чеки выцвели что скажет налоговая
Когда первичка выцвела
Проверьте авансовые отчеты прошлого года. На всех ли кассовых чеках можно разобрать надписи? Возможно, вас постигла та же участь, что и нашу читательницу – кассовые чеки превратились в чистые листки бумаги. Но не все так безнадежно, как кажется.
– Я в шоке! – сходу заявила мне по телефону моя подруга Ирина Солнечная, главный бухгалтер одной из столичных фирм. Ирина не паникерша, поэтому я попыталась спокойно выяснить, в чем же, собственно говоря, дело.
– У нас скоро налоговая проверка, мы в графике, – начала свой рассказ Ирина. – По такому случаю я еще раз решила просмотреть наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. И, о ужас! Во многих авансовых отчетах обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки.
Первой мыслью было сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Я даже и про программы специальные прочитала, и умельцев этого дела нашла.
– За подделку документов наказывают.
– Да знаю я, не маленькая, – отмахнулась Ирина. – Лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо подложного документа – арестом на срок от трех до шести месяцев. Уголовный кодекс, статья 327. Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!
– Составь акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке.
– С оптовиками, пожалуй, так и сделаю. Тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают.
А вот как поступить с розницей, ума не приложу. Ладно еще, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. Здесь хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или товарника нет вообще, как, например, при покупке бензина?
– Ну, на будущее могу сказать, что с чеков можно ксерокопии снимать, а потом у нотариуса заверять: от трех до пяти рублей за чек. Оптом, может, и дешевле. Или непосредственно у поставщика. Посчитать только надо, что будет менее накладно – нотариальные услуги или транспортные расходы.
– Ксерокопия – дело хорошее. У нас сейчас секретарь в поте лица копии всех чеков снимает. Только мы решили отделаться малой кровью. Копии заверяем своей печатью и подписями.
– Учти, что надо еще приказ издать, где указать причину, по которой переделываете первичку. Ну а потом и копии заверяйте.
Вместо чека – чистая бумага
– Проблема в том, что не все чеки можно отксерокопировать, – продолжила моя подруга. – Некоторые выцвели настолько, что разобрать первоначальный текст так просто не удастся. Сумму еще можно по авансовому отчету угадать. А поставщика и его реквизиты – увы!
– Да не расстраивайся ты так. Может, еще удастся с налоговиками договориться. Они ведь тоже люди! К тому же, если повезет, удовлетворятся этим и глубже копать не станут.
– Все бы хорошо, – вздохнула Ирина, – только сумма уж очень приличная для нашей фирмы получается. И ведь обидно-то как! Ладно бы за ошибки свои или халатность. А тут.
– Может, вы условия хранения чеков не соблюдали?
– Да вроде в спирте не вымачивали, под ультрафиолет не клали, все чеки подшиты в папочки вместе с авансовыми отчетами. Да и кто ж теперь разберет, кто прав, кто виноват?
– Знаешь, технологии, позволяющие восстановить практически любое изображение, существуют довольно давно (см. справку «Отец судебной фотографии»). И думаю, что наука не стоит на месте. Так что можете просто восстановить угасший текст.
– Директор вряд ли разорится на экспертизу, сколько бы она не стоила. Скорее всего он захочет дождаться окончательного решения налоговиков. А потом уж и будет решать, стоит ли овчинка выделки.
Экспертиза за счет налоговиков
«Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов, да еще и налоги пересчитают, а фирма их решение оспорит в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?» – поинтересовалась Ирина.
С этим вопросом мы обратились к эксперту бератора «К вам пришла проверка» Антону Лужнову. «Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.
Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суда, проводят за счет денег федерального бюджета. Поэтому практика показывает, что суды не спешат это делать по собственной инициативе. Обычно в такой ситуации судьи указывают, что экспертиза назначается по инициативе какой-либо стороны или по ходатайству обеих сторон, и соответственно этому распределяют расходы по оплате услуг экспертов.
Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.
А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее», – заверил Антон Лужнов.
Секреты долголетия кассового чека
Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается), не исчезло ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.
Прежде всего, это температура 18–24 оС и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.
Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки «боятся» клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.
Родоначальник метода восстановления угасших текстов – русский ученый Евгений Буринский. Этот способ он впервые применил для восстановления надписей XIII века на кусках кожи, найденных при раскопках в Московском Кремле.
Применив для работы фотопластинки, Буринский изготовил несколько одинаковых черно-белых негативов с каждого документа. Затем, сняв эмульсионные слои с негативов и сложив их вместе один на другой, он получил более контрастное негативное изображение. Далее с каждого негатива получил своего рода слайды и наложил их друг на друга. Последовательно увеличивая контраст негативов, Буринский получил фотоснимки, на которых невидимые и полустертые буквы стали доступны для чтения. Российская академия наук в 1898 году присудила Буринскому Ломоносовскую премию «За метод исследования, равный значению микроскопа».
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Как восстановить чек на покупку
Зачем восстанавливать чек о покупке
Информация, содержащаяся на документе
Важно! Отказ со стороны продавца в выдаче дубликата может говорить о недобросовестности, в ведении чёрной бухгалтерии уклонении от уплаты налогов. В виде исключения: рынки (продукты питания), киоски (канцелярские товары и пресса), отделения почтовой связи (конверты, открытки).
Когда чек должен быть обязательно восстановлен?
Совет! Документы об оплате товара, услуги желательно хранить на весь период действия гарантийного срока или срока эксплуатации товара. Кроме того эксперты рекомендуют приплюсовать к нему еще срок исковой давности, который составляет три года.
Процедура восстановления чека на покупку
Закон гласит, что товарно- денежные отношения между субъектами предпринимательской деятельности в торговой сфере и физическими лицами называются сделкой в розницу. На физлица распространяются права, защищающие потребителей. Это позволяет возвращать дефектные и некачественные вещи, продукты. Чтобы осуществить такое действие, как правило, в торговую точку несут: заявление о возврате стоимости покупки, чек и собственно сами товары народного потребления.
Есть ли шанс проделать эту процедуру без документа, подтверждающего акт приобретения, и вернуть товар в магазин? Или же смириться с неудачным отовариванием? Ниже рассказывается о законодательной подоплёке вопроса.
Статьи закона
Согласно ст. 493 Гражданского кодекса Российской Федерации моментом заключения розничной сделки является выдача бумаги, свидетельствующей о покупке. Фактически потеря клочка кассовой ленты не позволяет аннулировать сделку. Подтвердить ее помогут свидетели.
На стороне потребителя оказывается также ст.18 Гражданского кодекса Российской Федерации, в которой говорится о неправомерности отказа в возврате денежных средств (или замене вещей) при условии отсутствия кассового (товарного) чека или прочих документов.
Выдача дубликатов продавцом
Выписывать повторно документ о приобретении товара никто не будет. Да и закон не велит. Но не всё так безнадёжно. Существует несколько способов подтверждения товарно-денежных отношений:
2. Копия товарного чека. Зачастую он выдаётся покупателю. Можно предъявить его. Если он потеряется, то полагается выдача второго экземпляра. Однако не стоит возлагать больших надежд и на этот вариант, поскольку магазин или иная компания вправе не выписывать товарный чек в двух экземплярах.
Интернет-торговля (e-Trading)
Самостоятельная «реанимация» товарно-кассового чека
Способ 2. Для проявления стертых чернил используют растворы соли или соды.
Способ 3. Чек, приложенный к листу белой бумаги, отпечатывается на нем. Проблема заключается в том, что такая «копия» не имеет юридической силы.
«Как и зачем самозанятому аннулировать чеки»
Вы могли заметить, что после формирования чека в мобильном приложении «Мой налог» появляется кнопка «Аннулировать чек». Вроде бы все просто: сделал ошибку, отменил доход, налог автоматически изменился. Но на самом деле функцией можно пользоваться далеко не всегда. В каких именно ситуациях самозанятым разрешено аннулировать чеки рассказываем ниже.
Корректировка ранее переданных ИФНС сведений о доходах
В пункте 4 статьи 8 Федерального закона № 422-ФЗ сказано, что налогоплательщик НПД вправе провести корректировку ранее переданных налоговому органу сведений о сумме расчетов, приводящих к завышению сумм налога, подлежащих уплате.
Значит, изменить чек можно, но только в 2-х случаях: при возврате денежных средств, полученных в счет оплаты или предварительной оплаты, или при некорректном вводе сведений в мобильном приложении «Мой налог».
Возврат денежных средств в счет оплаты товара или услуги
Дарья — самозанятый фэшн-фотограф. На прошлой неделе она получила заказ от рекламного агентства. Как и всегда, Дарья взяла 10 тысяч рублей в качестве предоплаты, выдала агентству чек и начала готовиться к съемкам.
В намеченный день съемка сорвалась — подвела погода. Команда решила перенести фотосессию на другой день, но у Дарьи уже запланированы другие проекты. Она отказалась от съемки, вернула предоплату и пригласила на замену знакомого фотографа.
Теперь нужно сделать отмену в приложении «Мой налог». В разделе «Операции» она нашла нужный чек, нажала на круглую кнопку в центре экрана и выбрала «Аннулировать». Далее Дарья отметила поле «Возврат денежных средств». Теперь налог платить не придется.
Некорректный ввод информации
Илья уже полтора года работает самозанятым парикмахером. Сегодня к нему пришла постоянная клиентка и попросила подровнять ей волосы и нанести специальную укрепляющую маску.
При формировании чека Илья забыл учесть стоимость маски для волос. Он увидел ошибку на странице с QR-кодом чека, нажал на кнопку в центре и выбрал «Чек сформирован ошибочно». После этого он сделал новый чек с правильной суммой заказа.
В каких случаях нельзя аннулировать чек
Допустим, вы ошиблись в дате и решили отменить чек. В данной ситуации аннулирование не поможет: налоговая начислит штраф по статье 129.13 НК РФ за нарушение сроков и порядка передачи сведений в налоговый орган.
Первое нарушение влечет за собой штраф в размере 20% от суммы расчета, повторное нарушение в течение последующих 6 месяцев — 100% расчета. Все из-за того, что закон обязывает налогоплательщиков НПД формировать чеки в момент расчета, и нарушение этого правила влечет последствия даже при аннулировании доходов.
Когда первичка выцвела
Проверьте авансовые отчеты прошлого года. На всех ли кассовых чеках можно разобрать надписи? Возможно, вас постигла та же участь, что и нашу читательницу – кассовые чеки превратились в чистые листки бумаги. Но не все так безнадежно, как кажется.
– Я в шоке! – сходу заявила мне по телефону моя подруга Ирина Солнечная, главный бухгалтер одной из столичных фирм. Ирина не паникерша, поэтому я попыталась спокойно выяснить, в чем же, собственно говоря, дело.
– У нас скоро налоговая проверка, мы в графике, – начала свой рассказ Ирина. – По такому случаю я еще раз решила просмотреть наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. И, о ужас! Во многих авансовых отчетах обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки.
Первой мыслью было сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Я даже и про программы специальные прочитала, и умельцев этого дела нашла.
– За подделку документов наказывают.
– Да знаю я, не маленькая, – отмахнулась Ирина. – Лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо подложного документа – арестом на срок от трех до шести месяцев. Уголовный кодекс, статья 327. Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!
– Составь акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке.
– С оптовиками, пожалуй, так и сделаю. Тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают.
А вот как поступить с розницей, ума не приложу. Ладно еще, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. Здесь хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или товарника нет вообще, как, например, при покупке бензина?
– Ну, на будущее могу сказать, что с чеков можно ксерокопии снимать, а потом у нотариуса заверять: от трех до пяти рублей за чек. Оптом, может, и дешевле. Или непосредственно у поставщика. Посчитать только надо, что будет менее накладно – нотариальные услуги или транспортные расходы.
– Ксерокопия – дело хорошее. У нас сейчас секретарь в поте лица копии всех чеков снимает. Только мы решили отделаться малой кровью. Копии заверяем своей печатью и подписями.
– Учти, что надо еще приказ издать, где указать причину, по которой переделываете первичку. Ну а потом и копии заверяйте.
Вместо чека – чистая бумага
– Проблема в том, что не все чеки можно отксерокопировать, – продолжила моя подруга. – Некоторые выцвели настолько, что разобрать первоначальный текст так просто не удастся. Сумму еще можно по авансовому отчету угадать. А поставщика и его реквизиты – увы!
– Да не расстраивайся ты так. Может, еще удастся с налоговиками договориться. Они ведь тоже люди! К тому же, если повезет, удовлетворятся этим и глубже копать не станут.
– Все бы хорошо, – вздохнула Ирина, – только сумма уж очень приличная для нашей фирмы получается. И ведь обидно-то как! Ладно бы за ошибки свои или халатность. А тут.
– Может, вы условия хранения чеков не соблюдали?
– Да вроде в спирте не вымачивали, под ультрафиолет не клали, все чеки подшиты в папочки вместе с авансовыми отчетами. Да и кто ж теперь разберет, кто прав, кто виноват?
– Знаешь, технологии, позволяющие восстановить практически любое изображение, существуют довольно давно (см. справку «Отец судебной фотографии»). И думаю, что наука не стоит на месте. Так что можете просто восстановить угасший текст.
– Директор вряд ли разорится на экспертизу, сколько бы она не стоила. Скорее всего он захочет дождаться окончательного решения налоговиков. А потом уж и будет решать, стоит ли овчинка выделки.
Экспертиза за счет налоговиков
«Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов, да еще и налоги пересчитают, а фирма их решение оспорит в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?» – поинтересовалась Ирина.
С этим вопросом мы обратились к эксперту бератора «К вам пришла проверка» Антону Лужнову. «Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.
Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суд
Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.
А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее», – заверил Антон Лужнов.
Секреты долголетия кассового чека
Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается), не исчезло ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.
Прежде всего, это температура 18–24 оС и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.
Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки «боятся» клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.
Родоначальник метода восстановления угасших текстов – русский ученый Евгений Буринский. Этот способ он впервые применил для восстановления надписей XIII века на кусках кожи, найденных при раскопках в Московском Кремле.
Применив для работы фотопластинки, Буринский изготовил несколько одинаковых черно-белых негативов с каждого документа. Затем, сняв эмульсионные слои с негативов и сложив их вместе один на другой, он получил более контрастное негативное изображение. Далее с каждого негатива получил своего рода слайды и наложил их друг на друга. Последовательно увеличивая контраст негативов, Буринский получил фотоснимки, на которых невидимые и полустертые буквы стали доступны для чтения. Российская академия наук в 1898 году присудила Буринскому Ломоносовскую премию «За метод исследования, равный значению микроскопа».
Почему для получения налогового вычета услуги лучше оплачивать картой?
Если вы хотите получить налоговый вычет по НДФЛ, то среди прочих необходимых документов у вас должны быть кассовые чеки. Это обязательные документы, без которых ИФНС откажет вам в получении вычета.
Почему чеки не надежны?
Налоговый вычет, чаще всего, оформляют через налоговую инспекцию. По правилам, прежде чем подавать документы, нужно дождаться окончания календарного года, в котором у вас были затраты. А если расходы вы оплачивали в начале года, то чеки у вас будут лежать достаточно долгое время.
Всем известно, что чеки очень быстро выцветают, и даже если хранить их в темном и сухом помещении, то шанс, что напечатанные на них данные сохранятся, не велик.
Если вы планируете получить налоговый вычет в будущем и вам нужно сохранить данные на чеках, то мы рекомендуем сразу же сделать скан или фото с чека, чтобы потом приложить их вместе с “бумажным” вариантом. Но чек ККМ все равно нужно сохранить.
Особенно “трепетно” нужно отнестись к сохранению чеков при покупке лекарств, если за эти расходы вы хотите потом получить налоговый вычет. Если чек выцвел или вы его потеряли, то возврат НДФЛ за купленные медикаменты вы получить не сможете.
Как сохранить документы, подтверждающие оплату?
Проще всего оплачивать услуги банковской картой (безналичным способом), чтобы потом приложить к документам чек об оплате, распечатанный из онлайн-банка. Законодательно электронный чек приравнен к бумажному, поэтому инспекторы должны принимать такой документ. Электронный чек содержит всю необходимую информацию, и он подтвердит понесенные вами расходы.
В некоторых случаях (но не всегда) подтвердить расходы можно и без бумажных чеков.
Например, вам пригодятся выписки банка, платежные поручения, расписка продавца, документы по раскрытию аккредитива, приходный кассовый ордер, то есть любой документ, подтверждающий передачу денежных средств.
Отдельно хотим пояснить ситуацию, когда физлица оформляют вычет за медуслуги. Среди необходимых документов при получении вычета (помимо чека) есть справка об оплате медуслуг, полученная в клинике или медцентре. При этом если у вас нет бумажного или электронного чека об оплате услуг, но есть справка из медицинского учреждения об оплате, то вы сможете оформить вычет и без чека. Но мы все же настоятельно рекомендуем сохранять все платежные документы, чтобы дополнительных вопросов у инспектора не было.
Также напомним, что оформить налоговый вычет вы можете 2 способами:
через налоговую инспекцию. Подавать документы вы можете только в следующем календарном году после года, в котором вы несли расходы.
через своего работодателя. Подавать документы на вычет можно сразу же после оплаты расходов.