чего требует закон информированности упорядоченности

Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной информацией.

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродействие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей организации.

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет эффективно использована в деятельности организации.

В современной перенасыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Источник

Чего требует закон информированности упорядоченности

Закон информированности-упорядоченности
КАКОВА РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?
Информационные потоки, проносящиеся в конце XX века над человеком и организациями как цунами, нередко ввергают людей в состояние паники или растерянности. Много ин-формации пролетает мимо нас. Информационные службы компаний не в состоянии отсле-дить даже информацию, непосредственно касающуюся их деятельности. Естественная ре-акция на такую ситуацию — увеличение темпа общения между людьми, сокращение вре-мени на ознакомление с новой информацией. Появился даже новый принцип передачи ин-формации: «Только главное и очень кратко». По этому принципу работают фирмы, по-ставляющие коммерческую, правовую и другую информацию, например, фирмы «Гарант», «Консультант плюс».
Рассмотрим некоторые аспекты коммуникаций в компании. Все отношения в компании основаны на получении, обработке, передаче и хранении приказов, распоряжений, догово-ров и др. Они могут содержать данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, ви-деоизображений. Часть этих данных может быть известна исполнителю, а часть — может быть новой, необходимой для выполнения заданий или развития его профессионального уровня.
Донные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение, на-зываются информацией.
Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого — пус-тым набором данных.
Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления, ее разделяют на два большие класса:
• объективную, овеществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях);
• субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).
В зависимости от характера подготавливаемого решения информация классифицируется по следующим группам:
• по областям применения: управленческая, техническая, биологическая;
• по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, ко-ординирующая, контролирующая, информирующая;
• по времени действия: стратегическая, тактическая и оперативная;
• по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рис-кованная, осторожная;
* по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая;
• по масштабам воздействия: общая и частная;
• по направлению воздействия: внутренняя и внешняя. Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упо-рядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элемен-тами установленного взаимодействия (взаимовлияния).
ФОРМУЛИРОВКА ЗАКОНА ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ И ВАРИАНТЫ ЕГО РЕАЛИЗАЦИИ
Формулировка закона: Каждая система (социальная или биологическая) стремится полу-чить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)». Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

КАКИЕ СЛЕДСТВИЯ ВЫТЕКАЮТ ИЗ ЗАКОНА ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ?
Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации».
Существует естественное максималистское стремление человека и компании приобрести больше информации абсолютно достоверной, сверхвысокой ценности, да еще секретной. Это приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, криминальным источникам, к перенасыщению информации цифрами, таблицами, графи-ками и т.д. В результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.
Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею верхнего критиче-ского уровня переходит в компетентность работниках»
Каждый работник повышает свою квалификацию, изучая литературу, посещая лекции и семинары. При этом, информация нс сразу переходит на уровень теоретических или прак-тических знаний. Часть ее теряется, часть постепенно накапливается, объединяется с дру-гой, создавая некоторый цельный набор в какой-либо области. Достигнув необходимого объема и пропорций эта информация становится полезной для решения конкретных задач, а се носитель приобретает новый уровень компетентности (рис. 66.1). j

КАКИЕ ОСОБЕННОСТИ ИМЕЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИИ: ОБЪЕМ ВОСПРИНИМАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ И ЕЕ ДОСТОВЕРНОСТЬ?
Управленческая информация используется для подготовки решений в социальной системе. Эти решения направлены на стратегическое планирование, управление управленческой деятельностью, управление человеческими ресурсами, управление производственной и обслуживающей деятельностью, формирование системы управления компании (методоло-гия, структура, процесс, механизм), управленческое консультирование, коммуникации с внешней средой. Управленческую информацию достаточно полно описывают пять основ-ных характеристик: объем, достоверность, ценность, насыщенность.
Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и восприни-маемой информации. Для информационных систем более важное значение имеет объем символьной информации, который измеряется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 кбайт, 20 страниц и т.д.). Для социальных систем (персонала, компаний) основное значение имеет объем воспринимаемой информации, который характеризует необходимую полноту ин-формации о каком-либо объекте управления. Объем воспринимаемой человеком информа-ции зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук, изображение), сложности самой информации или алгоритма ее обработки, временного ин-тервала на ее обработку, индивидуальных характеристик человека, текущего состояния объекта управления (стабильное, меняющееся, аварийное (паническое)).

Достоверность может быть повышена за счет:
* создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;
• формирования собственной системы информаторов;
• повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении;
• информационной избыточности сведений.
КАКИЕ ОСОБЕННОСТИ ИМЕЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИИ: ЦЕННОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И ЕЕ НАСЫЩЕННОСТЬ?
Ценность характеризует информацию как материальную или интеллектуальную продук-цию, имеющую потребительную стоимость. Она определяется снижением затрат матери-альных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или повышением прибыли на принятие правильного управленческого решения. Выделяют четыре уровня ценности информации: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий (табл. 68.1).

пулкчиму уровню соответствует искаженная, некачественная, ложная, неверная, недоста-точная, недостоверная/неточная, неэффективная, ошибочная, повторяющаяся, противоре-чивая и фик-тивная информация. Данный уровень переводит термин «информация» в тер-мин «данные». Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компаниям.
Среднему уровню соответствует информация, полученная от вы-сокопрофессиональных специалистов компании, работающих в системе программно-целевого или регламентного управления. Ее наделяют такими характеристиками как доказательная, достоверная, каче-ственная, лаконичная, материальная, необходимая, основная, полезная, своевременная, точная. К ней относятся рационализаторские предложения, новые проекты, товары и услу-ги, удовлетворяющие новый набор интересов человека или общества.
Высокому уровню соответствует информация, созданная в научно-исследовательских уч-реждениях, венчурных компаниях, работающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, новые идеи, инновационные технологии, маркетинговые исследования, имитационные модели организаций, товары и услуги, удовлетворяющие новому актуализированному набору существующих потребно-стей или даже новым потребностям человека или общества.
Сверхвысокому уровню соответствует информация, полученная в исследовательских цен-трах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). К ней относится информация, полученная в работах ряда Нобелевских лауреатов (табл. 68.2).
Представленные уровни носят субъективный характер. Для одного специалиста поступив-шая информация может иметь нулевой уровень, а для другого — средний, в зависимости от квалификации специалиста и сложности порученного задания.
Насыщенность информации (Н) характеризуется соотношением объема профессиональной (П) и фоновой (Ф) информации в каком-либо тексте документа или сообщения, предназна-ченных для ознакомления с ними работников организации

Обычно руководители компаний причисляют к конфиденциальной информацию с высоким уровнем ценности, в том числе:
• кадровый и профессиональный состав,
• сведения о партнерах и клиентах,
• инновационный задел,
• имущественное положение организации,
• инвестиционные программы и планы инвестиций,
• методы изучения рынка сбыта и продаж,
• способ производства продукции и структура цены,
• условия сделок и контрактов,
• данные бухгалтерского учета.
Считается, что утечка 20% конфиденциальной информации может привести организацию к краху.
• публичная (открытая) — отражает разносторонние интересы общества и личности. Ин-формация не имеет ограничений на использование. К ней относятся публикации в средст-вах массовой информации, сведения, полученные на публичных выставках, презентациях, материалы лекций.

Источник

Чего требует закон информированности упорядоченности

В теории организации выделяют следующие законы организации второго уровня:
1) информированности-упорядоченности;
2) единства анализа и синтеза;
3) композиции и пропорциональности (гармонии).

ЗАКОНА ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ: его особенности

Закон единства анализа и синтеза действует во всех сферах жизнедеятельности человека, от семьи до мировой системы. В на­стоящее время можно наблюдать, как, анализируя деятельность ме­ждународного терроризма, мировая система стремится оптимизиро­вать свою структуру, согласовать цели отдельных государств с глав­ной целью на этом этапе развития мировой системы — борьбой с терроризмом.

ЗАКОН ЕДИНСТВА, его следствия и принципы выполнения
Формулировка закона единства: каждая материальная система: живой организм, социальная организация (предприятие, учебное заве­дение и др.) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут циклично (рис. 7.2.).

В случае наступления больших несоот­ветствий персонал примет живейшее участие в данном процессе, но будет уже поздно. Таким образом, это очень тяжелый вариант для руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза. Результат действия закона будет самым благоприятным. Beсь персонал в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона. Составляются план преобразования ключевых структур и процессов исходя из поступающей информации или результатов моделирования.

ЗАКОН КОМПОЗИЦИИ И ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТИ (гармонии)
Этот закон формулируется так: каж­дая материальная система стремится сохранить в своей структу­ре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в задан­ной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Закон композиции и пропорциональности относится к o6ъективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.

Первый вариант: руководитель и подчиненные ничего не знают о законе композиции и пропорциональности. Результат стихийного действия закона. Любая стихийность приводит к самонастройке элементов: выполняемых функций, отношений между персоналом, набору целей и задач. Так, при функциональной подготовке организации ряд обязательных базовых функций не включается в функциональную структуру, например, управление технической безопасностью, управление маркетингом, стратегическое управление, представительная деятельность.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Результат действия закона. В своей деятельности руководитель, знающий данный закон, будет основываться на наборе целей организации, которые и определят направление гармониза­ции. Однако, как показывает практика, основная масса персона­ла не знакома с целями организации или не поддерживает все их. Поэтому конкретные действия руководителя по формирова­нию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны. Эффективность работы организации во многом будет определяться профессионализмом руководителя и его способностями по убеждению подчиненных в правильности реализуемых мероприятий.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и могут им управлять. Результат действия закона будет проявляться в постоянном совершенствовании системы производства и управления, созда­нии команды единомышленников, существенном снижении из­держек производства. Все это, естественно, приведет к сниже­нию себестоимости производства и увеличению конкуренто­способности организации. При этом весь персонал осознанно в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.

Принципы закона
Сознательная реализация закона композиции и пропорциональ­ности в организации требует обязательного использования набо­ра следующих принципов:
1) планирования;
2) координации;
3) полноты.

Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.

Пла­нирование связано с выработкой целей организации, согласован­ных с целями развития внутренней и внешней среды (работника, рынка, общества). Каждая цель представляется в виде набора конкретных задач с механизмом выполнения (рис. 7.3.).

Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения. Этот принцип реализует достаточные условия закона.

Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке дея­тельности либо своими сипами, либо с помощью привлеченных орга­низаций. Этот принцип реализует необходимые условия закона.

Уровень А Уровень В Уровень С Техника для со­ставления тексто­вых документов Механические или электрифицированные пи­шущие машинкиЛокальные ком­пьютерные сред­стваКомпьютерные системы (станции) Размножение документов Механические или электрифицированные пи­шущие машинкиМеханические копировальные устройстваКсероксы, сред­ства ЭВМ Обработка счет­ных документов Механические и электронные калькуляторыЛокальные ЭВМАвтоматизированное место аудито­ра Программное, информационное и математическое обеспечение
Папки с норма­тивными доку­ментами, номо­граммыПрикладное обеспечение ЭВМБаза данных, база знаний Поиск, хранение и транспортиров­ка документов
Полки, шкафы, картотеки, почта, телефонМикрофиши, факс, телетайп, локальные ЭВМСистема автома­тизированных рабочих мест Канцелярская работа РучнаяЛокальные тех­нические средст­ваПреимуществен­но автоматизиро­ванная Оборудование информационной службы
Обычные пись­менные столы, шкафы, несго­раемые шкафыУдобная для пер­сонала мебель и производительное оборудованиеСпециально зака­занный эргоно­мичный комплекс АРМ

Источник

Закон информированности-порядоченности

Английский философ XIX в. Герберт Спенсер сказал: “Каждый может принять решение, располагая достаточной информацией…”. На сегодняшний день современное общество получило название “информационное”, что еще раз подтверждает значение информации в нашей жизни. Под управленческой информацией будем понимать всю совокупность сведений, исходя из которых устанавливается внутренний порядок организации и осуществляется ее функционирование во внешней среде. Понятие “упорядоченность” представляет собой синоним слова “организованность”. Упорядоченность определяют как характеристику структуры, обозначающую степень взаимной согласованности ее элементов. Упорядоченность организационных процессов прямо зависит от информации о поведении окружающей среды и внутреннем состоянии организации, которую можно непосредственно использовать в процессе проектирования и управления организацией.

В основу классификации положено пять наиболее общих признаков:

Место возникновения. По этому признаку информацию можно подразделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Одна и та же информация может являться для одной фирмы входной, а для другой, ее вырабатывающей, – выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условнопостоянной).

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативносправочную, учетную и оперативную (текущую).

С точки зрения управления важны следующие характеристики информации: объективность, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Основной из характеристик информации является ее объективность, которая характеризуется ее независимостью от чьего-либо мнения или сознания, а также от методов получения. Более объективна та информация, в которую методы получения и обработки вносят меньший элемент субъективности.

Достоверность – верность информации, не вызывающая сомнений. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Причинами недостоверности могут быть: преднамеренное искажение (дезинформация); непреднамеренное искажение субъективного свойства; искажение в результате воздействия помех; ошибки фиксации информации. В общем случае достоверность информации основывается на фактах, достигается: указанием времени свершения событий, сведения о которых передаются; сопоставлением данных, полученных из различных источников; своевременным вскрытием дезинформации; исключением искаженной информации и др.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие решений. Говорят, что информация имеет среднюю ценность, если снижение уровня затрат составляет от 10 до 50 % и высокую, если это снижение составляет более 50 %.

Насыщенность информации – это отношение полезной информации к общему объему информации.

Насыщенность имеет три уровня:

Открытость информации – это возможность предоставления ее тем или иным группам людей. Существуют три уровня открытости информации:

Закон информированности-упорядоченности: степень упорядоченности процессов в любой организации ограничивается информацией о состоянии ее элементов и воздействиях окружающей среды. Закон предполагает создание в организации такой информационный среды, которая позволяет руководителям и подчиненным действовать исходя из принципа необходимого и достаточного. Дефицитные ресурсы могут быть задействованы в таком объеме, в каком это требуется применительно к данной ситуации. Информация, таким образом, становится гарантом эффективности и качества функционирования организации с точки зрения оптимального удовлетворения потребности и интересов организации в целом и каждого из ее сотрудников в отдельности.

Ценность информации в значительной степени определяется своевременностью ее поступления. Для того чтобы обеспечить своевременное поступление информации, необходимо организовать оперативное отслеживание (мониторинг) значительного числа параметров, характеризующих условия ее жизнедеятельности.

Мониторинг хозяйственной организации должен включать в себя следующие основные элементы:

Носителями информации об изменениях во внешней и внутренней среде организации являются сильные и слабые сигналы. Сильные сигналы несут достаточно полную и достоверную информацию об этих изменениях, однако появляются, как правило, слишком поздно, чтобы организация имела возможность своевременно на них среагировать. Слабые сигналы появляются заблаговременно, но, характеризуются неточностью и неполнотой. Тем не менее анализ слабых сигналов позволяет организации своевременно подготовиться к возможным неблагоприятным изменениям. Диагностика по слабым сигналам хозяйственной организации может эффективно использоваться при принятии экстренных решений по управлению организацией. Необходимость диагностики по слабым сигналам возникает в ситуации, когда уровень нестабильности среды организации очень высок.

В условиях нестабильности сведения о возникающей угрозе возрастают постепенно: вначале появляются первые признаки изменений во внешней среде, затем определяется возможный источник этих изменений, и угроза конкретизируется (но не настолько, чтобы рассчитать, как данная угроза отразится на доходах организации).

В дальнейшем становится возможным определить меры противодействия возникающей угрозе, хотя информации еще не вполне достаточно для расчета и анализа последствий. Они могут быть рассчитаны и проанализированы лишь тогда, когда действия организации направлены на предотвращение воздействия угрозы.

В целом выделяют пять уровней осведомленности:

Существуют два варианта ответа на внешние обстоятельства:

Выбор реакции зависит от быстроты развития конкретной опасной ситуации во внешней среде. Пятый уровень соответствует достаточной степени осведомленности, чтобы рассчитать воздействие и результат предпринятых ответных мер (с определенной степенью вероятности расчетов). На рисунке добавлен шестой уровень, когда осуществляется воздействие и реагировать уже поздно.

Горизонтальная ось обозначает время, которое проходит с момента достижения первого уровня осведомленности об опасности. На графике представлены четыре случая, которые развиваются с разной скоростью. Случай А – наиболее медленный, случай D – наиболее быстрый. Достижение шестого уровня на каждой из кривых означает “время полного воздействия”.

Главная кривая А достигает пятого уровня своевременно, что позволяет принять обычные ответные меры. В данном случае не требуется специального вмешательства руководства, и проблема может быть решена путем обычного периодического планирования.

Что касается кривой В, то она достигает пятого уровня слишком поздно, и периодическим планированием фирме уже не обойтись. Однако реакция будет правильной, если принять чрезвычайные меры.

Кривая С достигает пятого уровня слишком поздно, чтобы успеть принять решительные меры противодействия. Как видно из графика, нормальные ответные меры следовало бы начать еще где-то между первым и вторым уровнями осведомленности, а чрезвычайные меры на уровне 3,5. В этом случае необходимо начать поиски слабых сигналов. Кривая D означает “неустранимую неожиданность”, так как даже чрезвычайные ответные меры следовало бы предпринять еще до того, как во внешней среде появятся первые признаки неминуемой опасности (первый уровень осведомленности).

Если анализ событий указывает на приближение значительных изменений, которые могут произойти быстрее, чем фирма успеет принять чрезвычайные ответные меры, руководству следует серьезно задуматься над составлением программы действий в кризисной ситуации.

Источник