эти знаки форматирования независимо от того, был ли выбран каждый из них. Если отключить этот параметр, будут отображаться только символы форматирования, которые указаны выбранными флажками в разделе Всегда показывать эти знаки форматирования на экране.
Совет: Вы можете быстро включить или отключить этот параметр, нажав кнопку Показать или скрыть ¶ в группе Абзац на вкладке Главная.
Параметры печати
Печать рисунков, созданных в Word Печать всех объектов-рисунков, таких как фигуры и текстовые поля. Если этот не сделать, процесс печати может ускориться, так как Word печатает пустое поле на месте каждого объекта-рисунка.
Печать фоновых цветов и изображений Выберите этот параметр, чтобы напечатать все цвета фона и изображения. Если этот не сделать, процесс печати может ускориться.
Печать свойств документа Выберите этот параметр, чтобы напечатать сводную информацию о документе на отдельной странице после его печати. Word хранит сводную информацию на панели сведений о документе.
Печать скрытого текста Выберите этот параметр, чтобы напечатать весь текст, отформатированный как скрытый. Word не печатает пунктирную линию, которая отображается под скрытым текстом на экране.
Обновление полей перед печатью Выберите этот параметр, чтобы обновить все поля документа перед печатью.
Обновление связанных данных перед печатью Выберите этот параметр, чтобы обновить все связанные сведения в документе перед печатью.