чего нельзя добиться автоматизацией бизнес процессов через эдо
ЭДО: мифы и реалии электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота позволяет упростить многие процессы внутри предприятия, сократить временные и материальные издержки. Однако многие руководители откладывают переход на «цифру», приводя в качестве аргументов распространенные заблуждения. Рассказываем, как обстоят дела на самом деле и почему работать с ЭДО удобнее, быстрее и безопаснее, чем с бумагой.
Миф 1. Документы на бумаге надежнее, потому что заверяются печатью и подписью
В деловой среде сложилось традиционное представление о процессе заключения нового контракта – руководители предприятий должны на общей встрече собственноручно подписать бумажный договор. Многие компании по привычке ведут бумажный документооборот, распечатывая каждую накладную для подписи руководителя и главбуха. С другой стороны, сотрудники таких компаний в неформальной беседе признаются, что многим из них приходилось подделывать и подписи руководства, и печать.
Использование электронной подписи является современным и безопасным аналогом традиционного оформления документа на бумаге. Она помогает однозначно подтвердить авторство и подлинность документа. С ее помощью можно удаленно сдавать отчетность в контролирующие органы, заключать контракты с партнерами и вести первичную бухгалтерию.
Электронная подпись заменяет подпись руководителя и оттиск синей печати. Фактически она представляет собой пакет зашифрованных данных, прикрепляемый к электронному документу, однозначно определяющий его авторство и подтверждающий подлинность содержания.
Миф 2. Электронные документы легко украсть. Велика вероятность утечки конфиденциальной информации по вине оператора ЭДО
Руководители компаний откладывает внедрение ЭДО, опасаясь за безопасность:
На самом деле информация между контрагентами передается по защищенным протоколам, а доступ в систему производится в одном из двух режимов – путем ввода логина и пароля или по сертификату квалифицированной электронно-цифровой подписи. Пароли хранятся в зашифрованном виде в защищенном облачном хранилище, а ключи сертификатов доступа выпускаются в единственном экземпляре и хранятся у конкретных пользователей. Соответственно, если в компании соблюдаются принципы информационной безопасности, то утечка информации из электронных документов исключена.
Деятельность всех операторов ЭДО четко регламентирована и подлежит обязательному лицензированию. Налоговая служба ведет реестр действующих операторов, ознакомиться с которым можно на сайте ФНС. Каждый оператор несет ответственность за сохранность информации согласно законодательству РФ и договорами, заключенными с юрлицами-потребителями его услуг.
Миф 3. Хранение бумажных документов проще систематизировать
Это заблуждение связано с привычкой. Если в организации в течение нескольких лет действует налаженная система сортировки, хранения и архивирования бумажной документации, то сотрудникам сложно быстро привыкнуть к работе только с электронными версиями документов.
Но никто уже не отрицает того, что компьютер стал основным инструментом создания любого документа. Текст, таблицы, графики и чертежи – все создается в специальных программах, а потом распечатывается. Очевидно, что такая распечатка стала избыточной, гораздо удобнее передавать, обрабатывать и хранить документы только в цифровом виде.
К неоспоримым преимуществам ЭДО можно отнести:
Миф 4. У поставщиков подписи разных удостоверяющих центров, нам не подходит система ЭДО
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документооборот может быть налажен между организациями, каждая из которых использует квалифицированную электронную подпись. Причем не важно, в каких именно удостоверяющих центрах получены подписи. Таким образом, контрагенты могут использовать квалифицированные подписи, выпущенные разными аккредитованными центрами.
Миф 5. Сложно настроить работу ЭДО – у компании сотни контрагентов по всей стране
Руководители таких компаний должны знать, что электронный документооборот – это наилучший вариант организации работы с большим числом контрагентов. Эффективный обмен информацией возможен только в цифровом виде. Почтовая пересылка бумажных документов затягивает решение самого мелкого вопроса минимум на несколько дней. При наличии ЭДО правки можно вносить в режиме телефонного разговора и тут же передавать на подпись контрагенту исправленный вариант.
Миф 6. Малому бизнесу не подходит цифровой документооборот
Собственники небольших компаний или ИП часто считают переход на ЭДО нерациональным вложением денежных средств. Но если оценивать ситуацию объективно, то внедрение ЭДО поможет повысить производительность сотрудников и снизить затраты на оплату труда. Правильно организованная система цифрового документооборота сведет процессы, связанные с распечаткой, сортировкой, регистрацией и архивированием документации, до нескольких щелчков мышкой.
Миф 7. Система ЭДО – это дорого и невыгодно
Конкретная стоимость внедряемой системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифного плана. Некоторые операторы предлагают платить за каждый отправленный документ, что бывает выгодно для компаний с маленьким документооборотом. Чаще клиентам предлагается приобрести месячный пакет услуг, включающий отправку большого количества документов. Входящая цифровая корреспонденция обычно доставляет бесплатно.
Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Такая стоимость выгодно отличается от совокупных затрат на оплату почтовых и курьерских отправлений, закупку и обслуживание офисной техники, оплату лишних рабочих часов сотрудников. «Цифра» обычно выходит дешевле, чем ведение традиционного бумажного документооборота.
Миф 8. Компаниям с небольшим документооборотом нет смысла внедрять систему ЭДО
Лучше в самом начале грамотно настроить все бизнес-процессы, в том числе наладить ЭДО. Такой шаг позволит безболезненно наращивать количество контрагентов, легко справляться с возросшим объемом документации. Даже если в данный момент компания обменивается только типовыми контрактами, актами передачи и счет-фактурами, в дальнейшем ситуация может измениться. С системой ЭДО проще расширять бизнес.
Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!
10 мифов об ЭДО: чего на самом деле боится бизнес
Заблуждений о работе с электронными документами гораздо больше, чем 10. Но мы собрали самые актуальные — о тревоге за сохранение конфиденциальной информации, бесполезности операторов ЭДО, сомнительном отношении судов к электронным документам и другие.
Многие компании, возможно, давно бы перешли на ЭДО, но контрагенты говорят, что «нам это не нужно», и необходимость отпадает сама собой. Зачем подключаться к ЭДО, если работать с электронными документами будет не с кем?
Но бизнес на то и бизнес, чтобы масштабироваться и набирать обороты. И если у вас есть амбиции в будущем работать с крупными сетями, производителями или операторами услуг, то вам придется уже сегодня серьезно думать о том, как поставить процессы на новые рельсы. Например, известно, что ритейл уже давно не работает с поставщиками, которые не подключены к ЭДО.
Этой весной многие бизнесы столкнулись с тем, что бумага фактически ограничила их работу на удалёнке. Бухгалтеры, уходя в режим домашнего офиса, не захватили с собой весь архив (да это и невозможно). А ответственные лица не смогли быстро и в сроки подписывать необходимые документы.
Многие ожидают, что именно ситуация с пандемией позволит компаниям от мала до велика наконец определиться в сложном вопросе. Вероятно, именно сейчас стоит активно интересоваться у контрагентов, переходят ли они на ЭДО, чтобы упростить себе, а заодно и вам работу. Кстати, вы можете проверить, работает ли контрагент в Диадоке, по ИНН.
Не менее важно отделить правду от вымысла в теме ЭДО.
ЭДО и распространенные заблуждения
Миф 1. ЭДО нужен в основном крупным компаниям, так как они работают с большим количеством документов.
Некоторые считают, что если бизнес имеет дело с двумя-тремя документами в неделю, то внедрять ЭДО нет смысла. Достаточно распечатывать бумажные документы и отправлять их контрагенту по почте.
Конечно, так делать можно. Но от ЭДО даже микробизнес может извлечь гораздо больше преимуществ. Например, в случае с ЭДО все документы хранятся в «облаке», что исключает их потерю и порчу. Контрагент не может заявить вам о том, что якобы не получил от вас нужные бумаги.
При ЭДО хранение документов на своих серверах обеспечивает оператор. Ваша задача состоит только в том, чтобы отправить документы через оператора. Если вам понадобится документ, вы просто зайдете в программу и скачаете его.
Миф 2. Оператор ЭДО — третья сторона. Доверяя ему пересылку и хранение документов, я повышаю риски утечки конфиденциальной информации.
При переходе на ЭДО вы заключаете с оператором соглашение, которое обязывает его соблюдать определенные требования. К таким требованиям относится в том числе и обеспечение безопасности и конфиденциальности при работе с документами.
На самом деле опасения должны возникать при сотрудничестве с курьерами и логистическими компаниями, когда ваши документы попадают в руки посторонним людям. Фактически они могут сделать с ними всё что угодно. И здесь возникает вопрос: обязуется ли логистическая компания, которой вы доверяете своими документы, обеспечивать их сохранность? И если да, то где и как это прописано.
Миф 3. Контрагент выбрал одного оператора, а я хочу подключиться к другому. Выходит, мы с ним уже не сможет работать. Зачем нам терять из-за ЭДО проверенного контрагента?
На самом деле всё не так страшно. На сегодняшний день технические решения позволяют обмениваться электронными документами, даже если стороны используют разные системы.
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, помотает роуминг.
Операторы настраивают связь между вами и контрагентом. И тогда вы можете отправить документ из своей системы, а контрагент получить его в своей.
Единственная проблема, которая в данном случае может возникнуть, — временная. Для настройки взаимодействия нужно время. Поэтому при переходе на ЭДО стоит заранее поинтересоваться, какой системой пользуется контрагент.
Миф 4. Электронные документы — модное слово, не более того. Юридическая сила таких документов вызывает сомнение. Спокойнее работать с документами вручную и ставить подпись на них обычной ручкой.
Вопрос о юридической силе электронных документов — самый распространенный среди тех, кто еще не подключился к ЭДО.
На самом деле юридическая сила обеспечивается просто — при подписании электронного документа сертификатом электронной подписи. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, это делает их равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью. Сертификат ЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания и обеспечивает ему юридическую силу.
Квалифицированная электронная подпись с базовым набором возможностей для решения бизнес-задач. Сертификат для взаимодействия с контролирующими органами и их системами.
Миф 5. Оператор ЭДО — лишний посредник. Зачем ему платить деньги, если всё можно сделать через электронную почту.
Например, можно отсканировать бумажный документ и отправить его на почту контрагенту. Почему бы и нет?
Если вы хотите обмениваться с контрагентами по электронной почте не счетами-фактурами, то такая возможность не исключается. Для этого вам нужно заключить с контрагентом соглашение, где будет прописано, что такие документы, как договоры, счета или любые другие неформализованные документы, вы будете подписывать сертификатом ЭП и отправлять по электронной почте. И эти документы будут иметь юридическую силу.
При этом вы должны помнить о том, что электронные счета-фактуры, согласно ст. 169 НК РФ, должны передаваться только через оператора ЭДО. Конечно, вы можете отправить их по почте, но ни налоговая, ни другой контролирующий орган такой документ не примет. И этот документ не будет иметь никакой юридической силы.
Миф 6. ЭДО — дорогое удовольствие.
На самом деле стоимость зависит от объема документов, с которыми вы работаете, наличия сертификата ЭП, необходимости интеграции с другими системами.
Если у вас есть сертификат ЭП, то для получения документов достаточно подключиться, например, к Диадоку — это бесплатно. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.
До внедрения ЭДО важно оценить все риски и понять, сколько вы готовы заплатить за них и в каком объеме. После выбора оператора производится работа внутри компании. Вы должны:
Только после этого стоит переходить к этапу обсуждения деталей с оператором.
Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Получение документов бесплатно.
Как показала ситуация с пандемией, в определенный момент ЭДО превращается в инструмент, который помогает справиться со многими трудностями, особенно, когда все коммуникации, кроме как через интернет, запрещены.
Миф 7. Формы документов часто обновляются. Внедрим ЭДО, а потом будем мучиться с загрузкой новых форм в систему.
Задача с обновлением форм документов лежит на операторе. Его главные компетенции — это экспертность и опыт. Оператор должен быть в курсе изменений.
Ситуации, когда выходит новая форма документов либо новый формат обмена, а вы сами проявляете инициативу и спрашиваете оператора о том, что вам делать, должны быть исключены.
Именно оператор должен заранее уведомлять вас об изменениях. Он должен уметь работать в ситуации быстрых изменений и высокой нагрузки.
Миф 8. Пользы от ЭДО никакой — документы придется дублировать на бумаге.
Вы переходите на ЭДО как раз для того, чтобы избавиться от бумажных стопок. В этом суть ЭДО.
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге. П.5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Таким образом, выставленные по всем требованиям электронные документы являются полностью юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге.
Миф 9. Тревожно доверять документы какому-то оператору. А вдруг он их потеряет?
Этот миф хорош тем, что раскрывает такую важную тему, как хранение электронных документов.
Законодательство предъявляет к электронным документам такие же требования по времени хранения, что и для бумажных: 4 года для счетов-фактур и 5 лет для всех остальных документов.
Тем не менее для электронных документов обозначен ряд обязательных условий хранения. Во-первых, нужно обеспечить не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, они должны находиться на разных физических устройствах.
Во-вторых, оператор ЭДО обязан располагать техническими и программными средствами для воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов, для контроля их физического и технического состояния.
В-третьих, компания также должна обеспечивать надежный режим хранения электронных документов, чтобы исключить их утрату. Самый оптимальный вариант — это «облачное» хранение.
Чаще всего в системах ЭДО используется троекратное копирование. Причем документы копируются на разных серверах, что исключает вероятность потери, поломки, утраты. Документы всегда доступны для бизнеса и контролирующих органов.
Миф 10. Иногда возникает необходимость предоставить документы в суд. Но суды не принимают электронные документы.
Подавать документы в суд в электронном виде позволяет закон. Это непосредственно относится к иску и к сопровождающим документам.
При электронной подаче документов используются либо электронные образы (сканы), либо сами электронные документы, которые обладают юридической силой (в виде файлов).
Практика предоставления электронных документов в суд на сегодняшний день сложилась. Потому переживать по этому поводу нет необходимости.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Внедрение электронного документооборота
На электронный документооборот (ЭДО) постепенно переходит всё больше компаний и предпринимателей, потому что это удобно и быстро.
Электронные документы не нужно печатать, хранить, отправлять контрагентам по почте или курьером. Они полностью заменяют бумажные аналоги, а юридическую значимость признают госорганы: например, электронный документ примут как доказательство в суде. А еще большая часть товаров попадает под закон о маркировке, с которой без ЭДО тоже никак.
В статье расскажем, для чего бизнесу необходимо переходить на электронный документооборот, как его внедрить и какие нюансы нужно учесть.
Что такое электронный документооборот и зачем его использовать
Электронный документооборот — это система обмена электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи. Позволяет объединить документы по всем процессам в одном сервисе с целью контроля, оптимизации и автоматизации работы компании или ИП.
Обмен документами внутри компании.
Обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами.
Об электронном документообороте с сотрудниками (КЭДО) читайте нашу статью «Как перейти на электронный кадровый документооборот».
Преимущества от внедрения электронного юридически значимого документооборота
Электронные документы просто обрабатывать, быстро и удобно отправлять. Они не потеряются, как бумажные, их не нужно высылать почтой или курьером. Исправить любую неточность можно за пару кликов.
Это позволит ускорить все рабочие процессы. Например, чем скорее компания получает закрывающие документы, тем быстрее она учитывает расходы и получает налоговые вычеты. У сотрудников, которые раньше тратили много времени на работу с бумажными документами, появится возможность быстрее выполнять другие задачи.
Оператор ЭДО
Налоговый кодекс предписывает обмениваться электронными счетами-фактурами через оператора ЭДО. Поэтому для полноценного юридически значимого электронного документооборота компании или ИП необходимо подключиться к оператору ЭДО, а не решать задачу собственными силами.
ФНС предъявляет строгие требования к оператору в системе электронного документооборота. Поставщик услуги должен:
Перешли на ЭДО, а легче не стало — что пошло не так?
С началом очередного рабочего года! Горячая пора для бухгалтера в разгаре — нужно и итоги подвести, и отчеты вовсю готовить, и еще заниматься текучкой. «Только встал — уже устал» — это сейчас состояние большинства работников бухгалтерии. Хорошо, тем, кому начальство, наконец, подключило электронный документооборот. Теперь заживем! Меньше работы по вводу первички, больше времени на сверки и годовые отчеты. Так? Оказывается, нет. Те, кто работает с ЭДО, не почувствовали существенного облегчения и свободного времени больше не стало. Мы решили разобраться в чем дело.
Пофантазируем
Представьте себе гипотетического главного бухгалтера Татьяну Павловну. Как она работала до появления электронного документооборота с контрагентами? Документы нужно распечатать, подписать у директора, потом отправить почтой, курьером или лично отнести клиентам, а полученные от поставщиков также завизировать у шефа и опять-таки почтой или «на попутках» передать отправителю
Перед этим часто происходит обмен сканами документов в мессенджерах или через e-mail. Сканы или архивируются, или так и остаются где-то «там», иногда их удаляют после получения оригиналов, чтобы не засорять память компьютера.
Полученные документы в программу заносит ответственный за участок бухгалтер или сама Татьяна Павловна. Причем за подчиненными нужен глаз да глаз, поэтому приходится, на всякий случай, перепроверять данные, а то у Ани в прошлый раз материалы вместо 10 счета почему то переплыли на 41.
Т.е. приходится нашему главбуху проходить вот такие этапы:
Казалось, бы, что с появлением ЭДО исчезнет больше половины забот — не нужно ничего распечатывать, сканировать, помнить кому и как передавать документы, скандалить из-за задержки с возвратом первички.
На самом деле, после подключения вас ждет сюрприз, не то чтобы неожиданный — не все хотят перейти на ЭДО.
Т.е. у вас то ЭДО появился, а контрагент против. Он 20 лет работает с бумагой и не верит каким-то там электронным подписям и документам. Да у него бухгалтер до сих пор в налоговую и ПФР автобусом ездит!
К тому же нужно заключить допсоглашения с теми, с кем главбух собирается обмениваться электронными документами, если ранее такая возможность в контракте не была предусмотрена. В противном случае контрагент правомерно откажется от применения ЭДО. Есть еще ИП, которые неохотно используют подобные системы и самозанятые, у них желания тратить лишние средства на подключение каких-то там сервисов вообще ноль.
Допустим, большинство партнеров все же прислушались к голосу разума и перевели документооборот в электронный вид. При этом остальная первичка для Татьяны Павловны и ее сотрудников все равно остается в первозданном доцифровом виде — чеки с авансовыми отчетами, например. Пока их разберешь, заведешь в программу. Хотя кому мы рассказываем, да?
Следующая проблема — отправить в электронном виде не значит отправить именно электронный файл, который сразу можно загрузить в программу. Можно отсканировать документ, к примеру, накладную, прикрепить его в pdf формате, подписать ЭЦП и отправить. Та-дам! Файл получен, но подгрузить в программу его нельзя, она не поймет, чего вы от нее хотите.
Придется либо брать этот скан и старым добрым ручным способом заводить документ в 1С или подключать еще какой-нибудь сервис по распознаванию, который переведет накладную в понятный для машины вид. И это при условии, что распознавание будет корректным. В большинстве случаев бухгалтеру все равно придется перепроверять введенные данные.
Т.е. в этом случае ЭДО не только не сокращает работу, он ее увеличивает. А еще придется дополнительно оплачивать сервис-помощник.
Думаете на этом беды закончились? А вот и нет!
Главбух и ЭДО. Часть 2
Вызванная на ковер Анна со слезами объясняет — вина не ее, а поставщиков. Каждый свою номенклатуру рисует, артикулы разные, когда накладные распознавались и погружались в программу, новые позиции завелись автоматически.
Наверное надо сотруднице быть повнимательнее и самой отслеживать каждую позицию, но зачем тогда Татьяна Павловна добивалась автоматизации?
К тому же, оказалось, что не только у Ани подобная проблема, в номенклатурном справочнике полно дублей! И вообще — некоторые сотрудники тайком вбивают данные от руки, так выходит быстрее и надежнее.
Оставим главбуха наедине с чашкой кофе с коньяком (исключительно в успокоительных целях туда добавленного) и посмотрим, могла бы сложится работа бухгалтерии по-другому.
От фантазий к реальности
Итак, мы выяснили, что ЭДО не решает всех проблем с первичкой:
КНАП — это не банальная распознавалка, мы знаем, что такое бухучет, понимаем какие проводки надо сделать, когда не нужно добавлять новую позицию номенклатуры, поэтому не плодим дубли.
Вот смотрите, невзирая на опечатки, сервис находит нужную позицию:
Наши роботы учатся, сверяются с предыдущими данными в вашей 1С, задают операторам вопросы, если сомневаются в том, что все делают правильно. Сервис использует алгоритм, который исключает повторное занесение документа в базу 1С, поэтому повторов документов тоже не будет.
Роботы работают 24/7 без сна и отдыха, в отличие от бухгалтера, которому иногда еще и отпуск нужен.
Система так устроена, что неважно в каком виде, формате, какие именно документы вы пришлете — счета-фактуры, акты, товарные и кассовые чеки, пусть это будет скан, фото, файл Excel или pdf — без разницы.
Да, мы можем разобраться и в таком вот чеке:
Никакие опИчатки, замена русских букв на английские (вам не видно, а «х» это «икс») не помешают нам понять, что имелось в виду в документе.
Вот посмотрите, как выглядит работа с сервисом, глазами наших операторов:
Вместо того, чтобы загружать бухгалтеров работой, которую еще и перепроверять придется, вместо найма, так называемых, «операторов на ввод первички» — подключайтесь с КНАП у.
Расскажите директору, что теперь он может присылать вам фотки чеков с покупками сразу, как их совершит, а над сканом накладной от поставщика в 100 листов, которая в оригинале дойдет до вас через неделю, не надо плакать. Все эти документы в течение пары часов уже окажутся в вашей программе.
Такая система не только поможет бухгалтеру, но и сделает учет более оперативным и актуальным. Особенно это важно для тех, кто ведет управленческий учет.
Не будьте как Татьяна Павловна — автоматизируйте бухгалтерию правильно.